10 Tarefas técnicas As pequenas empresas devem terceirizar
A terceirização pode ser uma ótima maneira para pequenas empresas e startups cuidarem de tarefas tediosas ao mesmo tempo em que aumentam a produtividade e economizam dinheiro. Ao terceirizar as necessidades relacionadas à tecnologia, os proprietários e funcionários de pequenas empresas podem se concentrar em responsabilidades mais importantes, como vendas, atendimento ao cliente e muito mais, sem contratar mais funcionários internos.
No entanto, nem todas as áreas da empresa devem ser terceirizadas. Entregar as tarefas erradas a terceiros pode prejudicar sua empresa mais do que pode ajudar. Aqui estão as 10 tarefas técnicas que os especialistas dizem que as pequenas empresas devem terceirizar
1. Infraestrutura como serviço (IaaS) - terceirização de equipamentos como hardware, servidores e sistemas de rede para um provedor de infraestrutura - pode economizar milhões de dólares em custos e mão de obra.
Construir sua própria infraestrutura não é barato nem fácil . Isso exigirá não apenas um grande orçamento para comprar e abrigar o equipamento, mas também uma manutenção pesada por uma equipe de TI altamente qualificada. Ao terceirizar a IaaS, startups e pequenas empresas podem cortar seus orçamentos, já que o provedor de serviços de infra-estrutura é dono do equipamento e é responsável pela execução e solução de problemas dos sistemas; os usuários simplesmente têm que pagar em uma base por uso ou por assinatura.
"A transição de um data center para um provedor de infraestrutura como serviço provou ser uma das melhores mudanças que fizemos para nossos negócios", disse Tim. Maliyil, fundador e CEO da AlertBoot Mobile Security, fornecedora global de serviços para gerenciamento de dispositivos móveis e proteção de ponto final. O IaaS tornou mais fácil para o AlertBoot implantar novos serviços sem enfrentar uma enorme barreira financeira. Maliyil também estima que a AlertBoot teria economizado mais de US $ 7 milhões se a IaaS existisse quando a empresa foi fundada.
Maliyil, que frequentemente fala sobre como ele e seus clientes lidam com desafios tecnológicos em suas empresas, acrescentou que a transição para IaaS liberou recursos valiosos que ajudaram a expandir seus negócios. "Essa evolução permite que nossas equipes de engenharia e de engajamento com o cliente sejam mais ágeis e mais focadas na melhoria de nossos produtos, em vez de manter um sistema grande e pesado", afirmou.
2. Cloud hosting
A computação em nuvem permite que as empresas acessem informações em qualquer lugar, a qualquer momento, usando qualquer dispositivo compatível. Hospedar um sistema de nuvem internamente é caro e pode representar riscos de segurança se a tecnologia estiver desatualizada. Ao terceirizar a tecnologia de nuvem, as pequenas empresas podem se concentrar no uso da nuvem, em vez de mantê-la. A terceirização de serviços em nuvem ajudou a AlertBoot a se manter competitiva, disse Maliyil. "Em um esforço para permanecer financeiramente independente e lucrativo, toda a tecnologia que usamos para nossas operações mudou com o tempo", observou ele.
A AlertBoot inicialmente hospedava seus servidores via serviços de colocation (onde as empresas podem alugar espaço para servidores) mas eventualmente fez a transição para serviços de infraestrutura em nuvem, eliminando a necessidade de comprar seus próprios servidores. A empresa não comprou seu próprio equipamento em anos, o que levou a uma enorme economia para uma operação inicial com 30 funcionários em todo o mundo.
"Esse movimento também nos poupa mais de US $ 85.000 em despesas mensais de hospedagem", disse Maliyil. "Eu não hospedaria nossos servidores de outra maneira."
3. Design de site de comércio eletrônico
Se você ainda não é realmente habilidoso no desenvolvimento de sites, deve definitivamente considerar a terceirização do design do seu site de comércio eletrônico para garantir que ele pareça ótimo e seja executado de maneira suave e eficiente. Isso pode impedir os clientes de enfrentar problemas enquanto navegam e compram itens de que gostam - um problema que poderia impedir os clientes de voltarem à sua loja on-line.
"Os proprietários de pequenas empresas de tarefas tecnológicas número 1 devem terceirizar seu website de comércio eletrônico desenvolvimento de design ", disse Lisa Chu, dona da loja de roupas infantis Black N Bianco. "Projetar e desenvolver um site de e-commerce profissional e confiável leva anos para aprender."
