Quer uma reunião de negócios melhor? Seja mais preparado
Vamos encarar: as reuniões de negócios são chatas. Ninguém gosta de ir a eles, e você raramente realiza tudo o que você quer fazer no tempo previsto. Mesmo se você tem uma agenda rígida, ainda é improvável que todos fiquem focados - uma pesquisa recente da plataforma de apresentação baseada em nuvem Prezi descobriu que 46% dos trabalhadores americanos admitem mensagens de texto, checam e-mails ou mídias sociais, navegam na Internet ou até mesmo adormecer durante a apresentação de um colega de trabalho
Por que as reuniões de negócios são tão detestáveis? Mais frequentemente do que não, é a forma como a reunião é executada. De acordo com a pesquisa Prezi, realizada em colaboração com a Harris Poll e o coach de negócios Carmine Gallo, 63% dos apresentadores sabem que as apresentações de slides - indiscutivelmente o formato mais comum para reuniões de negócios - podem ser ineficazes e entediantes para o público. eles continuam a jogar juntos os decks de slides e adotam uma abordagem aleatória e despreparada quando é hora de levantar e apresentar
"Parte da razão pela qual as pessoas não estão prestando atenção está relacionada com a apresentação dos apresentadores e sem gastar tempo para tornar seu conteúdo relevante para seu público ", disse Peter Arvai, CEO da Prezi. "Pensar na apresentação antecipadamente permite que você conecte os pontos e certifique-se de que a apresentação seja a mais sucinta possível."
"As pessoas que organizam reuniões não gastam tempo suficiente na preparação", acrescentou Larry Dorie, CEO da Web. provedor de soluções de conferência RHUB Communications. "Quando você agendar a reunião e enviar a agenda, você deve fornecer uma orientação sobre o que as pessoas devem contribuir [e o resultado desejado]. Se as pessoas souberem o que é esperado delas quando chegarem a uma reunião, elas serão mais produtivas. "
A preparação pré-reunião também inclui assegurar que sua equipe concorde com as idéias e tópicos a serem discutidos antes que alguém passe pela porta.
" Colaborar antecipadamente traz um espírito de cooperação para uma reunião ", disse Dorie. "Se as pessoas gastaram tempo [antecipadamente] examinando idéias e necessidades, há menos contenção na reunião. Isso torna-a mais eficiente."
Mas a preparação completa para uma reunião é apenas metade da batalha. O outro desafio está em manter as pessoas concentradas quando a reunião começa. "Reuniões que são muito longas desafiam a capacidade das pessoas de se manterem engajadas", disse Joel Levitt, presidente da empresa de consultoria Springfield Resources e autor de "10 Minutos por Semana". Great Meetings "(Plataforma de Publicação Independente CreateSpace, 2013). "Afastar-se muito da agenda fará com que as atenções divirtam. Exercite a liderança parando as pessoas que se repetem, vagueiam, falam sobre outras coisas ou são rudes ou perturbadoras."
Tornar sua reunião mais conversacional pedindo feedback sobre assuntos que você Saber que seu público se preocupa também pode levar a um melhor engajamento, se você permanecer no tópico.
"As pessoas estão programadas para se envolver, não apenas para ouvir", disse Arvai ao Mobby Business. "Uma lista de dados excessivamente longa e uma apresentação com muitos marcadores colocarão um público para dormir e será difícil para todos passarem. Em vez disso, crie uma história abrangente e alguns pontos principais que respaldem isso. Esteja sintonizado com as respostas de seu público e ajuste sua apresentação de acordo. "
Quando você decide fazer alterações ou ajustes nas suas estratégias de reunião, Levitt aconselha observar o impacto dessas mudanças para saber o que está funcionando e o que não é, para que você possa se concentrar nas táticas mais eficazes.
Reuniões de negócios às vezes são necessárias, e seguir o conselho acima pode certamente ajudar a torná-las mais produtivas. Mas o ambiente de trabalho e a atitude corretos podem realmente permitir que você faça mais por não ter reuniões.
"Reuniões ocupam muito tempo, e muitos tópicos que poderiam ser discutidos em uma reunião poderiam ser tratados com uma rápida." -um-um-conversas ", disse Zach Supalla, fundador e CEO do toolkit IoT open-source Spark. "Ao criar uma cultura em que as pessoas se sentem capacitadas para tomar suas próprias decisões, você pode reduzir drasticamente a sobrecarga da equipe e aumentar o que você e sua equipe podem obter."
Originalmente publicado no Mobby Business
. Correção: Em uma versão anterior deste artigo, o sobrenome de Peter Arvai foi digitado incorretamente como "Arzai" em uma referência.
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