Paper Trail: Um guia para o que salvar e o que lixeira

É provável que você possua pelo menos um burst-at- o arquivo de fissuras ou uma caixa de plástico cheia de declarações de impostos da época em que o Vanilla Ice não era uma piada. Ou talvez você esteja um pouco mais no lado moderno - seu disco rígido está literalmente repleto de verificações e despejos de dados.

Pior, talvez você jogue os dados e pense pouco em salvar os documentos de sua empresa.

Independentemente de Em que campo você cai, algumas questões centrais persistem: Quanto tempo uma empresa precisa para manter seus documentos comerciais? E o que deve manter?

Assim como muitas das questões da vida, não existe uma resposta em preto e branco. As regras do Internal Revenue Service têm servido por muito tempo como padrão, mas há outras coisas que as empresas devem levar em consideração. Acima de tudo, porém, as pequenas empresas precisam ter um plano explícito e executável. “É muito possível para as pequenas empresas subestimar o valor dos registros e a necessidade de retê-los”, disse Benjamin Wright, um advogado de Dallas especializado em tecnologia e documentos.

Até certo ponto, o IRS permite alguma flexibilidade em como as empresas gerenciam seus documentos, incluindo o uso de sistemas eletrônicos.

“O IRS não lhe dirá tudo o que você precisa fazer. Você precisará de orientação de um CPA ”, disse Wright, que bloga extensivamente sobre sistemas de documentos.

O IRS, no entanto, explicou recentemente que aceitará sistemas de contabilidade eletrônica, como o QuickBooks, para uma auditoria.

A Publicação 583 do IRS enfatiza que qualquer sistema de retenção de documentos deve permitir que um contribuinte apóie facilmente os resultados de negócios que aparecem em uma declaração de imposto. Por muito tempo, a regra de retenção manteve que empresas e indivíduos devem manter declarações de impostos e documentos por sete anos, mas a publicação 583 indica que isso não é verdade. Pelo contrário, diferentes estatutos de limitação se aplicam a diferentes situações fiscais. Por exemplo, se uma empresa deve imposto adicional, o estatuto de limitações é de três anos.

O IRS oferece exemplos dos melhores documentos a serem retidos:

Receita:

• Recibos de caixa, recibos de depósitos bancários, faturas, 1099s Compras e despesas:
• Controles cancelados, recibos de cartão de crédito, extratos de conta Tudo considerado, sete anos não é um padrão ruim, mesmo que seja um pouco mais do que necessário em várias situações. Mas note: Não há estatuto de limitações sobre declarações fiscais fraudulentas ou não-arquivadas

Os documentos servem a propósitos mais divergentes do que sustentar retornos de imposto. Wright mencionou como exemplo empresas de construção que talvez precisem cumprir leis ambientais especiais. Outras agências governamentais federais ou estaduais podem estipular que documentos pertinentes devem ser mantidos indefinidamente.

“Teoricamente, você pode ter exigências que vão além [dos requisitos do IRS]”, disse Wright. “Nesse caso, você provavelmente saberá sobre isso.”

As pequenas empresas não devem presumir que um plano de retenção de documentos mais sofisticado exija equipamentos e softwares sofisticados. Na verdade, uma solução pode estar ao alcance dos seus dedos. Wright enfatiza o e-mail como a maneira mais simples e fácil de manter a documentação de suporte. “Podemos usar o e-mail como o diário do que fizemos, com quem conversamos, como fizemos algo. Pode ser muito valioso ”, disse Wright. Ele observou que muitos dos principais serviços de e-mail oferecem armazenamento ilimitado por até US $ 20 por ano.

Dadas essas circunstâncias, uma pequena empresa pode optar por armazenar muitos documentos em um sistema de e-mail e registrar muito faz negócios. Com o preço do disco rígido e do armazenamento em nuvem despencando, as empresas agora têm muitas opções acessíveis para escolher.

No entanto, muita documentação pode ser problemática. "Nós vivemos no aquário eletrônico", disse Wright. “Isso se aplica tanto às mães quanto ao Departamento de Estado dos EUA. Registros eletrônicos podem aparecer em qualquer lugar. ”Em outras palavras, tenha cuidado.

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