Escolhendo um serviço de folha de pagamento
Um guia de compra para empresas

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Qualquer negócio com funcionários precisa executar a folha de pagamento para que sua equipe seja paga. Muitas das empresas de hoje optam por um serviço de folha de pagamento on-line para tornar esse processo mais simples e conveniente.

Os serviços de folha de pagamento on-line operam na nuvem. Eles não exigem que nenhum software seja instalado ou mantido, e as empresas podem gerenciar e executar a folha de pagamento de qualquer lugar. Eles podem ser usados ​​para pagar funcionários em período integral e meio período, bem como trabalhadores terceirizados e terceirizados.

Se você está procurando um serviço de folha de pagamento on-line em 2018, aqui está tudo o que você precisa saber sobre os serviços de folha de pagamento on-line. oferecer e como escolher um. Já sabe o que você está procurando? Visite nossa página de melhores escolhas para ver quais são as recomendadas.

O que os serviços de folha de pagamento online oferecem?

A folha de pagamento on-line normalmente inclui uma variedade de serviços:

• Processamento da folha de pagamento: Serviços de folha de pagamento on-line calculam automaticamente quanto os funcionários devem ser pagos em cada período de pagamento. Os sistemas são responsáveis ​​por diferenciais de turno, horas extras, pagamento de férias e impostos, bem como deduções de seguro social e benefícios. Eles então fazem pagamentos aos funcionários por depósito direto, cartões de débito pré-pagos ou cheques em papel.
• Arquive e pague impostos sobre folha de pagamento: Esses serviços podem reter impostos, arquivar relatórios trimestrais de imposto sobre a folha e pagar retenções de impostos ao estado apropriado e agências federais. Eles também emitem formulários de funcionários W-2 e 1099 no final do ano
• Novos relatórios de contratação: Muitos serviços de folha de pagamento relatam novas contratações ao governo em seu nome.
• Integrações: Folha de pagamento online os serviços podem ser integrados a uma variedade de programas relacionados a folha de pagamento já utilizados, como softwares de contabilidade, sistemas de controle de horas e recursos humanos e recursos humanos.
• Gerenciamento de tempo de folga: Muitos desses serviços gerenciam o tempo de pagamento desligando-se, acompanhando quantas férias e horas doentes os funcionários ganharam e o quanto eles usaram.
• Autoatendimento do funcionário: Normalmente, os funcionários podem acessar o sistema para visualizar recibos de pagamento, saldos de TDF e imposto de final de ano formulários.
• Acesso móvel: Muitos sistemas oferecem aplicativos móveis ou sites otimizados para dispositivos móveis que permitem que as empresas gerenciem e executem a folha de pagamento de smartphones ou tablets.
• Relatórios da folha de pagamento: Relatórios salariais e trabalhistas detalhados de seu serviço pode fornecer uma visão mais profunda de como uma empresa opera.

O maior benefício de serviços de folha de pagamento on-line é que todo o trabalho - cálculos de folha de pagamento, pagamentos de impostos sobre folha de pagamento, formulários de impostos de final de ano, etc. - é concluído para você. Com esses sistemas, a folha de pagamento normalmente pode ser executada em apenas alguns minutos.

Uma desvantagem é que usar um serviço de folha de pagamento on-line é mais caro do que lidar com a folha de pagamento por conta própria. Você também está confiando ao seu provedor de folha de pagamento para fazer tudo certo. Se o provedor cometer um erro, você pode enfrentar uma série de funcionários irritados ou uma multa do governo.

Nota do editor: Procurando informações sobre os sistemas de folha de pagamento? Use o questionário abaixo, e nossos parceiros fornecedores entrarão em contato com as informações necessárias:

Quanto custa o custo da folha online?

O custo dos serviços de folha de pagamento varia, mas a maioria segue uma estrutura de preços padrão: uma taxa básica fixa que é cobrado por mês ou por período de pagamento. Com provedores de período por pagamento, você é cobrado toda vez que executa a folha de pagamento, enquanto os provedores mensais permitem pagamentos ilimitados a cada mês.

Alguns provedores oferecem vários planos de preços para diferentes níveis de serviço. Por exemplo, um plano básico pode incluir apenas a execução da folha de pagamento, enquanto planos mais avançados e caros também podem incluir o pagamento de impostos e impressão de formulários W-2 para funcionários.

Taxas básicas variam entre US $ 20 e US $ 100 dependendo do plano e provedor . A maioria dos serviços também cobra entre US $ 1 e US $ 15 para cada funcionário remunerado ou contratado por mês ou período de pagamento. Alguns serviços também têm custos adicionais para usar depósito direto, para completar os serviços fiscais de final de ano e para configurar o sistema.

O que procurar em um serviço de folha de pagamento

Nem todos os fornecedores de folha de pagamento oferecem o mesmo nível de serviço. Aqui estão algumas coisas específicas que as pequenas empresas devem procurar de um provedor de folha de pagamento, incluindo:

Recursos. Além do processamento da folha de pagamento eo tratamento de todas as obrigações fiscais, você também deve considerar se o serviço oferece várias opções de pagamento, como depósito, cheque em papel ou cartão de débito pré-pago. Você também desejará verificar se o provedor oferece várias taxas salariais, pagamentos de penhora, gerenciamento de tempo de compensação, administração de remuneração de trabalhadores, seguro-desemprego e relatórios detalhados de folha de pagamento.

