Um Guia para PEOs e Leasing de Empregados

Como um pequeno empresário, é fácil acabar se afogando em tarefas administrativas. Parte do que tornou sua pequena empresa tão bem-sucedida - sua capacidade de usar vários chapéus - pode acabar se tornando contraproducente, drenando o tempo valioso e os recursos que você precisa para se concentrar em manter sua operação.

Da folha de pagamento à conformidade fiscal Se você está começando um negócio ou está no comando de uma organização em crescimento, há certas coisas que você simplesmente não terá tempo para cuidar. Organizações profissionais de empregadores fornecem um modelo único de co-emprego que concede às pequenas empresas acesso aos benefícios da Fortune 500, políticas e práticas de RH padronizadas, suporte ao gerenciamento de riscos e cobertura de compensação dos trabalhadores, além de uma extensa biblioteca de recursos de treinamento para educar funcionários e parceiros em uma variedade de tópicos

Mais de 150.000 pequenas empresas usam PEOs para obter acesso a benefícios e estruturas corporativas de RH. É um setor que cresceu consideravelmente nas últimas décadas e, apenas nos EUA, mais de 800 PEOs atendem pequenas empresas em todos os lugares.

Um PEO difere de empresas de terceirização de RH ou organizações de serviços administrativos por causa do modelo de co-emprego. Este modelo permite que uma PEO "possua" centenas de milhares de funcionários em milhares de empresas nos Estados Unidos, reduzindo os custos de seguro de saúde e tornando a padronização de RH um processo fácil. Se um PEO é certo para o seu negócio depende em grande parte das suas necessidades. Nosso guia de compras ajudará você a determinar se um PEO é ideal para você e oferecerá algumas boas perguntas e conceitos para manter em mente durante toda a sua pesquisa.

Antes de mergulhar nas PEOs, os serviços que oferecem e o que é melhor para sua empresa, considere revendo algumas PEOs respeitáveis ​​em seu estado no site da Associação Nacional de Organizações Profissionais de Empregadores. Este site fornece recursos para proprietários de pequenas empresas que desejam aprender mais sobre PEOs. Ele também fornece um localizador de PEO, para que você possa pesquisar empresas diferentes, verificar suas credenciais e compilar uma lista de empresas nas quais você está interessado em entrar em contato.

Nota do Editor: Procurando informações sobre PEOs? Use o questionário abaixo e nossos parceiros fornecedores entrarão em contato para fornecer as informações necessárias:

O que é um PEO?

Um PEO oferece às pequenas e médias empresas uma gama de serviços de recursos humanos. Aqui está uma lista rápida dos tipos de serviços que uma PEO fornece:

1. Gerenciamento de RH
2. Administração de benefícios
3. Planos de seguro
4. Seção 125 planos
5. Administração e processamento da folha de pagamento
6. Seguro-desemprego estatal
7. 401 (k) planos de aposentadoria
8. COBRA
9. Remuneração dos trabalhadores
10. Programas de segurança (conformidade com a OSHA)
11. Treinamento e desenvolvimento
12. Suporte para recrutamento e recolocação
13. Cumprimento pelo governo
14. Cumprimento fiscal

Pequenas empresas têm acesso a todos esses serviços ou a uma seleção de serviços com base nas necessidades do negócio. A estrutura de serviço do PEO varia de acordo com cada empresa, e existem vários tipos diferentes de estruturas de custos e opções de planejamento que você pode escolher. Geralmente, as PEOs cobram das empresas uma taxa fixa por funcionário ou assumem um percentual da folha de pagamento total para financiar seus serviços. Isso, é claro, além dos custos fornecidos por você e seus funcionários para a administração de benefícios.

Uma outra coisa geral a ser lembrada sobre as PEOs é a estrutura de sua organização. Ao procurar um PEO, escolha um que forneça uma equipe inteira de especialistas para lidar com suas necessidades de RH, folha de pagamento, benefícios e riscos. Isso garante que você terá suporte individual quando precisar e poderá trabalhar com a empresa para garantir que você obtenha o máximo do seu serviço.

Prós e contras de um PEO

Embora o modelo PEO seja uma opção única para pequenas empresas que procuram serviços geralmente oferecidos apenas por empresas maiores, isso não acontece sem as armadilhas. Se você se educar sobre tópicos comuns de PEO, você deve ser capaz de encontrar a organização certa com o mínimo de desvantagens para seus negócios

