FileHold Express Review: Melhor Sistema de Gerenciamento de Documentos para Pequenas Empresas

Nossa pesquisa e análise de sistemas de gerenciamento de documentos em 2018 nos leva a recomendar o FileHold Express como o melhor sistema de gerenciamento de documentos para pequenas empresas. Escolhemos o FileHold das dezenas de documentos sistemas de gestão que consideramos. Para nossa metodologia completa e uma lista mais abrangente de sistemas de gerenciamento de documentos, visite nossa página de coleta de melhores escolhas.

Por que o FileHold?

O FileHold tem uma interface intuitiva que é excelente para pequenas empresas. Ele usa a mesma estrutura de arquivamento do Windows Explorer, o que facilita o aprendizado e a introdução a novos funcionários.

Fácil de usar

O que torna o FileHold tão atraente para pequenas empresas é que ele tem a mesma aparência dos programas eles estão acostumados. A estrutura de arquivamento incorpora a mesma abordagem de gabinete, gaveta, pasta e subpasta usada pelo Windows Explorer. Uma vez instalado, os funcionários devem ser capazes de se atualizar rapidamente.

Ficamos impressionados com a interface limpa do sistema. Ao contrário de outros sistemas que estão cheios de ícones e imagens, tudo que você vê ao efetuar login é a biblioteca de documentos que está sendo executada no lado esquerdo da página e uma barra de pesquisa na parte superior. Você arquiva, pesquisa e revisa todos os documentos desta mesma página. Muitos dos outros sistemas que examinamos obrigam você a alternar entre as páginas.

Nota do editor: Procurando por um sistema de gerenciamento de documentos para o seu negócio? Se você está procurando informações para ajudá-lo a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso site irmão BuyerZone forneça gratuitamente informações de uma variedade de fornecedores:

As pastas MyFileHold do sistema são extremamente úteis . Essas são pastas separadas sobre a biblioteca geral de gabinetes e gavetas para os documentos mais usados, os arquivos que você fez check-out, os alertas ou lembretes que você tem, os arquivos acessados ​​recentemente e os documentos que você adicionou recentemente o sistema. Isso fornece um instantâneo dos documentos em que você está trabalhando atualmente e dos itens que precisam de atenção imediata.

O FileHold permite uma boa quantidade de personalização. Os funcionários podem adaptar partes do sistema às suas preferências pessoais. Você pode personalizar links rápidos para uma variedade de tarefas, como adicionar arquivos, vincular documentos e fazer o check-out de arquivos. Você escolhe os atributos de metadados específicos - como tipo de documento, versão, número de arquivos vinculados e autor - que aparecem ao lado do nome do arquivo.

Você pode arquivar documentos no sistema de várias maneiras. Você pode arrastar e soltar arquivos já no computador ou na rede, além de digitalizar documentos diretamente no sistema. A integração do Microsoft Office permite adicionar documentos nos quais você está trabalhando no Word, Excel, Outlook ou PowerPoint com o clique de um botão

Uma vez no sistema, um documento em uma caixa de entrada. Aqui, você define seus atributos de metadados e escolhe o local onde deseja arquivá-los. FileHold oferece uma infinidade de atributos que podem ser anexados a cada arquivo, para que você possa selecionar diferentes propriedades para diferentes tipos de documentos. Por exemplo, atributos para faturas podem incluir o cliente para o qual a fatura é e a data que deve ser paga, enquanto um folheto pode ter propriedades como quem criou e quando foi adicionado ao sistema.

FileHold oferece várias maneiras fáceis para encontrar rapidamente os documentos que você está procurando. A opção mais fácil é digitar palavras ou frases que você está procurando em um documento na barra de pesquisa principal, que é semelhante à barra de pesquisa do Google. Isso pesquisa toda a biblioteca de arquivos. No entanto, em vez de trazer apenas documentos com a expressão exata que você pesquisou, essa opção retorna resultados que incluem sinônimos, palavras vinculadas e palavras intimamente associadas aos termos de pesquisa originais. Quando os resultados são retornados, você pode clicar em um arquivo, e uma caixa de visualização destaca as palavras que você estava procurando, para que você possa ver rapidamente se é o documento que você precisa. Você também pode realizar pesquisas avançadas que permitem procurar arquivos com base em atributos de metadados.

