4 Erros comuns na reunião de negócios para evitar

As reuniões de negócios têm uma reputação de longa data de serem desinteressantes, entediantes e uma perda de tempo. As fotos de entretenimento e de estoque caracterizam reuniões com cenas de funcionários entediados assistindo o relógio, revirando os olhos e adormecendo enquanto o apresentador parece interferir interminavelmente

Embora as representações na TV e as fotos pareçam exageradas, elas são verdadeiras. De acordo com uma pesquisa recente da empresa de intranet da empresa, a Igloo Software, cerca de metade de todos os funcionários consideram as reuniões improdutivas. Mais especificamente, os funcionários ficam incomodados com reuniões desnecessárias (76%), reuniões fora do tópico (59%) e pessoas se repetindo (58%).

"Quando as pessoas sentem que falta uma reunião na produtividade, elas É menos provável que os gerentes avaliem como estão conduzindo as reuniões. ”Amanda Milligan, porta-voz da Igloo Software e gerente de projetos da pesquisa, é menos importante para manter a autoconfiança. - e com que frequência - para ver se é o melhor para suas equipes, disse Milligan. Se os seus funcionários não parecem tirar nada das reuniões da empresa, você pode avaliar se está cometendo esses erros.

[Ver história relacionada: Quer uma reunião de negócios melhor? Seja mais preparado ] 1. Você não tem um propósito ou agenda clara

Reuniões sem um objetivo distinto são classificadas como "inúteis" e "desnecessárias" pelos funcionários.

"As reuniões devem ter um propósito claro além de um relatório de status, que pode ser tratado muito bem uma das muitas ferramentas de gerenciamento de projetos on-line que estão disponíveis no mercado ", disse Stephen Sheinbaum, fundador da Bizfi, uma empresa de tecnologia financeira e provedora de finanças alternativas. "Faça uma agenda de reunião e envie-a a todos os participantes antes que eles saibam o que se espera deles na reunião."

Tim Eisenhauer, presidente do provedor de intranet Axero Solutions, concordou que renunciar a uma agenda é um grande erro, já que isso muitas vezes leva a longas reuniões fora do assunto.

"Seja breve", disse Eisenhauer. "Defina horários de início e término e, o mais importante, tenha alguém para liderar a reunião e mantê-la em andamento."

2. Você usa "buzzwords"

Poucas coisas desligam os funcionários mais rapidamente do que ouvir o jargão corporativo durante as reuniões. Você pode pensar que chavões populares como "sinergia" e "mudança de paradigma" fazem você parecer mais sintonizado com a estratégia de negócios da empresa, mas sua equipe provavelmente prefere explicações simples para essas frases vagas e usadas em excesso.

A Igloo Software descobriu que As seguintes palavras de ordem incomodaram os funcionários mais durante as reuniões:

Pense fora da caixa

• Toque na base
• Traga para a mesa
• Sinergia
• Em diante
• 3. Você se envolve em comportamentos que distraem durante as reuniões

A pesquisa da Igloo Software descobriu que os funcionários ficam incomodados com comportamentos de distração, como ligações telefônicas (51%), conversas paralelas (47%) e comer ou beber (22%) durante as reuniões. Você pode não perceber que está fazendo essas coisas ou o efeito que isso tem nos outros participantes, mas pode ser parte da razão pela qual elas estão saindo.

Eisenhauer deu um exemplo de um ex-colega que mastigou chiclete durante as reuniões.

"Assim que a visse ou a ouvisse, você poderia contar comigo", disse ele. "Eu focalizaria a mastigação e ficaria distraído, talvez até um pouco hipnotizado. Então, se algo como isto me desvinculou, imagine as coisas que podem estar desengatando seus funcionários."

4. Você não está usando ferramentas de tecnologia corretamente

Embora a tecnologia tenha tornado PowerPoints, compartilhamento de tela, videoconferência e outros aspectos do encontro moderno possíveis, nem sempre é perfeito. Erros tecnológicos podem acontecer e acontecem - com tanta frequência que 34% dos entrevistados da Igloo citaram problemas técnicos constantes como um dos maiores incômodos da reunião. Se a sua conexão de vídeo entra e sai ou o monitor de saída continua desligando, como você pode esperar que seus funcionários permaneçam focados? Teste todas as ferramentas de reunião antes de usá-las, e, mesmo que tudo corra bem, esteja preparado para executar a reunião sem tecnologia, para o caso de algo acontecer.

Um problema relacionado é não usar a tecnologia de forma eficaz. Outros 29% dos entrevistados disseram não gostar de reuniões que usam apresentações do PowerPoint o tempo todo. Ler uma apresentação de slides - e não adicionar nenhuma informação adicional - parece um desperdício de tempo dos funcionários, porque eles poderiam ler com facilidade, sem uma reunião.

"Apesar de haver inúmeros recursos digitais e tecnológicos em Para as empresas, os gerentes podem não conhecer as melhores maneiras de utilizar esses recursos para os fins de suas reuniões ", disse Milligan ao Mobby Business. "É vital que os líderes da empresa pesquisem as opções e identifiquem como podem se comunicar com os funcionários da maneira mais direta e envolvente possível."

A sua reunião é necessária?

Antes de convocar uma reunião na qual você pode potencialmente fazer a Acima dos erros, reserve um momento para pensar se você realmente precisa tê-lo em primeiro lugar.

"Você deve se perguntar se uma reunião, que pode interromper a produtividade, é a melhor maneira de atingir um objetivo", Sheinbaum disse. "Quando quero verificar o progresso de algumas das tecnologias que estamos desenvolvendo, peço uma ligação ou e-mail do líder da equipe, não uma reunião do grupo. Mas quando eu quis comunicar por que renomeou a empresa no início deste ano, Reuni toda a empresa no final do dia útil. Se uma reunião é a solução certa, então você precisa ter certeza de que, no final, alcançou o objetivo que definiu. "

" Um número significativo de reuniões menores que estão focadas em atualizações ou simplesmente disseminando informações podem ser feitas em espaços colaborativos, o que economiza tempo de todos e elimina a possibilidade de interrupção ou distração ", acrescentou Milligan. "Também ajuda a ter uma cultura aberta que encoraje as pessoas a trabalhar em voz alta, expor as conversas do dia-a-dia e o fluxo de trabalho do departamento para facilitar o acompanhamento. As culturas da empresa com uma base na transparência têm menos necessidade de freqüentes - reuniões com pessoas. "

Algumas entrevistas com fontes foram conduzidas para uma versão anterior deste artigo.

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