Escolhendo o software de gerenciamento de projetos: Guia do comprador

O software de gerenciamento de projetos é uma maneira versátil de otimizar o processo de gerenciamento de qualquer projeto, seja projetando e construindo o interior de um edifício ou criando um site para um cliente. O software de gerenciamento de projetos ajuda a unificar o processo, em vez de forçar as equipes a trabalhar em vários aplicativos diferentes. Em vez disso, ferramentas de comunicação, compartilhamento de arquivos, monitoramento de tarefas e prazos e geração de relatórios são consolidados em um aplicativo de software.

O software de gerenciamento de projetos funciona como um espaço de trabalho em tempo real que ajuda a manter seu foco no panorama geral. gerenciando os detalhes do dia a dia. Os melhores são os trabalhos de reescalonamento dinâmico e automático quando um prazo é perdido; alguns até mesmo remarcam o trabalho dependendo da conclusão da tarefa tardia.

Preciso de software de gerenciamento de projetos?

É importante reconhecer que o software de gerenciamento de projetos foi projetado para projetos completos que levam tempo e trabalho em equipe para serem concluídos. Eles provavelmente são muito abrangentes e aprofundados para o trabalho de rotina. Por exemplo, o uso de software de gerenciamento de projetos para configurar e configurar uma rede de computadores seria bastante útil. No entanto, usar software de gerenciamento de projetos para manter uma rede de computadores provavelmente seria desajeitado e confuso.

Uma boa regra para determinar se você está trabalhando em um projeto é perguntar: "Tenho uma data de início definitiva? Do Eu tenho um prazo final definitivo? Tenho uma compreensão clara dos meus objetivos entre agora e então? "

" Uma empresa precisa de software de gerenciamento de projetos quando está coordenando vários indivíduos ou unidades de negócios, interna ou externamente, para concluir tarefas que envolvem uma variedade de entregáveis ​​ou criativos ", disse Conrad Magalis, gerente de marketing de Adiantamento de Aceitação. "É uma prática recomendada para que todas as informações e conversas relacionadas a um projeto ou tarefa específicos possam ser documentadas e delegadas a cada envolvido envolvido."

Os sinais que uma organização precisa de gerenciamento de projetos incluem o seguinte:

• Projetos adiada devido à excessiva correspondência por e-mail, com o trabalho sendo enterrado nas caixas de entrada dos membros da equipe
• Confusão em torno de planilhas excessivamente ocupadas e não amigáveis ​​
• Prazos perdidos, seja com tarefas individuais ou projetos completos, devido à falta de responsabilidade e transparência no processo
• Má comunicação entre os membros da equipe e os gerentes devido a uma falha em relatar o status do projeto ou tarefas individuais
• Trabalho sobreposto ou redundante devido à confusão em torno da função específica de cada membro da equipe
• Linhas de tempo pouco claras ou perdidas como resultado de um planejamento deficiente ou comunicação deficiente

Alavancar as soluções de gerenciamento de projetos na situação certa pode agilizar todo o processo, permitindo que sua equipe ofereça um trabalho de qualidade superior em um período de tempo mais curto. O melhor software permite que você salve e rastreie vários projetos simultaneamente, facilitando o monitoramento dos prazos e do progresso de cada membro da equipe. Essencialmente, sua carga de trabalho pode ser salva em uma única plataforma, onde cada um dos membros de sua equipe tem acesso a todas as informações necessárias para cumprir sua própria função.

Como é o software de gerenciamento de projetos?

Software de gerenciamento de projetos geralmente começa com um painel que serve como base e fornece acesso a todos os principais recursos do software. No painel, os usuários podem criar novos projetos, bem como gerenciar e organizar os antigos. Em muitas soluções de gerenciamento de projetos, o painel também é o lar de uma visão geral dos projetos ativos e concluídos, que os usuários podem acessar a qualquer momento. Frequentemente, os painéis podem ser compartilhados entre equipes inteiras, dando a eles acesso total a projetos e tarefas relevantes.

