E-mail Etiqueta: Os prós e contras de e-mails profissionais
Responder a e-mails é uma necessidade no mundo dos negócios, mas dedicar um tempo para digitar uma resposta atenciosa e educada para cada um pode consumir uma boa parte do seu dia. O Google adicionou um recurso de Resposta Inteligente ao Inbox by Gmail e ao Google Allo que permite aos usuários de email escolher respostas rápidas e geradas automaticamente sugeridas para eles com base no texto do email.
Embora haja tempo e lugar para isso, rápido, respostas casuais a e-mails profissionais podem fazer mais mal do que bem, de acordo com Sharon Schweitzer, fundadora da Protocol & Etiquette Worldwide. Respostas automatizadas podem reduzir as conexões entre remetentes e destinatários, e criar e-mails mais genéricos do que personalizados pode levar a falhas de comunicação.
Jodi RR Smith, dono da consultoria de etiqueta Mannersmith, e Schweitzer compartilharam seus conselhos para manter e-mails apropriados e profissionais, incluindo alguns dos principais prós e contras, e quando usar as opções CC e BCC.
Os Dos
Faça: Use saudação adequada
Abrir um e-mail com "oi" ou "ei" pode ser OK para os colegas você é amigo, mas para novos contatos, Schweitzer aconselhou começar seu e-mail com uma saudação adequada e respeitosa, como "bom dia", "boa tarde", "boa noite" ou "olá".
"Bom dia ou 'saudações' são outras frases usadas freqüentemente na arena internacional, "ela acrescentou.
Faça: Revisão
Antes de enviar, certifique-se de revisar cuidadosamente e editar seu e-mail. Você deve procurar erros de ortografia, homônimos, gramática e erros de pontuação, disse Smith. Erros de e-mail descuidados só farão você parecer mal para seus destinatários.
"Esses erros parecem não-profissionais e reduzem a probabilidade de que o e-mail seja levado a sério", acrescentou Schweitzer. "O software de e-mail vem com muitas ferramentas profissionais, como o Spell Check. Use-as."
Faça: Fique conciso
É sempre melhor manter seus e-mails curtos e agradáveis. Os e-mails não devem ser tão breves quanto as mensagens de texto, disse Smith, mas eles devem ser uma forma de comunicação rápida. Se o seu e-mail for muito prolixo, tente editá-lo para torná-lo mais conciso.
"Os destinatários apenas lerão a primeira ou duas linhas antes de decidirem manter ou excluir [um e-mail]", disse Smith. "Tenha certeza que você está dizendo o que você precisa dizer o suficiente."
Faça: Mantenha a calma
Nunca envie nenhum email enquanto estiver com raiva ou emocional, Smith aconselhou. Em vez disso, tente se acalmar e depois falar com a pessoa que você precisa para falar cara a cara ou por telefone se não for possível uma reunião em pessoa. Fazer isso poderia ajudá-lo a evitar uma briga desnecessária, disse Smith.
O que não deve ser feito
Não: Use palavras-chave
Acrônimos e chavões podem confundir os destinatários e fazer você parecer pouco profissional, disse Smith. Mantenha a escrita de palavras completas e use os termos de leigos para mostrar seu ponto de vista, embora exceções possam ser feitas dependendo de quem você está enviando por e-mail. Por exemplo, acrônimos podem ser aceitáveis em emails internos ocasionais, mas qualquer email que você enviar - especialmente para clientes - deve ser escrito em um idioma que seja fácil de entender, disse Smith.
Não: coloque qualquer um para baixo
E-mails podem ser compartilhados com rapidez e facilidade, e há consequências em depreciar outros em comunicações digitais duradouras. Evite se envergonhar - ou pior, perder o emprego - certificando-se de não falar mal de nenhum colega ou parceiro de negócios.
"Você nunca quer falar mal de alguém em um e-mail", disse Smith. "Simplesmente é muito fácil para ser encaminhado e ter acabado sendo lido por alguém para quem não se destinava."
Não: Pontue pobremente
Quando você está escrevendo um e-mail profissional, continue os pontos de exclamação ao mínimo. Um ponto de exclamação é demais, disse Smith. Mantenha seu profissional de pontuação e, a menos que seja amigável com o destinatário pretendido, Smith disse que você também deve evitar usar emoticons em e-mails.
"Esses pequenos ícones piscando são para mensagens de texto", disse Schweitzer. "Eles são inapropriados e não profissionais em um e-mail comercial. Emoticons podem desviar o e-mail para um filtro de spam ou lixo eletrônico."
Não: Esqueça a conversa mais próxima
Encerre seu e-mail com um fechamento como "melhor" "melhores cumprimentos", "sinceramente", "obrigado", ou outra frase apropriada. "Ao deixar o destinatário saber que uma resposta não é necessária, o ciclo de e-mail não continua em perpetuidade", disse Schweitzer.
Outras opções mais próximas incluem "nenhuma resposta necessária", "obrigado novamente", "até a reunião" e "por favor, deixe-me saber se posso ser de maior ajuda".
Como CC e BCC propriamente
As ferramentas de cópia carbono (CC) e cópia oculta (BCC) são complicadas. Às vezes eles são úteis, mas se usados de forma inadequada, podem ser problemáticos.
Quando você está usando o recurso CC, Smith disse para ter em mente que menos é mais. Você também precisa pensar sobre o que está enviando e como isso é importante para os outros.
"Realmente considere quem precisa estar no circuito dessa comunicação", disse Smith. "Eles precisam dessa informação, ou há algo que eles possam acrescentar à conversa?"
Schweitzer acrescentou que às vezes as pessoas ficam tão orgulhosas de seu produto de trabalho que adicionam uma dúzia de destinatários na linha CC e depois aproveitam os holofotes. de afterglow quando todos comentam sobre quanto ou quão bem eles estão fazendo. Isso pode ser interpretado como slasting ostensivo, um grito por atenção ou egocentrismo, portanto, mantenha os CCs apenas com aqueles que precisam saber.
O recurso BCC permite que você adicione alguém a uma conversa por e-mail sem que os outros saibam. pode ser um pouco mais difícil determinar quando ou se é certo usá-lo. Smith disse que há ocasiões em que é bom fazer o BCC.
Se você está planejando algo, mas nem todos na conversa se conhecem, usar o BCC mantém os e-mails de todos privados até que estejam prontos para compartilhá-los. com o grupo
- Se você tiver sido solicitado a concluir uma tarefa, quando incluir o solicitante via BCC, ela informará que a tarefa está em andamento.
- Se você estiver correspondendo a um cliente que está insatisfeito O seu chefe irá garantir que ele ou ela não será pego de surpresa, se o cliente ligar,
- Smith disse que é melhor deixar aqueles que não se enquadram na categoria de "necessidade de saber" e-mail e reduzir a desordem em sua caixa de entrada. E se você não tiver certeza, Smith disse que a melhor abordagem a ser tomada é perguntar à pessoa que deseja CC ou BCC se ela gostaria de ser incluída.
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Algumas entrevistas com fontes foram conduzidas para uma versão anterior deste artigo.
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