Com a abundância de aplicativos móveis, software on-line e plataformas de armazenamento digital, as empresas têm muitas oportunidades para reduzir o uso de papel no escritório. Fazer não só é ecologicamente correto, mas também pode aumentar a organização, arquivando tudo em um único lugar - sem documentos soltos.
Para ajudar a facilitar o processo de passar sem papel, pedimos a especialistas que compartilhem seus melhores conselhos.
Usar papel e caneta pode parecer um instinto, mas usar papel sem papel também pode se tornar uma prática natural. Mesmo se você não estiver familiarizado com um software / serviço, não tenha medo de adotar os avanços tecnológicos.
"Muitas empresas são resistentes a qualquer mudança em suas formas de trabalho, incluindo o uso de papel", disse Alex Shevelenko, CEO e fundador da RELAYTO. "Embora a cultura não possa ser mudada da noite para o dia, o truque aqui é ter uma solução alternativa que seja de baixo atrito e fácil de implantar."
Treine você mesmo para escolher serviços digitais sempre que puder - mas não force . Pode levar tempo, mas acabará por se sentir como segunda natureza.
Andrej Godina, chefe de TI da Inform Communications, observou que você ainda pode usar uma caneta e papel enquanto está sem papel. Você não precisa desistir do peru frio, e certamente não precisa ser totalmente digital.
"Nosso objetivo era tornar a transição o mais fácil, fácil e tranquila possível", disse ele. "Nós focamos nossos esforços em nos tornar mais eficientes, o que se manifesta por meio da velocidade de armazenamento e recuperação ... Uma vez que você pode eliminar a dor e a fricção de ficar sem papel, a promoção e o uso tomam conta de si mesmos."
Nota do editor: Procurando informações sobre software de gerenciamento de documentos? Preencha o questionário abaixo para se conectar com fornecedores que podem ajudar:
Embora algumas plataformas digitais sejam gratuitas, como o Google Docs e o Basecamp, há muitas outras necessárias com um custo. Não se coíbe de escolher um ótimo software ou serviço porque é um pouco mais caro do que você gostaria que fosse. Se você deseja desempenho de qualidade, precisa investir em equipamentos e programas de qualidade
Você pode obter um escritório sem papel familiarizando-se e investindo nesses softwares e serviços.
Com o escaneamento de aplicativos, você pode escanear anotações, documentos, imagens e muito mais, de forma que estejam todos em um único local.
Em vez de exigir uma assinatura por escrito no papel, os serviços de assinatura eletrônica permitem assinar digitalmente.
Você pode manter guias e organizar suas Despesas com pequenos negócios on-line usando aplicativos de controle de despesas
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Com serviços de fax você pode enviar e receber faxes por e-mail e armazená-los digitalmente.
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Se você escolher sistemas de gerenciamento de documentos auto-hospedados ou hospedados em nuvem, eles funcionarão como um arquivo digital.
Compartilhe e armazene arquivos grandes sem a preocupação de perdê-los ou perdê-los
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