Prós

1. Menos tarefas administrativas: Se você é parceiro de um PEO, então todo o zumbido As tarefas corporativas relacionadas ao seu negócio estarão fora de suas mãos. A ideia é que isso lhe dê mais tempo para se concentrar nas operações do dia-a-dia da sua empresa
2. Melhores benefícios: O modelo PEO oferece às pequenas empresas a oportunidade de se inscrever em benefícios que só estão disponíveis para grandes corporações. Isso significa que seus funcionários muitas vezes terão acesso a planos de saúde a custos mais baixos, em comparação a lidar diretamente com as seguradoras. Isso significa melhor cobertura de saúde, aposentadoria e compensação de trabalhadores para o seu negócio e seus funcionários.
3. Conformidade legal: PEOs têm profissionais treinados cujo trabalho é garantir que sua empresa cumpra as regulamentações estaduais e federais. Isso inclui estruturas tributárias, mudanças nas leis de RH, conformidade de segurança do trabalhador e outros fatores de conformidade de risco
4. Aquisição de talentos: Com melhores benefícios e políticas de RH mais fortes, você deve ser capaz de atrair os melhores talentos em seu campo. Se você precisar de ajuda para contratar alguém, integrar um funcionário ou mesmo demitir um funcionário, os serviços de PEO podem ajudar. Eles também fornecem outros recursos para publicar vagas de emprego on-line e gerenciar o processo de entrevista.
5. Proteções legais: A maioria das PEOs oferece seguro de responsabilidade civil e de emprego no caso de um ex-funcionário processar a empresa por discriminação ou rescisão injusta. Quando você se inscreve com um PEO, você faz parceria com uma grande empresa que pode ajudar a fornecer recursos em uma batalha legal.

Contras

1. Responsabilidades de renúncia: Se você é um pequeno empresário que gosta de ter seu ou suas mãos em todas as partes da empresa, em parceria com um PEO pode ser um ajuste difícil. As PEOs são organizadas para aliviar um pouco do peso do seu negócio, portanto, esteja ciente de onde você será e não será necessário quando você trouxer um PEO.
2. Mudanças no seguro de saúde: Enquanto você Se você tem acesso a melhores benefícios de saúde, você e sua pequena empresa estão à mercê das escolhas da PEO. Dependendo do estado em que você está, seu provedor de seguro pode mudar durante todo o seu contrato com um PEO. As empresas estarão sempre atentas às melhores ofertas.
3. Impessoal : A esperança é que o PEO que você usa trate sua empresa e seus funcionários como se fossem seus. Embora isso seja ótimo na teoria, as PEOs ainda são empresas muito grandes que atendem a milhares de pequenas empresas. É possível que sua empresa e seus funcionários possam se perder na confusão em algum momento. À medida que procura um PEO, tenha uma noção do nível de comprometimento e avalie como eles estarão presentes ao fornecer serviços. Lembre-se, você pode normalmente cancelar seus serviços se você fornecer o aviso correto
4. Configuração e transição : Quando você traz um PEO, algumas operações da empresa vão mudar. Isso significa que pode levar algum tempo para que você e seus funcionários se adaptem a novos métodos e processos.

O que procurar em um PEO

Há muitas PEOs por aí. Se você acha que sua empresa precisa de um serviço de PEO, prepare-se para fazer uma lição de casa. É importante estabelecer suas próprias necessidades como um negócio primeiro para que você tenha uma idéia do que você quer quando começar a conversar com diferentes empresas.

Considere alguns grandes participantes, mas também olhe regionalmente também - só porque um PEO não é uma organização nacional não significa que não possa fornecer os serviços de que você precisa. Um bom lugar para começar é o site do NAPEO, onde você pode procurar PEOs por estado e ver seu credenciamento.

Se você já fez isso e está considerando uma série de empresas, aqui estão algumas perguntas e ideias para ter em mente enquanto você monta sua busca.

• A indústria de PEO é credenciada? Existem dois tipos principais de acreditação que provam que a PEO está em boa situação financeira e tem os recursos para lhe oferecer um bom serviço: Certificação IRS e acreditação ESAC
• À medida que a sua empresa cresce, a PEO poderá crescer consigo? Que tipos de serviços você pode adicionar à medida que cresce?
• Qual é a estrutura do contrato e a política de cancelamento? É necessário um contrato de longo prazo?
• O PEO tem uma equipe treinada para conhecer as leis trabalhistas federais, estaduais e locais?
• Que tipo de acesso de usuário o PEO oferece? Existe um portal de folha de pagamento on-line ou aplicativo móvel?
• Como a estrutura de custo geral se parece?
• Como o PEO pode adaptar os serviços às necessidades específicas do seu negócio?
• Que tipo de serviço ao cliente eles oferecem? Você terá acesso pessoal a uma equipe de profissionais qualificados? Existe uma linha de suporte de TI para a qual você pode ligar caso haja problemas técnicos em uma situação fora do horário comercial?
• Que tipo de suporte eles oferecem? Algumas empresas oferecem chat ao vivo e páginas de perguntas frequentes, além de suporte por e-mail e telefone. Sua empresa precisaria desses meios de apoio?
• O PEO tem referências positivas? Examinar os comentários on-line e conversar com outros empresários pode ajudá-lo a entender se o PEO pratica o que sua equipe de vendas prega.

Ao considerar todas as suas opções, faça o possível para obter informações sobre vendas e saber os fatos de cada um. serviço. Se uma organização é credenciada pelo ESAC e pelo IRS, e tem boas avaliações de clientes, isso geralmente significa que é um bom começo.