Chu observou que, embora seja possível construir um site funcional, se você
quiser um negócio legítimo de comércio eletrônico, seu site precisa ser de primeira linha.
"Um novo empresário nunca deve investir todos seu tempo garantindo que o HTML, JavaScript e CSS sejam integrados corretamente ", disse Chu." É muito demorada, e sua moral estará morta quando você tiver um site em funcionamento. A terceirização do design e desenvolvimento de seu site é a melhor opção. custará muito menos do que contratar a empresa de design do seu site local. "
Chu recomendou a contratação de um codificador e designer gráfico separado se você optar por terceirizar o design do seu site.
" Você não quer depender um freelancer terceirizado, porque se eles saírem da prisão ou algo der errado, você precisará encontrar novos freelancers para resolver o problema ", disse Chu. "Não só isso, [mas] você estará contratando freelancers que se especializam em seu departamento, dando ao seu site um resultado mais refinado."
4. Atualizações do site
Juntamente com a criação de um site bem elaborado, é importante que as empresas acompanhem seus sites também, o que pode ser um trabalho totalmente diferente. Há muito o que monitorar para garantir que seu site esteja atualizado com as últimas tendências e mudanças de tecnologia, portanto, terceirizar essas tarefas pode ajudar a manter uma forte presença na Web sem atrapalhar outras tarefas importantes que você precisa concluir, disse Michelle. Colon-Johnson, fundador da empresa de publicidade de livros 2 Dream Productions
"Uma das tarefas mais importantes que eu sugiro que uma pequena empresa
proprietária ou startup terceiriza é a atualização de seus sites," Colon-Johnson disse. "Todos os dias, as pessoas estão criando e melhorando sistemas para funcionar com mais eficiência."
Embora pareça simples atualizar seu site por conta própria, problemas podem surgir facilmente, disse ela.
"Apesar do que alguns parecem acreditar, não é tão fácil quanto apertar um botão para atualizar
seus plugins ou aplicativos ", disse Colon-Johnson. "No caso de novos aplicativos não serem compatíveis com um modelo que você possa ter, você precisa fazer o backup e armazenar seus sistemas. Essas etapas e tarefas levam tempo. Para proprietários de empresas e startups, o tempo é muitas vezes algo que é muito na demanda. "
5. Os provedores de serviços de TI geralmente dizem que seus dados estão seguros, mas as empresas também devem terceirizar a segurança cibernética adicional, de acordo com Cedric Leighton, fundador e presidente da Cedric Leighton Associates, uma consultoria estratégica de gestão de risco e liderança.
Leighton disse que é mais inteligente para as empresas terceirizar especialistas em segurança cibernética do que confiar nas garantias dos fornecedores de TI, porque nenhuma empresa pode realmente garantir a segurança dos dados.
"Os fornecedores de TI não são especialistas em segurança cibernética", disse ele. "O trabalho deles é vender seus serviços de TI, e você precisa lembrar que muitas redes de TI foram construídas com segurança."
Em poucas palavras, há fornecedores de TI que fornecem serviços e especialistas em segurança cibernética que se especializam em antecipar e atenuar ameaças. Embora os fornecedores de TI adotem medidas rígidas de segurança, os especialistas em segurança cibernética fornecem uma camada extra de proteção que pode prevenir desastres e resolver rapidamente os problemas de segurança.
6. Autenticação de dois fatores
A autenticação de dois fatores é um tipo de segurança que exige que os usuários tenham duas formas de identificação para acessar dados, contas bancárias e outras informações confidenciais. Normalmente, é na forma de identificação física e um código de segurança, ou uma combinação de dois códigos de segurança completamente separados, como uma senha que você conhece e um código de acesso dado a você.
Leighton recomenda que qualquer pessoa que lide com informações confidenciais os dados, como contas bancárias ou tecnologias patenteadas, implementam autenticação de dois fatores para ajudar os provedores de TI a governar o acesso e manter seus sistemas mais protegidos.
"A autenticação de dois fatores também é algo que deve ser configurado por um profissional que conhece o aplicações de software que a empresa quer proteger ", disse Leighton.
7. Teste de QA
Quando sua equipe está gastando todo o seu tempo desenvolvendo produtos e aplicativos, pode ser tedioso testar cada pequeno aspecto para ter certeza de que é perfeito. A terceirização é uma ótima maneira de manter seus produtos e aplicativos o melhor possível sem queimar seus desenvolvedores.
