O sucesso dos funcionários remotos começa com o suporte de TI

O gerenciamento das crescentes demandas tecnológicas dos funcionários que trabalham no teletrabalho não é fácil para qualquer negócio, mas pode ser especialmente desafiador para as pequenas empresas. No entanto, isso não precisa necessariamente ser difícil. A chave para gerenciar com eficácia os funcionários remotos é garantir que eles tenham a tecnologia de que precisam para serem produtivos, enquanto priorizam a segurança.

Fazer isso, no entanto, não é tão fácil quanto garantir que seus funcionários tenham laptops agradáveis.

"Nossas médias de pesquisas mostraram que 92% dos entrevistados têm computadores e acesso à Internet suficientes", disse Rick Albiero, fundador do Telecommuting Advantage Group, uma agência de consultoria de organização de trabalho alternativa. "Só ter um bom computador em casa não é suficiente, no entanto. As organizações também precisam determinar se os telecomutadores podem usar seus próprios computadores ou se precisam ter computadores dedicados para atividades relacionadas ao trabalho."

Laptops pessoais e computadores desktop pode já estar comprometida ou já estar cheia de vírus, disse Rick Phillips, diretor de soluções de infraestrutura e serviços de nuvem gerenciados da Weidenhammer Solutions. Outra razão é que os computadores pessoais não têm recursos adequados e não podem ser gerenciados pela TI da empresa.

"É mais eficiente e seguro fornecer ao funcionário o equipamento que você pode controlar a partir de seus recursos administrativos centrais de TI", disse Phillips. No mínimo, Phillips recomendou que as empresas fornecessem aos teletrabalhadores um laptop ou computador de mesa com conexão de Internet de banda larga para o escritório e outros serviços para e-mail, compartilhamento de arquivos, mensagens de texto, Voz sobre IP (VoIP), videoconferência e acesso à Web.

Em seu papel, alguns teletrabalhadores podem ter necessidades adicionais. Por exemplo, Phillips disse que os agentes de chamadas que trabalham em casa devem estar equipados com computador-integração de telefonia (CTI) e com o software certo para que possam usar seus computadores para gerenciar chamadas e se integrar com aplicativos de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) no escritório.

"Os teletrabalhadores, cujo trabalho depende muito de reuniões, também devem ser equipados para colaboração em áudio e vídeo", disse Phillips. Isso inclui garantir que seus computadores incluam uma webcam ou câmera digital, placa de vídeo, software cliente de videoconferência e microfone e alto-falantes funcionais.

As empresas que permitem o trabalho à distância também devem fornecer recursos relacionados à segurança para garantir que seus dados e dispositivos estejam protegidos.

Phillips disse que a segurança é o maior desafio que empresas de pequeno e médio porte (SMBs) enfrentam ao permitir uma força de trabalho de telecomunicações e mobilidade. Os teletrabalhadores costumam trabalhar em locais públicos, como lanchonetes, bibliotecas, aeroportos e hotéis, onde as redes Wi-Fi são geralmente desprotegidas e, portanto, abertas a qualquer pessoa dentro do alcance.

"É relativamente fácil para alguém não apenas acessar arquivos abertos o computador de outra pessoa que está em um sistema Wi-Fi compartilhado, mas também para acessar e baixar arquivos armazenados no computador ", disse Albiero. "Programas como Cain e Abel, Ettercap e Wireshark permitem que alguém roube seus dados através de redes públicas." Embora alguns locais tenham implementado medidas de segurança para proteger suas redes, como exigir uma senha, Albiero advertiu que não é uma abordagem de segurança suficiente.

Para tratar efetivamente dos problemas de segurança apresentados pelos funcionários que trabalham em espaços públicos, Albiero sugeriu que Os laptops são equipados com um sistema de segurança Wi-Fi que requer uma senha separada para qualquer pessoa em um sinal Wi-Fi compartilhado que tente acessar o dispositivo de um telecomutador. Para aqueles com acesso a conexões Ethernet, outra solução é usar um roteador de viagens que se conecta a um conector Ethernet para fornecer um firewall de hardware contra outros usuários na rede, disse Albiero.

Outra solução econômica é a implementação de uma VPN (Virtual Private Network, rede privada virtual), uma medida de segurança que criptografa arquivos em seu computador e quaisquer dados que estão sendo trocados pela Internet; essa criptografia torna os dados codificados inúteis para qualquer outra pessoa com acesso não autorizado. "Uma VPN segura fornecerá essa proteção enquanto os dados estiverem em rota para e de seu computador", disse Albiero.

