Tudo o Que Você Precisa Saber Sobre os Impostos da Folha de Pagamento da Pequena Empresa
Os impostos sobre os salários são um mal necessário para os pequenos empresários. Embora seja fácil se envolver com as operações do dia-a-dia de administrar uma pequena empresa, dedicar um tempo para analisar como sua empresa funciona do ponto de vista da contabilidade e da folha de pagamento pode ajudá-lo a economizar dinheiro a longo prazo. Compreender quais são os impostos sobre folha de pagamento, como eles funcionam e as conseqüências de não pagá-los podem ajudá-lo a tomar as medidas necessárias para administrar melhor seus negócios.
Os impostos sobre folha de pagamento foram aplicados no início dos anos 40 como forma de o governo financiar certos programas sociais. Em vez de tributar diretamente os funcionários, que podem ou não pagar seus impostos em dia, o governo decidiu que os empregadores retivessem certos valores dos salários dos empregados.
"A razão é que os empregadores são mais fáceis de coletar por causa de recursos mais profundos do que milhões de contribuintes que não cumprem os impostos ”, disse Anthony Parent, proprietário da empresa de serviços fiscais e de impostos comerciais Parent & Parent LLP.
Isso significa que os proprietários de pequenas empresas são responsáveis por reter os impostos apropriados dos contracheques de seus funcionários. Além de usar um serviço de folha de pagamento - uma empresa terceirizada que fornece uma ampla gama de serviços, desde a emissão de cheques até o cumprimento de impostos - os pequenos empresários podem optar por completar os impostos sobre folha de pagamento por conta própria ou com a ajuda de um profissional de impostos. [Procurando ajuda nos seus impostos sobre a folha de pagamento? Confira nossas escolhas para os melhores serviços de folha de pagamento.] O que são os impostos sobre folha de pagamento?
Os impostos sobre folha de pagamento são uma parte do salário de um empregado que é retido pelo empregador. Além de controlar o tempo e os impostos retidos na fonte do contracheque de um empregado, os empregadores devem contratar contribuições para a Previdência Social e Medicare e emitir outros pagamentos, como impostos estaduais e federais de desemprego.
Sonya Muenchen, fundadora da The Payroll Gal, consultor de folha de pagamento de pequenas empresas por mais de 20 anos. Ela disse que é importante que os empresários entendam exatamente por que são responsáveis.
"Como empregador, você é responsável por ... controlar o tempo, calcular a folha de pagamento com base nos certificados de impostos dos funcionários e depositar uma folha de pagamento em um Semanalmente, quinzenalmente, semestralmente ou mensalmente ”, disse ela.
O dinheiro arrecadado com os impostos sobre a folha de pagamento vai para programas sociais ou é contribuído para o seguro desemprego estadual e federal. Embora seja possível completar os impostos sobre a folha de pagamento, pode ser complicado - especialmente quando se trata de acompanhar os pagamentos e reter a quantia correta de dinheiro.
"O conselho mais sólido, porém básico, que dou aos empresários é obter uma empresa de folha de pagamento e adquirir o hábito de depositar tudo o que eles lhe dizem para depositar ", disse Parent.
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Como gerenciar impostos sobre folha de pagamento
Existem várias maneiras de gerenciar os impostos sobre folha de pagamento dos funcionários e garantir que sua empresa esteja em conformidade com o IRS:
Faça você mesmo:
- Você pode completar as taxas de folha de pagamento para cada funcionário da sua empresa. Esse processo envolve a análise do formulário de imposto W-4 de cada funcionário, o cálculo de permissões, a referência a tabelas de receita e a realização da aritmética básica para reter a quantia correta de dinheiro. Tenha em mente que você teria que calcular para retenção de imposto sobre folha de pagamento estadual e federal Serviços de folha de pagamento:
- Serviços de folha de pagamento são empresas terceirizadas que gerenciam a folha de pagamento dos funcionários. Esses serviços vêm totalmente preparados com conformidade fiscal, processamento de folha de pagamento e vários outros recursos. Estas empresas ganham dinheiro com uma taxa mensal ou sobre o interesse do dinheiro que cobra pelos impostos sobre os salários. Trabalhar com um profissional de impostos:
- Além de trabalhar com um serviço de folha de pagamento, você também pode trabalhar com um profissional de impostos. Muenchen, por exemplo, trabalha com os negócios para resolver problemas de folha de pagamento. Você também pode conversar com um contador sobre o preenchimento dos impostos sobre a folha de pagamento, embora possa encaminhá-lo para um serviço de folha de pagamento. Se você investir em um serviço ou trabalhar com um profissional de impostos, em vez de cuidar de impostos sobre folha de pagamento, pode gastar menos tempo trabalhando em operações comerciais e mais tempo lidando com projetos e questões importantes dentro do seu negócio
O que acontece se você não pagar?
Os pais disseram que o IRS pode ficar agressivo quando se trata de perda de impostos sobre folha de pagamento. A estrutura dos impostos sobre a folha de pagamento significa que quando uma empresa não retém a quantia certa de dinheiro, o governo pode perder muitos fundos. Isso significa que os funcionários do IRS ficarão atualizados sobre se você está pagando sua parte dos impostos.
"Um Revenue Officer provavelmente será designado e fará uma inspeção pessoal e próxima de seus assuntos", disse Parent. "Muitas pessoas, inclusive eu, acham que pular os depósitos de folha de pagamento para fazer face às despesas é realmente um acordo com o diabo."
Os impostos sobre os salários são uma parte importante do seu negócio. Embora seja fácil se concentrar em suas operações do dia-a-dia e esquecer aspectos organizacionais de alto nível, os impostos sobre a folha de pagamento são algo que sua empresa deve contribuir. Você deve considerar fazer parceria com um serviço de folha de pagamento ou trabalhar com um profissional de impostos para proteger sua empresa da Receita Federal.
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Por trás do brilho e do glamour: Um olhar interno ao meu sonho empreendedor
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