"O software de gerenciamento de projetos permite que os usuários consolidem as atividades de trabalho em uma plataforma central, permitindo que os funcionários economizem tempo alojando todas as ferramentas de tarefas em uma interface", disse John Furneaux, CEO da Hive, ao Mobby Business. "A variedade de softwares varia de iniciantes - como o Hive - a players veteranos como o SharePoint. Todo o software de gerenciamento de projetos varia em suas capacidades, e é importante avaliar quais são as necessidades do negócio e como os processos podem ser melhorados".

e as tarefas geralmente podem ser criadas (ou solicitadas, se um superior deve aprovar o projeto antes de começar) diretamente no software de gerenciamento de projetos. Depois que um projeto é criado, os usuários têm acesso a diversas ferramentas para organizar e coordenar aspectos específicos de cada projeto, garantindo a responsabilidade pela pontualidade e qualidade das tarefas atribuídas especificamente.

Os funcionários também podem agendar e acompanhar tarefas e cronogramas do projeto. ferramentas sofisticadas como gráficos de Gantt. Essas ferramentas ajudam a manter os membros da equipe na mesma página, mesmo que não trabalhem no mesmo local físico, e aliviam o fardo de cumprir prazos apertados. Como os membros da equipe são capazes de ver quais tarefas são atribuídas entre si, elas podem se coordenar entre si com muito mais facilidade. Alguns softwares até possuem aplicativos de bate-papo integrados, o que torna a colaboração instantânea e direta.

Para os gerentes, o controle total sobre a direção do projeto é fundamental. Os gerentes podem reatribuir o trabalho ou embaralhar as tarefas atribuídas se um membro da equipe estiver sobrecarregado, enquanto outros não, gerenciando recursos de maneira mais eficiente em tempo real. Com visões gerais e relatórios detalhados, os gerentes também podem ficar mais facilmente a par dos novos desenvolvimentos. Qualquer projeto complexo tem muitas partes móveis, por isso é importante manter seus responsáveis ​​informados - isso é o que o software de gerenciamento de projetos faz para sua equipe de gerenciamento.

Escolhendo o software de gerenciamento de projetos certo

Enquanto a maioria dos aplicativos de gerenciamento de projetos de qualidade oferecer todos os recursos descritos acima, não há dois exatamente o mesmo. Isso faz com que o processo de seleção seja um componente essencial do sucesso de sua organização. Uma grande empresa, por exemplo, terá necessidades diferentes de uma pequena startup com uma pequena equipe. Examinar cada aplicativo de perto e fazer as perguntas certas é fundamental.

"As empresas devem dedicar tempo para demonstrar várias opções antes de avançar, bem como incluir o tempo de 'adoção' para a equipe e os clientes se acostumarem a usar o aplicativo. ", Disse Magalis. "Se você estiver trabalhando em um campo altamente técnico (como TI), pode ser mais comum do que em outros setores ter experiência com aplicativos de gerenciamento de projetos."

Também pode ser útil identificar os problemas específicos que você atualmente tem projetos de gerenciamento. Ao reconhecer onde estão as armadilhas - talvez seja o compartilhamento de atualizações pontuais com um cliente ou talvez a comunicação interna -, é possível se concentrar mais facilmente em software que reforce seus pontos fortes e ofereça suporte a seus pontos fracos. Cada aplicativo de gerenciamento de projetos tem seus próprios recursos de destaque, portanto é essencial selecionar um que complemente sua equipe.

Por fim, escolher um sistema que você possa implementar e usar facilmente é fundamental. De que adianta uma solução que traga uma implantação desajeitada, criando dores de cabeça para sua equipe e levando a um esforço contraproducente apenas para que ela funcione? Além disso, se sua equipe não puder aprender a usar o sistema, em última análise, ela oferece zero benefícios. A implementação e a facilidade de uso devem ser fatores significativos na determinação.

"É difícil implementar com sucesso um sistema de gerenciamento de projetos corporativos. Essa é uma questão cultural, não de ferramenta", disse Alan Zucker, diretor fundador da Project Management Essentials. "A maioria das organizações não tem práticas consistentes e padrão para gerenciar projetos e relatórios sobre o desempenho do portfólio. Algo aparentemente simples como ter um dia padrão para relatar status em toda a empresa pode gerar ondas de choque, pois as pessoas estão acostumadas a reportar status em um dia específico." geralmente por causa de sua cadência de status executivo. "

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