"Ter uma empresa terceirizada ou contratada para ajudar com o controle de qualidade e testar bugs antes que o produto saia para um cliente é uma grande oportunidade ", disse Amrit Kirpalani, CEO e fundador da plataforma de personalização de marketing nectarOM. "Um desenvolvedor de rock star não quer passar seus dias escrevendo casos de teste, mesmo que eles estejam desenvolvendo para eles."
Esses casos de teste podem não ser as tarefas mais desejáveis, mas são vitais para garantir sua Obras de produtos, disse Kirpalani.
8. Aplicativos de negócios
O desenvolvimento de aplicativos não é barato. Pode parecer uma boa ideia criar aplicativos personalizados para suas operações e equipe de negócios, mas contratar um desenvolvedor para criar aplicativos de negócios exige um investimento considerável de tempo, dinheiro e paciência. Enquanto isso, há muitos aplicativos de negócios abrangentes disponíveis para fazer praticamente qualquer coisa que você precise fazer.
"Há uma boa opção de suítes de negócios disponíveis no mercado, como o MS Office 365 e o Google Apps", disse ele. Dmitry Yakovlev, arquiteto de software da DataArt, uma empresa de desenvolvimento de software personalizado. "As empresas devem terceirizar esses tipos de infra-estrutura o máximo que puderem, especialmente aquelas que não têm pessoal de TI internamente".
Esses aplicativos são ricos em recursos e usados por muitas outras empresas, por isso eles são atualizados com freqüência com o A mais recente tecnologia para manter seus negócios ágeis e competitivos, e eles não exigem os custos extras de contratação de desenvolvedores.
9. Projetos fora do seu escopo de especialização
Os profissionais de TI não são especialistas em todos os tipos de tecnologias. Eles podem ter conhecimento em uma área específica, mas isso não significa necessariamente que eles podem trabalhar em um projeto relacionado sem ter o treinamento necessário para obter experiência. Com este exemplo em mente, considere que, se uma tarefa requer habilidades e tempo que sua empresa simplesmente não tem internamente, é hora de terceirizar, disse Yakovlev. “Projetos de desenvolvimento que estão fora da equipe de especialistas são bons candidatos devem ser repassados aos fornecedores ", observou Yakovlev.
Embora alguns projetos exijam autonomia do fornecedor, muitos fornecedores estão abertos à colaboração, o que pode manter seus funcionários envolvidos no projeto, ao mesmo tempo que os expõe à nova tecnologia e aos processos
Para que as empresas realizem o controle de qualidade e garantam que todos estejam na mesma página, os proprietários de negócios devem ter uma visão clara do que desejam e designar uma pessoa com interesse no projeto, informou Yakovlev.
"O projeto deve ter um escopo interno e bem definido de uma parte interessada e critérios de aceitação claros", afirmou.
10. Qualquer coisa que não possa ser automatizada
Se você tiver tarefas tediosas para cuidar, tomá-las consigo mesmo pode consumir muito tempo e contratar um funcionário interno provavelmente seria um desperdício de recursos. Em alguns casos, você pode simplesmente automatizar essas tarefas, mas se não, você definitivamente deve considerar a terceirização, disse Terra Andersen, CEO e fundador da consultoria de desenvolvimento e marketing on-line TCA Media.
"Pode ser automatizado?" Andersen disse. "Em caso afirmativo, há provavelmente um software ou script que pode automatizar a tarefa que você pode estar pensando inicialmente em terceirizar. Se não puder ser automatizado, é seguro dizer que ele precisa ser delegado."
No entanto, se você decidir terceirizar tarefas como essa, é importante ser claro sobre o que você precisa fazer e como fazê-lo. É preciso ter documentação e treinamento adequados e detalhados, disse Andersen. “O que a maioria dos especialistas em terceirização costuma deixar de divulgar é que o treinamento inicial desses trabalhadores terceirizados exigirá cuidados e esforços”, disse Andersen. "Em vez de uma visão geral do que você precisa ser feito, você deve dividi-lo em um treinamento passo a passo muito detalhado. Isso exigirá que você saiba exatamente o que você terá sua ajuda terceirizada trabalhando. Nada deve ser vago. "
Andersen sugeriu a criação de guias em PDF e vídeos de referência, além de se manter atualizado sobre os materiais de treinamento e refiná-los, pois sua equipe terceirizada faz certas perguntas ou dificuldades em determinadas áreas.
"Seus materiais de treinamento serão tão valiosos quanto os terceirizados assistência ", disse Andersen. "A terceirização exige paciência, mas posso atestar o fato de que o trabalho inicial necessário vale mais do que a economia de custos".
Atualizado em 27 de janeiro de 2016.
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