PEO Perguntas frequentes

Ainda não está claro o que as PEOs fazem? Aqui estão algumas perguntas frequentes sobre os processos e operações de um PEO.

Q. As PEOs são normalmente usadas por pequenas empresas?

A. Sim, os serviços de PEO são voltados para organizações menores que não possuem uma equipe dedicada de recursos humanos. A empresa média do NAPEO tem 19 funcionários. Há também uma grande variedade de tipos de negócios usando serviços de PEO. O NAPEO relata que empresas que vão de pequenos fabricantes a empresas de alta tecnologia usam serviços de PEO. Além disso, um grande número de profissões - incluindo médicos, varejistas, mecânicos, engenheiros e encanadores - usa serviços de PEO.

Q. Qual é a diferença entre usar um serviço de PEO e simplesmente terceirizar seus serviços de RH?

A. A maior diferença é o modelo de co-emprego. Quando você terceiriza serviços de recursos humanos, não há nenhum acordo de co-emprego. Portanto, embora você esteja contratando um serviço para lidar com algumas ou todas as suas necessidades de RH, você ainda é responsável por todo o trabalho da empresa terceirizada. Existem vantagens e desvantagens inerentes ao modelo de co-emprego. Uma coisa a ter em mente é que, apesar do termo "co-emprego", você não está perdendo o controle de seus funcionários. Em vez disso, eles são apenas reorganizados sob a égide da empresa PEO para fins legais.

Q. Como funciona o acordo de co-emprego?

A. O co-emprego, também conhecido como leasing de empregados, permite que as pequenas empresas mantenham o controle diário dos funcionários. No entanto, o PEO se torna o empregador de registro para fins fiscais e é responsável por todas as tarefas relacionadas a RH, como pagar os funcionários e fornecer os benefícios. Você ainda está no controle dos funcionários do ponto de vista de salário, horas trabalhadas e gerenciamento. O PEO assumiria a responsabilidade sobre os benefícios e questões de conformidade.

Q. Que tipo de responsabilidade o prestador de PEO em nome de seus clientes de pequenas empresas?

A. Os serviços de PEO assumem toda a responsabilidade no que se refere à folha de pagamento e impostos. Além disso, as PEOs compartilham o risco relacionado ao emprego de uma empresa. Por exemplo, a cobertura sob o seguro de responsabilidade de práticas do empregador é freqüentemente uma parte dos serviços de PEO.

Q. Você perde o controle do seu negócio usando serviços PEO?

A. Não. Mesmo que você esteja operando como um parceiro com seu provedor de PEO, você ainda está no comando de sua empresa e de como ela é executada. Seus funcionários ainda são seus para dirigir. O PEO é responsável por seus funcionários do ponto de vista de benefícios.

P. O que significa se uma PEO é acreditada?

A. A Corporação de Garantia de Serviços ao Empregador (ESAC) é uma organização sem fins lucrativos independente que é a agência oficial de credenciamento da indústria de PEO. Um conselho de administração que inclui advogados do setor de PEO, CPAs e diretores independentes que representam mais de 100 anos de experiência em regulamentação setorial combinada de PEO gerencia o ESAC.

O processo de credenciamento verifica a solvência financeira contínua de uma PEO e a conformidade com regulamentações governamentais e padrões do setor. O credenciamento de ganhos demonstra a estabilidade financeira de uma PEO, a conduta comercial ética e a aderência aos padrões operacionais e aos requisitos regulamentares.

Você pode ver quais PEOs receberam credenciamento visitando o site do ESAC. O IRS também certifica e credencia PEOs que estão em boa situação financeira.

Q. Você tem alguma opção para os planos de seguro de saúde que oferece aos funcionários? Ou uma PEO oferece apenas um plano?

A. A maioria das PEOs oferece uma variedade de planos que seus clientes podem oferecer aos funcionários, incluindo PPO e opções de alta dedutibilidade. No entanto, suas opções serão limitadas a uma ou a algumas, dependendo do estado em que você se encontra. A maioria das PEOs normalmente usa alguns provedores de seguros de saúde e exige que todos os clientes inscritos em seu programa de assistência médica usem um de seus parceiros.

Esses são os princípios básicos quando se trata de pesquisar e analisar um PEO para o seu negócio. Se você estiver interessado em aprender mais sobre organizações específicas, quais são certas para tipos variados de negócios e quais serviços PEOs específicos podem oferecer à sua empresa, confira nossas melhores escolhas para determinar se uma PEO é a certa para você.

Pronto para escolher uma solução de PEO? Aqui está um resumo de nossa cobertura completa:

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• Um Guia para PEOs e Leasing de Empregados
• Melhor PEO para Pequenas Empresas
• Melhor PEO para Pequenas Empresas
• Melhor PEO para Startups
• Melhor PEO para empresas de médio porte
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• Nota do editor: Procurando informações sobre PEOs? Use o questionário abaixo e nossos parceiros fornecedores entrarão em contato para fornecer as informações necessárias:

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