Além de garantir que todas as suas operações diárias estejam funcionando sem problemas, os proprietários de negócios precisam garantir que estejam acompanhando as leis de negócios locais e federais mais recentes. Isso não é barato - uma pesquisa recente do The Workforce Institute da Kronos indica que pode custar até US $ 100.000 para pequenas empresas manterem a conformidade toda vez que as regulamentações governamentais relacionadas ao trabalho forem criadas ou alteradas.
Com base na pesquisa, aqui são os principais desafios de conformidade que as pequenas empresas enfrentam e o que você pode fazer para torná-las mais fáceis para você.
O tempo é um dos maiores desafios citados pelos entrevistados da pesquisa. As mudanças podem se tornar lei em apenas 60 dias, mas os entrevistados disseram que precisam de mais tempo para revisar e implementar as mudanças políticas de maneira efetiva.
Mais de um terço dos entrevistados disseram que precisavam de 120 a 150 dias para se preparar implementação de novos regulamentos, e alguns até mesmo citaram 150 dias como o tempo mínimo necessário.
Há muito poucas pequenas empresas podem fazer a partir de uma posição reativa para aumentar a estreita janela de tempo fornecida para conformidade com as regulamentações governamentais. No entanto, de forma proativa, eles podem entrar em contato regularmente com seus representantes locais, estaduais e federais para solicitar que as janelas de tempo mais longas se tornem padrão.
Mais da metade dos entrevistados disse que o RH e sistemas de folha de pagamento tornam a conformidade quase impossível, independentemente da intenção dos responsáveis pela implementação das mudanças. Com muito pouca ajuda e suporte tecnológico inadequado, quase 60% relataram que os cantos de conformidade foram cortados pelos colegas.
"Equipar esses profissionais com tecnologia moderna e processos atualizados simplificará as obrigações diárias de conformidade para que possam se concentrar em atrair, reter e desenvolver a força de trabalho mais engajada possível ", disse Malysa O'Connor, diretora sênior de desenvolvimento de mercado de pequenas e médias empresas da Kronos.
Fazer atualizações significativas em software ou hardware foi proibitivamente caro para pequenas empresas no passado. No entanto, com o aumento da prevalência de soluções de software baseadas em nuvem, tornou-se muito mais acessível. Pequenas empresas devem considerar ampliar suas pesquisas para soluções tecnológicas além do que elas usaram no passado e começar a investigar serviços baseados em nuvem que são atualizados mais regularmente e requerem um investimento inicial menos substancial.
Por fim, pequenas empresas É difícil criar um procedimento eficaz para receber e rever as alterações de conformidade em tempo real. Mais da metade dos entrevistados disseram que dependem de seu software de RH e folha de pagamento ou de um fornecedor para aprender sobre mudanças. Outros recebem as atualizações por meio de associações setoriais, conselhos jurídicos internos, associações regionais e publicações legais.
"As organizações devem dar um passo atrás para analisar como abordam o rastreamento, a implementação e a comunicação de alterações relacionadas à conformidade e tentam identificar áreas de melhoria em seus processos ", disse Joyce Maroney, diretora do The Workforce Institute na Kronos. "[Desta forma], os profissionais de RH e folha de pagamento podem dedicar mais tempo a estratégias que melhorem o engajamento dos funcionários e forneçam uma experiência de trabalho mais positiva."
Uma abordagem poderia ser ter um funcionário dedicado a se manter informado sobre o últimas mudanças e pesquisas de soluções econômicas para novas regulamentações de conformidade como parte de suas responsabilidades diárias ou semanais.
"À medida que o governo se torna mais regulado, os custos para as empresas aumentarão e a força de trabalho sofrerá como resultado", disse Dan. Schawbel, sócio e diretor de pesquisa do Future Workplace. "As empresas devem adotar novas tecnologias e procedimentos internos para aumentar a capacidade de resposta e mitigar os custos daqui para frente."
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