Melhor Gerenciamento Móvel de Documentos: eFileCabinet Review

como o melhor sistema de gerenciamento de documentos para empresas com uma força de trabalho remota. Escolhemos o eFileCabinet de dezenas de sistemas de gerenciamento de documentos que consideramos. Para ler nossa metodologia completa e uma lista mais abrangente de sistemas de gerenciamento de documentos, visite nossa página de coleta de melhores escolhas.

Por que eFileCabinet?

eFileCabinet permite que os usuários façam login no sistema de qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à Internet . Além disso, o sistema oferece quase todos os recursos que as pequenas empresas desejam de um sistema de gerenciamento de documentos.

Acesso Remoto

O que torna o eFileCabinet uma solução ideal de gerenciamento de documentos para pequenas empresas com mão de obra remota é que você pode acessá-lo de qualquer lugar . Ao contrário dos sistemas no local que precisam ser especialmente configurados para você efetuar o login neles de fora do escritório, essa solução baseada em nuvem é fácil de acessar em qualquer computador ou dispositivo móvel com conexão à Internet. Isso dá aos funcionários acesso total ao sistema, estejam eles trabalhando em seu escritório, em casa ou em qualquer outro local.

Os funcionários remotos têm uso total do sistema, não apenas partes dele. Embora a maioria dos outros sistemas que analisamos ofereça acesso remoto, nem todos oferecem funcionalidade completa fora do escritório. Este sistema funciona da mesma maneira, independentemente de onde você esteja trabalhando.

Nota do editor: Procurando por um sistema de gerenciamento de documentos para o seu negócio? Se você está procurando informações para ajudá-lo a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso site irmão, o BuyerZone, forneça informações de uma variedade de fornecedores gratuitamente:

Este sistema também tem um aplicativo móvel impressionante para dispositivos iOS ou Android. Com o aplicativo, você pode visualizar arquivos antes de baixá-los, baixar e abrir documentos em outros aplicativos, carregar documentos de outros aplicativos, compartilhar arquivos por e-mail, imprimir documentos e visualizar o tamanho de cada item baixado. Você também pode fotografar documentos com uma câmera móvel e enviá-los diretamente para o sistema. Esta é uma ferramenta que a maioria dos outros aplicativos móveis dos sistemas de gerenciamento de documentos que analisamos não oferecem.

Também achamos o aplicativo móvel muito fácil de usar. É rápido e fornece acesso rápido aos documentos que você mais usa. A página inicial mostra os arquivos em que você trabalhou recentemente e aqueles que você marcou como favoritos. Além disso, há uma guia de menu que inclui uma barra de pesquisa para localizar rapidamente qualquer documento no sistema e um link que permita visualizar todos os seus gabinetes, gavetas e pastas.

Como esse é um sistema baseado em nuvem, o eFileCabinet toma várias precauções de segurança para garantir que os arquivos estejam protegidos em todos os momentos. Todos os documentos são armazenados nos data centers certificados pela segurança da empresa, que são compatíveis com PCI Nível 1. Para proteção máxima, os documentos são criptografados enquanto são transmitidos

Planos e preços

O eFileCabinet Online oferece vários planos para pequenas empresas, que diferem em armazenamento e recursos e são faturadas anualmente. Detalhes completos podem ser encontrados na página de preços da empresa

Básico

Armazenamento: 25GB

• Recursos: Compartilhamento seguro de arquivos
• Preço: $ 15 por mês, por usuário
• Vantagem

Armazenamento: 1TB

• Recursos: Compartilhamento de arquivos seguro, eFileCabinet DMS, SideKick, retenção, modelos personalizados e prontos, autenticação de dois fatores, integrações de software, acesso móvel e mais
• Preço: US $ 30 por mês, por usuário (requer mínimo 3 usuários)
• Negócios

Armazenamento: 5TB

• Recursos: Todos os recursos do plano Advantage, além da automação de processos de negócios, captura de OCR zoneada, librações de automação, ferramentas de integração, aprovações, roteamento de arquivos específicos de dados e muito mais. > Preço: US $ 55 por mês, por usuário, cobrado anualmente
• Para empresas maiores, existe um plano Enterprise que inclui uma licença de site e mais de 5 TB de armazenamento, dependendo das suas necessidades. O preço é personalizado para cada negócio e requer uma cotação do eFileCabinet
• Recursos

Um dos recursos mais valiosos que o eFileCabinet oferece é a função de permissão, que permite restringir quem pode visualizar e editar determinados arquivos. As permissões podem ser atribuídas por funcionários individuais ou grupos de usuários, como gerentes ou equipes de vendas. Isso permite garantir que apenas os trabalhadores com permissão possam acessar determinados documentos.

Esse sistema também permite criar modelos no sistema. Esses modelos servem como um quadro para documentos que você usa normalmente, como faturas ou papel timbrado. Os modelos podem ser gerados com algumas informações já preenchidas, como o nome e o endereço da sua empresa, deixando o corpo do documento vazio.

Outras características incluem um reconhecimento de caracteres ópticos zonais (ferramenta OCR), que é usado quando você digitalizar documentos no sistema; o aplicativo de desktop Sidekick, que oferece acesso rápido aos seus arquivos; SecureDrawer, que permite enviar eletronicamente arquivos confidenciais de até 1GB para colegas de trabalho ou clientes; e eSignature, que permite enviar documentos a outros para serem assinados digitalmente e armazena todos os seus arquivos assinados digitalmente em um local seguro.

O eFileCabinet integra-se ao Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage e Foxit e oferece integração de API no nível Advantage. e superior

Atendimento ao cliente

Ficamos muito satisfeitos com o atendimento ao cliente que recebemos do eFileCabinet. Durante a nossa chamada inicial, falamos com um representante que dedicou tempo para garantir que tivéssemos uma compreensão clara do sistema. Discutimos preços, como a solução em nuvem é acessada, seus recursos, como o aplicativo móvel funciona, a quantidade de armazenamento incluído e as medidas de segurança do data center.

Os usuários do sistema podem entrar em contato com a equipe de suporte via chat, telefone ou e-mail das 7h30 às 18h (MST) de segunda a sexta-feira. Um guia do usuário integrado responde a perguntas sobre como criar armários e pastas de arquivos, além de como compartilhar e armazenar documentos. Além disso, o site apresenta vários vídeos sobre como usar o sistema e uma extensa seção de FAQs

Limitações

Embora o eFileCabinet inclua praticamente tudo o que você poderia desejar de um sistema de gerenciamento de documentos, ele possui um preço relativamente alto . Esse sistema baseado em nuvem também é um dos poucos que descobrimos que cobra uma taxa de configuração. Se o eFileCabinet for muito caro para você, incentivamos você a considerar nossa escolha do melhor sistema de gerenciamento de documentos de baixo custo, que também é uma solução baseada em nuvem. Embora seja significativamente mais barato, não possui quase tantos recursos e ferramentas quanto o eFileCabinet.

Pronto para escolher um sistema de gerenciamento de documentos? Aqui está um resumo de nossa cobertura completa:

Sistemas de gerenciamento de documentos: Um guia do comprador

Melhor software e sistemas de gerenciamento de documentos 2018

• Melhor sistema de gerenciamento de documentos Em geral
• Melhor gerenciamento de documentos de baixo custo Management for Small Businesses
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