Comunicação adequada no local de trabalho na era do bate-papo e texto

As ferramentas de comunicação avançaram nos últimos 20 anos. Nós mudamos de telefonemas e faxes para e-mails e texto. Com essas mudanças, surgiu uma nova linguagem e novas regras para a etiqueta de comunicação profissional. Especialistas aconselharam deixar o humor fora dos e-mails para evitar interpretações errôneas, e houve discussões sobre o uso de saudações e assinaturas nas respostas e encaminhamentos, sem mencionar a batalha sobre as citações pessoais em blocos de assinatura.

Avance para hoje. Agora, muitas ferramentas de produtividade incluem mensagens instantâneas em seus espaços de equipe e levaram esse desafio um passo adiante com a introdução de emoticons em seus sistemas. Enquanto muitos de nós usam rostos sorridentes, rostos tristes e "LOL" em nossas comunicações informais diárias com amigos e familiares, eles devem ser usados ​​em correspondência profissional? "

" Esses tipos de ferramentas de comunicação permitem flexibilidade ", disse Dennis Collins, diretor sênior de marketing da West Unified Communications. "Muitas vezes as ferramentas de comunicação são responsabilizadas, e não o usuário, pelo uso inadequado. Em vez disso, os gerentes devem se concentrar nos resultados de uma comunicação maior e imediata, e não nos meios de chegar lá."

Os prós e contras da comunicação digital ferramentas

Existem muitos pontos positivos para usar o Slack, o Teamwork Chat e a ampla variedade de ferramentas de comunicação similares. Sharon Schweitzer, especialista internacional em etiqueta de negócios, autora e fundadora do Access to Culture, disse que as ferramentas de colaboração proporcionam às equipes uma plataforma específica para discutir e desenvolver projetos, permitindo que todos compartilhem e consolidem suas ideias. o intercâmbio entre colegas de trabalho permite que eles transmitam e recebam informações o mais rápido possível, aumentando a produtividade e a comunicação entre equipes ", disse ela. "Para um projeto que inclui várias equipes ou pessoas trabalhando remotamente, esses aplicativos ajudam a reconectar funcionários, fornecer atualizações de progresso e facilitar a colaboração. Os aplicativos também fornecem uma plataforma designada para comunicação no local de trabalho sem as distrações do Facebook Messenger ou do Google Chat, permitindo maior escritório eficiência. "

Orientar que a troca aberta pode ser um desafio. Embora Collins incentive os proprietários e gerentes de pequenas empresas a adotar a tecnologia e seguir o fluxo, ele também incentiva a definição de parâmetros.

"Defina expectativas", disse ele, "e forneça diretrizes para seu uso. A adequação de diferentes mídias faz Você pode 'falar' de uma maneira em um e-mail e expressar o mesmo sentimento em uma mensagem de bate-papo, apenas diferentemente por causa da natureza mais informal. "

Isso inclui o uso de emoticons. Collins tem várias razões pelas quais usar emoticons em chats é uma coisa boa, principalmente quando se trata de contexto.

"O conteúdo que não é relevante é apenas ruído", disse ele. "Estamos sendo inundados com conteúdo. Mas quando o conteúdo tem contexto, é mais fácil de entender. Emoticons fornecem esse contexto, tornando as mensagens unidimensionais mais robustas e mostrando inflexão." Ele dá o que a pessoa está dizendo uma sensação de comunicação visual, adicionando uma camada extra para dizer se as palavras digitadas são entendidas como uma piada, séria ou sarcástica, por exemplo. A comunicação instantânea tem outros benefícios também. Ele quebra os limites hierárquicos. Em vez de um e-mail para um chefe, depois outro para o chefe, um para o chefe e de volta para baixo, agora uma pergunta pode ser feita em tempo real. Como as pessoas não têm o tempo de atenção que costumavam usar, mensagens mais curtas em maior frequência provocam respostas melhores e mais imediatas, mantendo um projeto avançando em vez de esperar por uma pergunta e uma resposta que está subindo a escada e desce. > Também pode haver uma desvantagem no uso de emoticons, dentro ou fora de sua organização. De acordo com um novo estudo da Universidade de Amsterdã, incluindo rostos sorridentes em sua correspondência por e-mail leva os leitores a ver você como menos competente. Se isso é uma preocupação, Schweitzer tem alguns conselhos: Para trocas profissionais, deixe de fora os emojis, LOLs e memes.

"Lembre-se de que sua plataforma de trabalho on-line é, antes de tudo, uma esfera profissional projetada para facilitar o diálogo eficiente e eficaz", recomendou. "Spamming seus colegas de trabalho com GIFs é uma maneira de causar problemas e irritar seus colegas de equipe. Mantenha suas mensagens curtas e doces."

Ela também endossa usando plataformas de comunicação profissional internamente apenas. "As ferramentas externas correm o risco de expor informações confidenciais, confidenciais, de marca registrada, financeiras ou outras informações confidenciais para o público ou concorrentes. Abra o canal para os grupos internos que estão colaborando juntos e feche a conversa para todos que não estiverem envolvidos no processo. projeto. "

Outro ponto negativo é o uso das plataformas para negócios pessoais. Ele não deve ser usado para enviar mensagens para colegas de trabalho sobre assuntos não comerciais, como planos de fim de semana ou problemas pessoais.

Aviso para gerentes e funcionários

Dentro de uma organização, no entanto, o uso de emojis comuns, memes e os GIFs podem promover a familiaridade e fomentar esse sentimento de trabalho em equipe. A chave é fornecer e reforçar as diretrizes para os tipos apropriados de comunicação sobre a ferramenta e o canal de comunicação no local de trabalho.

"Use-a como uma oportunidade de liderança", disse Collins, "não uma ação do chefe. Sente-se com a equipe e explique protocolo para comunicações internas e externas e trabalhar nesses pontos do protocolo juntos. Explique o que está certo e o que não está. Uma vez determinado, monitore e envolva - pratique o que você prega. "

" A gerência pode coordenar com RH preparar diretrizes escritas para uso da plataforma ", acrescentou Schweitzer. "Os gerentes de RH podem treinar e interrogar os funcionários sobre as funções, ferramentas e diretrizes da plataforma para que seu uso continue profissional. Orientações impedem o uso pessoal e não autorizado (por exemplo, fofoca no escritório). Instrua os funcionários a não enviar mensagens pessoais ou confidenciais; que, como em qualquer sistema de mensagens on-line, as mensagens não são particulares. "

Além disso, para impedir que sua equipe se distraia com notificações, crie uma substituição ou diretiva de gerenciamento que os obrigue a ajustar suas configurações para receber apenas alertas relacionados a elas e seu grupo de trabalho. Isso reduz o desperdício de tempo e aumenta a produtividade.

Por fim, enfatize que uma plataforma de mensagens não é um substituto para reuniões presenciais, telefonemas ou videoconferências, todos eles com comunicação mais personalizada e eficaz. Embora os aplicativos on-line sejam convenientes, eles nunca devem ocupar o lugar das interações interpessoais em tempo real. Não há problema em enviar mensagens instantâneas para ver se alguém está disponível para conversar, mas as discussões sobre a substância ainda devem ocorrer pessoalmente. Nenhum smiley eletrônico ou "LOL" pode tomar o lugar de um sorriso verdadeiro ou de uma equipe rindo, discutindo e trabalhando em conjunto.

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