Pense antes de escrever: 7 maneiras de tornar seus e-mails mais profissionais

Apesar dos inúmeros canais digitais que as pessoas usam para se conectar no local de trabalho hoje, o email continua sendo uma das ferramentas de comunicação profissionais mais usadas. Se você está interagindo com gerentes de contratação, empregadores atuais ou colegas, você vai querer ser o mais polido possível em suas mensagens.

O Mobby Business perguntou aos especialistas em negócios e carreira por seus conselhos. Dê o seu melhor pé virtual sempre que clicar em Enviar com estas dicas:

Lembre-se de que qualquer pessoa pode lê-lo assim que for enviado.

Como qualquer mensagem escrita em uma plataforma on-line, suas palavras não são particulares. Se você não está bem com todo mundo vendo seu e-mail, você não deve enviá-lo. Você não pode receber de volta sua mensagem assim que ela for entregue, então tenha cuidado com o que você digita.

"Antes de pressionar Enviar, sempre pergunte a si mesmo: 'Eu ficaria orgulhoso deste e-mail se estivesse na primeira página do jornal? ? Porque o que está escrito pode ser facilmente compartilhado com os outros ", disse Jennifer Brown, fundadora e CEO da PeopleTactics.

Aproveite ao máximo a sua assinatura.

As assinaturas permitem que seus destinatários tenham uma noção de quem você é. nível profissional. Certifique-se de incluir seu título, nome da empresa, informações de contato adicionais, mídia social e sites, disse Lisa Chase Patterson, presidente da The Book Bank Foundation.

Além disso, se você usa seu e-mail em seu desktop e telefone, é importante você combina sua assinatura em ambos os dispositivos, disse Zach Feldman, diretor acadêmico e co-fundador da New York Code + Design Academy. Não é profissional assinar mensagens com assinaturas básicas como "Enviado do meu iPhone". [Vá além do aplicativo iPhone Mail com esses aplicativos de e-mail para iOS .]

Crie modelos para respostas usadas com freqüência.

Se você receber perguntas freqüentes, é inteligente usar modelos para garantir o feedback correspondente a cada resposta. Isso poupa seu tempo de articular mensagens únicas e apropriadas, disse Lori Bruhns, proprietária e presidente da Lori Bruhns LLC.

"Na minha experiência, as respostas de e-mail da maioria dos profissionais podem ser pré-digitadas e ajustadas para torná-lo pessoal e significativo para o e-mail específico a ser respondido ", disse ela. "Sugiro pensar nos três principais e-mails mais recebidos e pré-redigir uma resposta para cada um deles."

Mantenha-o simples e organizado.

A forma como você formata seus e-mails é tão importante quanto as palavras escolhidas. Para apresentar seus e-mails com eficiência, use marcadores para itens importantes, disse Cynthia Bazin, presidente da SmartChic. Isso permite que os destinatários digitalizem seu e-mail e determinem seu propósito geral, que a maioria dos profissionais irá apreciar, acrescentou ela.

Todd Horton, fundador e CEO da KangoGift, recomenda manter os e-mails simples. Não faça muitas perguntas e espere uma resposta rápida, ele disse. Em vez disso, limite-se a apenas uma questão principal ou ponto por e-mail.

"Isso faz duas coisas: ajuda a tornar a mensagem mais fácil de digerir e a torna mais gerenciável para o destinatário processar", acrescentou Horton.

Erros, erros de digitação e erros de estilo podem fazer você parecer pouco profissional ou incompetente. A revisão é crucial para a prática antes de enviar um email

"Anotar seus pensamentos e não revisá-los antes de clicar em Enviar pode destruir qualquer esperança de profissionalismo", disse Ed McMasters, diretor de marketing e comunicações da Flottman Company.

Para evitar o envio inadvertido de um email inacabado, adicione o endereço do destinatário depois de escrever e editar sua mensagem.

"Em qualquer email, negócios ou não, eu gostaria de colocar o endereço de email do destinatário no último minuto, pouco antes enviando ", disse Kerri Garbis, presidente e co-fundador da Ovation Communication. "Dessa forma, posso ter certeza de ler e reler o que escrevi e fazer as alterações necessárias sem me preocupar com um envio acidental."

Considere o seu tempo.

Colocar e-mails pode fazer com que você os esqueça completamente e faça você parecer irresponsável e pouco confiável. Lori Kaye, fundadora da Lion Linq, disse que você deveria responder ao seu chefe, cliente, colega ou prospecto no mesmo dia em que lhe enviam e-mail.

"Se você não tiver uma resposta apropriada ou os materiais corretos, simplesmente deixe-os saiba que você recebeu a mensagem deles e dê a eles [a data] ... eles podem esperar ter as informações de que precisam ", acrescentou.

Use sua linha de assunto com sabedoria.

Muitas pessoas subestimam a importância do assunto do email linha. Como elas servem como uma prévia do restante do email, as linhas de assunto precisam ser concisas, mas completas o suficiente para chamar a atenção do leitor.

"As pessoas priorizam quais e-mails eles lêem primeiro quem é o remetente leia e-mails do seu chefe imediatamente - e segundo o que a linha de assunto diz, "disse David Erickson, vice-presidente de marketing on-line da Karwoski & Courage.

Ele avisou que você se pergunta o que o deixará interessado em ler o a totalidade de sua mensagem e tecer isso em sua linha de assunto.

Algumas entrevistas de fontes foram conduzidas para uma versão anterior deste artigo.

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