Obrigações de etiqueta de negócios para sua próxima reunião de cliente
Embora o escritório americano médio tenha se tornado um pouco mais casual, a etiqueta comercial não deve sair pela janela quando você se encontra com possíveis fornecedores ou clientes. Se você quer ser levado a sério, você precisa tratar seus contatos comerciais com respeito e profissionalismo - e isso significa seguir certos protocolos durante reuniões de negócios e refeições.
Aqui estão algumas dicas importantes de etiqueta a seguir em uma variedade de situações de negócios.
Na sala de conferências
Visitando um fornecedor ou cliente em potencial no escritório? Algumas dessas dicas podem parecer senso comum, mas segui-las sempre causará uma boa impressão
Chegue na hora certa, adequadamente vestida e organizada. Poucas coisas farão você parecer mais profissional do que aparecer atrasado para uma reunião. olhando desleixado e despreparado. É importante chegar na hora certa - ou melhor ainda, um pouco mais cedo - e garantir que você tenha prestado atenção à sua roupa, limpeza e higiene pessoal, disse Sherry Fox, co-fundador, diretor de desenvolvimento de negócios e presidente do conselho de administração. A LumiWave, fornecedora de tratamentos de terapia por luz infravermelha.
A Fox também informou antecipadamente qualquer documento físico para que você saiba onde estão todos os seus materiais de apresentação quando precisar deles.
"Certifique-se de pegar todos os documentos necessários e seus documentos. cartões de visita com você ", disse ela. "Os documentos têm que ser bem organizados, então quando você precisa usar algumas páginas, você não gasta tempo precioso procurando por um relatório ou uma apresentação correta."
Cumprimente a todos adequadamente. Em seu núcleo, toda a etiqueta empresarial tem fortes habilidades interpessoais, disse John Covilli, vice-presidente sênior de franquias da Dale Carnegie Training.
"Ao se encontrar com novos clientes em potencial ou profissionais, as mesmas regras se aplicam: aperto de mão firme, bom contato visual , engajamento genuíno, respeito - principalmente apenas tipos de coisas de senso comum ", disse ele. "As pessoas querem saber que quando estão falando com você, você tem um interesse genuíno no que elas estão dizendo, e ... esse tipo de consideração pode ir longe."
Para reuniões de negócios globais, pode ser um pouco mais complicado, já que as práticas de etiqueta podem ser diferentes no país que você está visitando. Nesse caso, certifique-se de estar familiarizado com a etiqueta apropriada para a cultura do seu cliente, para não ofender alguém, disse Fox.
Ouça e faça perguntas (pensativas) Jon Weston, presidente e CEO LumiWave, observou que a maioria das pessoas tendem a lançar em suas próprias agendas durante as reuniões com clientes em potencial. Em vez disso, você deve ouvir os clientes e fazer perguntas ponderadas e inteligentes com base no que eles disseram. "Ao fazer perguntas, você rapidamente identifica o que é importante para a perspectiva", disse Weston. "Então você pode abordar como ajudá-los onde eles estão. As pessoas querem ser ouvidas."
Em um restaurante
Quer seja um almoço ou jantar formal, ou uma reunião mais casual em um café ou bar, alguns reuniões profissionais ocorrem em uma refeição compartilhada.
Se você planejou a reunião, você deve pegar a aba e, se aplicável, deixar seu convidado escolher o vinho para a mesa, disse Courtney Spritzer, co-fundadora e co-CEO. da agência de mídia social Socialfly. Fox acrescentou que você deve ser educado com todos os servidores ou garçons com quem você interage.
Aqui estão algumas coisas adicionais que devem ser lembradas quando comer ou beber com um contato comercial:
Escolha o local cuidadosamente.
Se você é quem escolhe o local de encontro, sua decisão pode dizer a seus convidados quem você é e como você faz negócios. Você quer encontrar o equilíbrio certo de preço, qualidade e atmosfera, disse Fox. "Escolha um restaurante conhecido por seus excelentes serviços e comida", disse ela. "Não é barato, mas não extravagante - um restaurante onde há bastante privacidade e espaço tranquilo para se ter uma conversa de negócios."
A Fox também aconselha a perguntar sobre as preferências alimentares ou alergias de seus convidados, para que você possa levar isso em consideração ao escolher um local.
Lembre-se dos princípios de sua etiqueta.
"Espere a outra pessoa começar a comer, mastigue com a boca fechado, não fale com comida em sua boca, etc. ", disse Weston. Fox concordou, acrescentando que você deve usar os utensílios adequados se você está tendo uma refeição.
" Eu também sugiro sempre evitar comer qualquer coisa bagunçada ", disse Spritzer.
Mantenha a conversa educada e profissional.
As conversas durante uma refeição tendem a ser um pouco mais descontraídas", disse Covilli, então mantenha o diálogo relacionado ao negócio. e evite assuntos controversos ou inapropriados. "Tenha alguns tópicos não comerciais para indicar interesse na outra pessoa, [mas] ... não se envolva em comentários grosseiros ou discriminatórios sobre outros clientes etc.", acrescentou Fox. "Fique longe de comentários sarcásticos e piadas desagradáveis".
Comunicando-se com contatos de negócios
Quando a reunião terminar, é importante procurar mais tarde e revisar os pontos-chave que foram discutidos.
"Nós sempre acompanhe os próximos passos logo após a reunião para mostrar que estamos falando sério sobre avançar e mudar as coisas ”, disse Spritzer. "Isso [também] mostra que você se atém à sua palavra e é confiável."
Quando você enviar esse acompanhamento, considere quando e como está se comunicando com seus colegas e possíveis clientes. Eric Hanson, vice-presidente de marketing de produto da Fuze, uma plataforma de comunicação corporativa, disse que, embora a tecnologia permita enviar mensagens de texto e e-mails a qualquer hora do dia, sua dedicação ininterrupta pode levar outros a esperar que você seja alcançável. / 7 - ou pior, fazer com que os outros se sintam pressionados a fazer o mesmo
"Um estudo conduzido pela Fuze descobriu que 87% dos funcionários acham que não há problema em ligar ou enviar mensagens a outros sobre assuntos relacionados ao trabalho fora do horário comercial normal". Hanson disse ao Mobby Business. "Separe um tempo para ... entender as preferências de comunicação, hábitos de trabalho e limites para que possa ter mais consciência de quando e como escolhe se comunicar com os outros. Ao fazer isso, você encorajará o equilíbrio, capacitará os outros a façam seu melhor trabalho e evitem o desgaste. "
Regras gerais de etiqueta
Independentemente da situação ou localização, nossas fontes recomendam seguir estes padrões de etiqueta durante qualquer reunião de negócios:
Confirmar compromissos agendados com antecedência.
- Lembre-se (e use) os nomes dos seus convidados
- Seja respeitoso com o tempo de seus convidados e cumpra um cronograma ou agenda
- Mantenha seu smartphone e tablet em silêncio e fora de vista; use papel e caneta se você precisar fazer anotações
- Agradeça a todos pelo tempo e pelo acompanhamento.
- "A etiqueta é realmente uma questão de fazer as pessoas se sentirem bem [e] garantir alguns confortos sociais básicos", disse Fox. "Pratique boa etiqueta em todos os seus negócios e interações pessoais, e eles se tornarão bons hábitos ao longo do tempo."
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