3 Grandes desafios de conformidade enfrentados pelas pequenas empresas de hoje

Além de garantir que todas as suas operações diárias estejam funcionando sem problemas, os proprietários de negócios precisam garantir que estejam acompanhando as leis de negócios locais e federais mais recentes. Isso não é barato - uma pesquisa recente do The Workforce Institute da Kronos indica que pode custar até US $ 100.000 para pequenas empresas manterem a conformidade toda vez que as regulamentações governamentais relacionadas ao trabalho forem criadas ou alteradas.

Com base na pesquisa, aqui são os principais desafios de conformidade que as pequenas empresas enfrentam e o que você pode fazer para torná-las mais fáceis para você.

Tempo

O tempo é um dos maiores desafios citados pelos entrevistados da pesquisa. As mudanças podem se tornar lei em apenas 60 dias, mas os entrevistados disseram que precisam de mais tempo para revisar e implementar as mudanças políticas de maneira efetiva.

Mais de um terço dos entrevistados disseram que precisavam de 120 a 150 dias para se preparar implementação de novos regulamentos, e alguns até mesmo citaram 150 dias como o tempo mínimo necessário.

Há muito poucas pequenas empresas podem fazer a partir de uma posição reativa para aumentar a estreita janela de tempo fornecida para conformidade com as regulamentações governamentais. No entanto, de forma proativa, eles podem entrar em contato regularmente com seus representantes locais, estaduais e federais para solicitar que as janelas de tempo mais longas se tornem padrão.

Tecnologia

Mais da metade dos entrevistados disse que o RH e sistemas de folha de pagamento tornam a conformidade quase impossível, independentemente da intenção dos responsáveis ​​pela implementação das mudanças. Com muito pouca ajuda e suporte tecnológico inadequado, quase 60% relataram que os cantos de conformidade foram cortados pelos colegas.

"Equipar esses profissionais com tecnologia moderna e processos atualizados simplificará as obrigações diárias de conformidade para que possam se concentrar em atrair, reter e desenvolver a força de trabalho mais engajada possível ", disse Malysa O'Connor, diretora sênior de desenvolvimento de mercado de pequenas e médias empresas da Kronos.

Fazer atualizações significativas em software ou hardware foi proibitivamente caro para pequenas empresas no passado. No entanto, com o aumento da prevalência de soluções de software baseadas em nuvem, tornou-se muito mais acessível. Pequenas empresas devem considerar ampliar suas pesquisas para soluções tecnológicas além do que elas usaram no passado e começar a investigar serviços baseados em nuvem que são atualizados mais regularmente e requerem um investimento inicial menos substancial.

Informações

Por fim, pequenas empresas É difícil criar um procedimento eficaz para receber e rever as alterações de conformidade em tempo real. Mais da metade dos entrevistados disseram que dependem de seu software de RH e folha de pagamento ou de um fornecedor para aprender sobre mudanças. Outros recebem as atualizações por meio de associações setoriais, conselhos jurídicos internos, associações regionais e publicações legais.

"As organizações devem dar um passo atrás para analisar como abordam o rastreamento, a implementação e a comunicação de alterações relacionadas à conformidade e tentam identificar áreas de melhoria em seus processos ", disse Joyce Maroney, diretora do The Workforce Institute na Kronos. "[Desta forma], os profissionais de RH e folha de pagamento podem dedicar mais tempo a estratégias que melhorem o engajamento dos funcionários e forneçam uma experiência de trabalho mais positiva."

Uma abordagem poderia ser ter um funcionário dedicado a se manter informado sobre o últimas mudanças e pesquisas de soluções econômicas para novas regulamentações de conformidade como parte de suas responsabilidades diárias ou semanais.

"À medida que o governo se torna mais regulado, os custos para as empresas aumentarão e a força de trabalho sofrerá como resultado", disse Dan. Schawbel, sócio e diretor de pesquisa do Future Workplace. "As empresas devem adotar novas tecnologias e procedimentos internos para aumentar a capacidade de resposta e mitigar os custos daqui para frente."

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