Tornando as reuniões melhores: como melhorar a praga da existência dos trabalhadores

Praticamente, a única coisa que fica tão ruim quanto a impressão de reuniões de negócios são canais radiculares. A diferença é que um canal radicular termina eventualmente; o júri ainda sai em reuniões. Mas os retornos iniciais não são encorajadores - em uma pesquisa recente, 9 de 10 trabalhadores disseram que prefeririam interagir de qualquer outra forma que não reuniões.

Ame-os ou deteste, embora as reuniões sejam um fato inescapável da vida empresarial. Eles também são um mal muito necessário para a maioria dos trabalhadores, de acordo com uma pesquisa com 800 trabalhadores do conhecimento realizada pela WebEx, o braço de reuniões on-line da Cisco. Representando empresas com entre um e 500 funcionários, os entrevistados disseram que encontraram reuniões boas para compartilhar dados-chave (80%), brainstorming e resolução de problemas (64%) e construir relacionamentos (57%). Os entrevistados disseram que incluíam o sentimento de que nada é realizado (60%), a sensação de que não há uma agenda clara (50%) e o fato de que as pessoas não precisam comparecer (42%). passar mais tempo em reuniões do que em qualquer outra forma de interação comercial, incluindo e-mail, telefonemas, mídias sociais e mensagens instantâneas (IM).

"Ninguém jamais verá um adesivo que diga 'eu gostaria de estar em um reunião ", disse Deborah Holstein, diretora sênior do Collaboration Software Group da Cisco. "No entanto, as reuniões são a moeda de nossa vida profissional. Todos nós já passamos por uma reunião ruim - mal conduzida ou sem pessoas importantes na sala. Mas, como mostra essa pesquisa, é por meio de reuniões que os relacionamentos são a inovação construída e verdadeira acontece. "

E, segundo a Cisco, mesmo quando as reuniões são obrigatórias, elas não precisam tornar as pessoas infelizes. A chave é planejar como você administrará suas reuniões.

Você deve sempre ter uma agenda que inclua objetivos específicos, disse Holstein. Esteja aberto a novos colaboradores e brainstorming, mas respeite o plano. Você também deve considerar uma mudança no formato de reunião, Holstein disse, como realizar uma reunião permanente em que sentar não é permitido. Ele pode ajudar a manter uma equipe concentrada no endereçamento de questões críticas.

A organização de reuniões on-line usando um dos serviços de reunião on-line disponíveis também ajuda a manter todos os participantes na mesma página, garantindo que todos os membros vejam e ouçam a mesma coisa ao mesmo tempo, Holstein disse.

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