Dicas e Serviços para Ajudar Seu Escritório a Ir Sem Papel

Com a abundância de aplicativos móveis, software on-line e plataformas de armazenamento digital, as empresas têm muitas oportunidades para reduzir o uso de papel no escritório. Fazer não só é ecologicamente correto, mas também pode aumentar a organização, arquivando tudo em um único lugar - sem documentos soltos.

Para ajudar a facilitar o processo de passar sem papel, pedimos a especialistas que compartilhem seus melhores conselhos.

Faça um hábito

Usar papel e caneta pode parecer um instinto, mas usar papel sem papel também pode se tornar uma prática natural. Mesmo se você não estiver familiarizado com um software / serviço, não tenha medo de adotar os avanços tecnológicos.

"Muitas empresas são resistentes a qualquer mudança em suas formas de trabalho, incluindo o uso de papel", disse Alex Shevelenko, CEO e fundador da RELAYTO. "Embora a cultura não possa ser mudada da noite para o dia, o truque aqui é ter uma solução alternativa que seja de baixo atrito e fácil de implantar."

Treine você mesmo para escolher serviços digitais sempre que puder - mas não force . Pode levar tempo, mas acabará por se sentir como segunda natureza.

Faça a transição gradual

Andrej Godina, chefe de TI da Inform Communications, observou que você ainda pode usar uma caneta e papel enquanto está sem papel. Você não precisa desistir do peru frio, e certamente não precisa ser totalmente digital.

"Nosso objetivo era tornar a transição o mais fácil, fácil e tranquila possível", disse ele. "Nós focamos nossos esforços em nos tornar mais eficientes, o que se manifesta por meio da velocidade de armazenamento e recuperação ... Uma vez que você pode eliminar a dor e a fricção de ficar sem papel, a promoção e o uso tomam conta de si mesmos."

Nota do editor: Procurando informações sobre software de gerenciamento de documentos? Preencha o questionário abaixo para se conectar com fornecedores que podem ajudar:

Invista em uma tecnologia melhor

Embora algumas plataformas digitais sejam gratuitas, como o Google Docs e o Basecamp, há muitas outras necessárias com um custo. Não se coíbe de escolher um ótimo software ou serviço porque é um pouco mais caro do que você gostaria que fosse. Se você deseja desempenho de qualidade, precisa investir em equipamentos e programas de qualidade

Aplicativos, software e serviços

Você pode obter um escritório sem papel familiarizando-se e investindo nesses softwares e serviços.

Aplicativos de digitalização

Com o escaneamento de aplicativos, você pode escanear anotações, documentos, imagens e muito mais, de forma que estejam todos em um único local.

• CamScanner
• Evernote scannable
• Microsoft OneNote

Serviços de assinatura eletrônica

Em vez de exigir uma assinatura por escrito no papel, os serviços de assinatura eletrônica permitem assinar digitalmente.

• AdobeReader
• Hightail
• Visualizar

Aplicativos de rastreamento de despesas

Você pode manter guias e organizar suas Despesas com pequenos negócios on-line usando aplicativos de controle de despesas

• Expensify
• Concur
• Wally

Para obter mais informações, confira estes cinco aplicativos de controle de despesas.

Serviços de fax

Com serviços de fax você pode enviar e receber faxes por e-mail e armazená-los digitalmente.

• Nextiva
• GotFreeFax
• SRFax

Para obter mais informações Verifique as nossas melhores escolhas para serviços de fax on-line

Software e serviços de gerenciamento de documentos

Se você escolher sistemas de gerenciamento de documentos auto-hospedados ou hospedados em nuvem, eles funcionarão como um arquivo digital.

• M-Files
• FileHold Express
• Dokmee

Serviços de armazenamento em nuvem

Compartilhe e armazene arquivos grandes sem a preocupação de perdê-los ou perdê-los

• Zoolz
• Backblaze
• Carbonite

Software de contabilidade

Acompanhe e monitore suas finanças com o software de contabilidade.

• QuickBooks
• FreshBooks
• Xero

Para mais informações, confira nossas melhores escolhas para softwares de contabilidade

Sistemas digitais de atendimento e tempo

Você e seus funcionários podem rastrear horas digitalmente usando sistemas de tempo e atendimento.

• stratustime
• uAttend
• Folhas de cálculo

Para mais informações, consulte as nossas melhores escolhas para sistemas de presenças e horários.

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