Relacionamento insalubre com sua caixa de entrada? Como quebrar maus hábitos de email

Enquanto o e-mail existe há décadas, as pessoas estão conectadas a ele agora mais do que nunca. Reachmail, mesmo que a verificação de e-mails ao longo do dia possa diminuir a produtividade, quase 84% dos entrevistados o fazem com frequência. Na verdade, mais da metade dos entrevistados envia mais de 10 e-mails por dia.

Não é apenas durante o dia de trabalho que os e-mails de trabalho estão distraindo as pessoas. Outra pesquisa da Reachmail revelou que 75% dos americanos verificam seus e-mails nos dias de folga e à noite, e 61% checam suas caixas de entrada durante as férias.

Embora o e-mail seja uma ótima forma de comunicação tradicional, não deveria ser tudo consome. Veja como você pode quebrar esses hábitos e criar um relacionamento mais saudável e eficiente com o email

Desenvolver uma agenda de email

Uma das últimas tendências no gerenciamento de email é conhecida como "inbox-zero". O objetivo é manter a sua caixa de entrada sempre limpa, mas aqueles que praticam essa técnica tendem a checar seus e-mails mais de 25 vezes por dia, de acordo com a pesquisa "Tendências por e-mail após as horas de trabalho".

menos distraído por e-mail e mais produtivo, abandonar o conceito e criar um cronograma para limitar a quantidade de tempo gasto lendo e respondendo. Isso minimiza as interrupções que inviabilizam sua produtividade nas tarefas e garante que você reserve um tempo adequado para elas.

Não há uma regra para qual tipo de programação funciona melhor. Se você não tem certeza da frequência com que precisa estar na sua caixa de entrada, tente verificá-la em três horários designados por dia durante uma semana por um período fixo de tempo. Em seguida, reduza o tempo da semana seguinte até encontrar o tempo mínimo necessário para responder adequadamente.

Gerenciar expectativas e criar limites é uma parte importante da criação de uma agenda de email. Certifique-se de que os clientes ou colegas de trabalho estejam cientes do novo cronograma configurando uma resposta automática com seu host de e-mail ou adicionando seus tempos de resposta de e-mail à sua assinatura. Dessa forma, as pessoas acostumadas a respostas instantâneas não ficarão surpresas ou ofendidas se você levar três horas para responder em vez de três minutos.

Organizar o conteúdo em pastas

Criar pastas que armazenam e-mails ou mensagens informativas em tempo hábil uma ótima maneira de se organizar. Se você trabalha para uma empresa que possui vários departamentos, pode ser vantajoso organizar sua conta por departamento com subpastas para material sensível ao tempo.

Desinscrever de cadeias de e-mail

Uma parte integral do processo de organização de e-mail está no mágica do link de cancelamento de inscrição. É fácil ser inundado com ofertas de empresas e fornecedores inscrevendo-se em seus ímãs de lead, mas se a correspondência subseqüente deles estiver apenas adicionando ao seu backlog de e-mail, talvez seja hora de cancelar a inscrição. Seja implacável com isso; os profissionais de marketing sabem que precisam atrair a atenção dos assinantes, e sua assinatura é seu privilégio.

Se criar uma agenda de e-mail e implementar uma política estrita da organização não tornar sua caixa de entrada mais gerenciável, talvez seja hora de considerar uma ferramenta de gerenciamento de e-mail.

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