Como planejar seu dia de trabalho para a produtividade

As demandas do ambiente de trabalho moderno geralmente significam desfocar as linhas entre o trabalho e o tempo pessoal. Seja você um empreendedor ou um profissional corporativo, você pode responder a e-mails, atender chamadas e concluir projetos muito depois de sair do escritório por um dia.

Enquanto alguns prosperam nesse "sempre ativo", workaholic cronograma, muito do que pode levar a burnout - o que significa que, embora você esteja constantemente trabalhando, você não está obtendo muito realizado. Se você quiser aproveitar ao máximo suas horas de trabalho (sempre que puderem estar), aqui estão três maneiras de planejar seu tempo e maximizar sua produtividade.

Tenha um plano (flexível) para cada dia

Iniciando cada dia de folga escrevendo um "plano de ataque" pode ajudá-lo a superar suas tarefas e manter o foco durante as horas de trabalho, disse Bradley Anderson, engenheiro de software da MyRadar.

"Faça o seu melhor para passar o dia trabalhando no lista que você fez ", disse Anderson. "Se você estiver sendo interrompido ou desviado, faça um esforço consciente para voltar à tarefa assim que for capaz."

No entanto, não deixe seu plano ficar tão rígido que você não seja capaz de se acomodar. alterações ou situações inesperadas que possam surgir. Kameron Frugoli e Taylor Gallanter, co-fundadores da barbearia móvel The Hot Towel, disseram que a flexibilidade é a chave para o seu sucesso. "Sabendo quantas horas eu vou trabalhar e quantos clientes eu vou ver um dia são coisas importantes a serem consideradas no meu planejamento, mas eu sempre tento dar um passo para trás e me certificar de que meu planejamento não fique muito granular ", disse Frugoli ao Mobby Business.

" Precisamos saber quando siga o roteiro e quando estar pronto para agir em tempo real ", acrescentou Gallanter. "Quer se trate de um pneu furado, multa de estacionamento, janela quebrada ou um defeito elétrico, você tem que aprender como rolar com os socos e não deixar que essas coisas o impeçam de ter um dia produtivo."

Priorize convites para reuniões e recuse quando Pode

Reuniões e um calendário completo são frequentemente marcas de um funcionário ocupado, mas "ocupado" não é necessariamente "produtivo". Dennis Collins, diretor sênior de marketing da West Unified Communications Services, aconselhou a recusar reuniões desnecessárias sempre que possível para liberar seu precioso tempo.

"Quando se trata de reuniões, as empresas muitas vezes vivem de acordo com o mantra de" todos convidados " disse. "Nossa própria pesquisa descobriu que apenas 36% de todos os funcionários contribuem ativamente em todas as reuniões que participam, indicando um problema real de produtividade para as empresas".

Como você sabe se deve aceitar ou rejeitar um convite para reunião? Collins disse para avaliar se sua presença é necessária e determinar se você pode se dar ao luxo de colocar outras prioridades em espera. Se você acha que uma reunião oferece um baixo retorno sobre seu investimento de tempo, você não deve se sentir compelido a comparecer, disse ele.

"Desculpe-se pela reunião e, se apropriado, recomende a um colega melhor contribuir para a conversa ", acrescentou Collins. "Outra opção é apenas participar de parte da reunião e depois se desculpar quando a reunião for transferida para tarefas fora de sua carga de trabalho. Apenas certifique-se de discutir e organizar o tempo antecipadamente com o organizador da reunião."

Pare de tentar a multitask

Muitos estudos mostraram que a multitarefa não é o benefício de produtividade que muitas pessoas querem acreditar. A pesquisa da Universidade de Stanford, por exemplo, descobriu que as pessoas que constantemente tentam multitarefas "não podem prestar atenção, recordar informações ou mudar de um emprego para outro, bem como aqueles que completam uma tarefa de cada vez".

Universidade da Califórnia, Irvine, que descobriu que uma vez que uma pessoa está distraída, leva uma média de 25 minutos para retornar à tarefa original. Portanto, a tarefa única é o caminho a percorrer se você quiser manter seu dia na pista.

"A multitarefa pode fazer parecer que você está fazendo muita coisa, mas na realidade, o tempo adicionado a partir da troca de contexto está realmente deixando você mais lento", disse Anderson.

Collins concordou, observando que é sensato limitar as distrações bloqueando seções de sua agenda para projetos específicos - o que pode significar ficar "offline" e informar seus colegas que você estará menos disponível por um curto período.

"É muito melhor se concentrar em um projeto por algumas horas e produzir qualidade trabalhar do que arriscar trabalhar em vários projetos de uma vez e se perder no mix ", disse Collins.

E se você acha que" trabalhar durante o almoço "vai ajudá-lo a realizar mais, pense novamente: As desvantagens da multitarefa entram em Tocar aqui também, e você só vai se queimar se você não agendar pausas em seu dia de trabalho.

"(Trabalhando através de quebras) é comum dentro de empresas hoje, especialmente a comunidade de inicialização", disse Gallanter. "Eu uso minhas pausas como pequenos momentos ao longo do meu dia para pensar e relaxar."

"Não é só bom para o meu corpo, já que estou em um trabalho onde estou de pé a maior parte do dia, mas eu acho que isso também ajuda a limpar minha mente e manter o foco ", Frugoli acrescentou.

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