Facilidade de uso. O serviço de folha de pagamento não deve ser muito complexo para entender. Ele deve ter uma interface limpa e fácil de usar que permita que você execute sua folha de pagamento e adicione funcionários ao sistema em questão de minutos.

Custo. As empresas desejam encontrar um serviço que possam pagar. Além do custo, você também precisa determinar se um contrato é necessário. Muitos serviços operam mensalmente, sem contratos de longo prazo, enquanto outros exigem compromissos anuais.

Reputação. Encontre um provedor com um histórico estabelecido, para que você possa se sentir seguro sabendo que a empresa tem contratos. lidou com os problemas da folha de pagamento que você pode enfrentar.

Integrações. Se você está integrado ou pode ser criado por meio de uma API aberta , deseja um serviço de folha de pagamento que se integre aos programas que você é já está usando, como sistemas de tempo e atendimento e software de contabilidade

Suporte. Procure um serviço de folha de pagamento que forneça ajuda quando você precisar. Você deve perguntar se você terá um representante de suporte dedicado que sempre será seu principal ponto de contato.

Interrupções. Os serviços de folha de pagamento on-line são baseados em nuvem, o que coloca as empresas à mercê do fornecedor da folha de pagamento e funcionando. Certifique-se de perguntar se o provedor tem muitas interrupções e com que frequência está em manutenção.

Autoatendimento do funcionário. O serviço de folha de pagamento deve permitir que os funcionários façam logon próprios para visualizar recibos de pagamento digital e ano formulários de impostos finais

Serviços adicionados Alguns provedores de folha de pagamento oferecem uma variedade de serviços adicionais, como benefícios e administração de planos de aposentadoria.

Outras perguntas a serem consideradas ao escolher um serviço de folha de pagamento incluem:

• Suas tabelas de impostos são atualizadas para conformidade?
• Eles têm outros clientes em seu setor?
• Eles podem se integrar às ofertas de benefícios de seus funcionários?
• Como eles cuidarão de seus negócios à medida que sua empresa cresce? tipo de medidas de segurança estão em vigor para manter seguros os dados de folha de pagamento da sua empresa?
• FAQs de folha de pagamento on-line

Se você ainda não tem certeza se um serviço de folha de pagamento on-line é adequado para você, aqui estão várias perguntas e respostas ajudá-lo a chegar a uma decisão.

Q. Os serviços de folha de pagamento pagam impostos em seu nome, ou apenas calculam o que você deve e você é responsável pelo preenchimento dos formulários e pelo envio do pagamento?

A.

A maioria dos serviços de folha de pagamento pode lidar com todas as necessidades de imposto sobre folha de pagamento. As empresas de folha de pagamento on-line retêm os impostos exigidos dos cheques de pagamento e os separam para quando sua empresa precisar pagar esses impostos às agências locais, estaduais e federais. Serviços de folha de pagamento on-line também preenchem os formulários necessários e enviam os pagamentos em seu nome Muitos provedores de folha de pagamento garantem seus serviços fiscais. Caso um erro seja cometido, eles o consertarão e pagarão quaisquer multas ou juros incorridos. Verifique com qualquer provedor que você esteja considerando para ver que tipo de responsabilidade eles estão dispostos a aceitar caso ocorra um erro.

Q. Quão importante é para o provedor da folha de pagamento que você seleciona integrar com outros serviços que você usa?

A.

Ter um serviço de folha de pagamento que pode ser integrado a outros programas que você já está usando, como software de contabilidade ou sistemas de horários e presença pode economizar muito tempo para as empresas. Essas integrações permitem que os programas funcionem perfeitamente em conjunto. Por exemplo, os dados contábeis podem ser inseridos automaticamente no seu programa de folha de pagamento sem a necessidade de inserir informações adicionais. Ter esses tipos de integrações também pode ajudar a reduzir os erros que podem ocorrer quando os dados são transferidos manualmente entre programas. P. Importa quando você começa com um novo serviço de folha de pagamento? Isso precisa acontecer no primeiro dia do ano, ou você pode mudar no meio do ano?
A.

As empresas podem alternar para um novo provedor de folha de pagamento a qualquer momento. No entanto, a mudança no final de um trimestre pode economizar um pouco de trabalho para sua empresa. Se você acha que um serviço de folha de pagamento on-line é ideal para você, recomendamos que você confira nossa página de melhores escolhas, que inclui nossas principais opções. vários tipos de empregadores, nosso raciocínio para selecionar cada um deles e uma lista abrangente de serviços de folha de pagamento on-line respeitáveis.

Pronto para escolher um serviço de folha de pagamento? Aqui está um resumo de nossa cobertura completa:

Os Melhores Serviços de Folha de Pagamento 2018

• Guia do Comprador do Serviço de Folha de Pagamento
• Melhor para Pequenos Negócios
• Melhor para Pequenos Proprietários ou S Corps
• Melhor para Pequenas Empresas
• Melhor para empregadores domésticos
• Nota do editor: Procurando informações sobre sistemas de folha de pagamento? Use o questionário abaixo e nossos parceiros fornecedores entrarão em contato com as informações necessárias:

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