Geralmente, os usuários iniciam o cliente VPN instalado em seus dispositivos e inserem suas credenciais para autorização. Usando a rede pública, eles são conectados a um data center remoto que fornece uma conexão privada, como se eles estivessem diretamente conectados à rede local segura da empresa.

"A instituição de uma solução VPN garantirá acesso seguro apenas pelo telecomutador Para ser eficaz, Phillips também disse que as empresas devem garantir que seu provedor de VPN tenha recursos de criptografia fortes, especificamente criptografia SSL (Secure Socket Layer), um protocolo de proteção de dados padrão do setor que criptografa as informações trocadas de e para Um website. "As VPNs SSL oferecem essa flexibilidade e níveis de criptografia de transmissão para serem seguras."

Allan Pratt, estrategista da InfoSec e instrutor de certificação da CompTIA (Computing Technology Industry Association), disse que se os funcionários gastam muito tempo viajando ou trabalhando em espaços públicos de trabalho, é melhor investir em VPN. "As VPNs podem ser compradas por US $ 10 por mês de provedores comerciais ou configuradas pelo empregador."

O cliente VPN deve ser facilmente encontrado pelos usuários, por isso eles sempre se lembram de usá-lo antes de qualquer atividade na Internet, por exemplo. "O departamento de TI também deve configurar o equipamento dos funcionários para que o ícone da VPN esteja prontamente disponível na tela inicial", disse Pratt.

Pratt, um blogger de segurança cibernética e segurança da informação da Tips4Tech, acrescentou que as preocupações de segurança não se limitam a privacidade da rede e proteção de dados. As empresas também precisam garantir que os telecomutadores protejam fisicamente seus dispositivos para evitar conseqüências onerosas.

"O roubo imediato é um grande risco de segurança", disse Pratt. Uma maneira de mitigar o roubo é exigir uma senha antes que os dispositivos possam ser ligados. Pratt disse que os usuários também devem habilitar as telas de tempo limite para que o monitor seja definido como em branco ou mude para um protetor de tela após um determinado período de tempo e, em seguida, solicite uma senha para obter acesso. "Lembre-se sempre de que as melhores senhas têm 10 caracteres ou mais de comprimento, usando letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais."

Para proteger fisicamente os dispositivos, Albiero sugeriu bloqueios de cabo para laptop se precisar sair. "Se você está em uma cafeteria e tomando café, você vai ter que ir ao banheiro. É muito tentador deixar seu laptop em paz" por um minuto. "

Ainda, por medidas de segurança ser efetivo e gerenciar melhor os funcionários do teletrabalho, os especialistas dizem que as empresas devem tornar as questões de segurança parte do processo de treinamento.

"Como parte do treinamento de orientação do funcionário, ele deve ser instruído sobre as razões para não usar equipamentos de escritório em lugares públicos, se houver Wi-Fi não seguro ", disse Pratt. Ele também aconselhou as empresas a ensinar os funcionários do teletrabalho a usar corretamente as ferramentas de segurança para garantir que estão sendo operadas corretamente (por exemplo, os teletrabalhadores devem aprender como e por que devem iniciar seu cliente VPN antes de abrir um navegador). Além disso, Pratt disse que os funcionários devem ser treinados para estarem cientes de seus arredores para evitar o roubo total. "Mesmo por um momento e até mesmo em um lugar que se julgue seguro, um dispositivo pode ser roubado". Phillips disse que as empresas também devem instruir os funcionários sobre procedimentos de segurança, como backup de arquivos e melhores práticas de prevenção de perda de dados. Além disso, quando se trata das regras e regulamentos do teletrabalho, tanto funcionários quanto TI devem estar na mesma página. "Sua organização deve ter um protocolo conhecido que seja totalmente compreendido pela equipe de gerenciamento, bem como pelo funcionário do teletrabalho."

Ele acrescentou: "Tornar isso um ponto de RH para desenvolver e implementar um programa de treinamento especificamente voltado para a força de trabalho de telecomunicações. Tenha especial atenção aos regulamentos de conformidade e aos requisitos do negócio. Não permita que os funcionários coloquem a empresa em uma situação delicada de inadimplência."

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