Recursos

Ficamos especialmente impressionados com as inúmeras ferramentas de colaboração, que incluem um recurso de check-in e checkout que impede que mais de uma pessoa trabalhe no mesmo documento ao mesmo tempo. Você também pode definir alertas que notificam automaticamente os colegas de trabalho quando os documentos são registrados e removidos ou quando são feitas alterações nos arquivos.

O software mantém um registro de auditoria de todos que acessam cada arquivo e quando eles o fazem. revisar versões anteriores de documentos após as alterações terem sido feitas

Felizmente para empresas com funcionários remotos, o sistema pode ser acessado de qualquer lugar, por meio de qualquer computador conectado à Internet ou dispositivo móvel. Quando você está logado remotamente, o software permite que você pesquise, recupere e trabalhe em qualquer documento salvo no sistema. Nem todos os sistemas auto-hospedados que examinamos oferecem essa extensão de acesso remoto.

Para garantir que os funcionários vejam apenas os arquivos e documentos que devem, o FileHold oferece 11 opções de segurança, desde o sistema somente leitura até o sistema. administração. Você também pode definir permissões de acesso específicas para gabinetes e pastas inteiras, bem como para arquivos individuais.

Outros recursos padrão incluem um calendário que controla tarefas não concluídas, a opção de vincular virtualmente arquivos no sistema e software de digitalização. converte automaticamente o texto em documentos de papel datilografados em dados editáveis ​​e pesquisáveis ​​

Você pode adquirir recursos opcionais por um custo adicional, incluindo recursos de fluxo de trabalho, a opção de criar contas de convidado para usuários somente leitura e funcionalidade de assinatura eletrônica. > Custo

Como o FileHold é um sistema auto-hospedado, a maioria dos custos é apenas uma taxa única. O preço é dividido em várias partes, com encargos para o software, licenças de usuário e instalação, implementação e treinamento.

O sistema está disponível em dois planos de preços: FileHold Express e FileHold Enterprise. O plano Express é projetado para empresas com 20 ou menos funcionários, enquanto o plano Enterprise acomoda empresas maiores. Ambos os planos oferecem a mesma experiência do usuário, recursos e ferramentas. A diferença está na estrutura de preços.

Estes são os custos únicos do FileHold Express:

Software para servidor:

• $ 3.750 (inclui cinco usuários e seis meses de suporte) Licenças adicionais:
• US $ 200 cada, até 20 usuários (inclui visualizadores de documentos da Web e de área de trabalho) O único custo recorrente é o suporte contínuo. Você tem a opção de pagar uma taxa anual que lhe dá atualizações para o software e suporte técnico contínuo. Esse custo é de 20% de sua taxa original. Para pequenas empresas que precisam de uma plataforma abrangente de gerenciamento de documentos com todos os recursos essenciais, o plano Express é um bom valor devido ao custo único.

Se o custo inicial for demais para empresas incipientes, a FileHold oferece tanto juros opções de financiamento e aluguel. A maioria dos outros sistemas que analisamos não oferecem esses planos de pagamento.

Atendimento ao cliente

Em geral, ficamos muito satisfeitos com o atendimento ao cliente que recebemos da FileHold. A maneira preferível de obter suporte é por email. FileHold respondeu ao nosso inquérito por email em 10 minutos. O representante respondeu todas as nossas perguntas em detalhes, com links para o site com informações adicionais.

Uma vez que seu sistema esteja funcionando, você pode entrar em contato com a equipe de suporte ao cliente da FileHold por e-mail ou ticket de ajuda online. (O serviço de telefone não é uma opção.) Há também muitos recursos no site da empresa, incluindo uma série de guias do usuário. Além disso, o software inclui acesso interno aos guias de ajuda

Limitações

A maior desvantagem potencial do FileHold é que ele é basicamente um sistema auto-hospedado, portanto você precisa ter seu próprio servidor e precisa de um Especialista em TI disponível com conhecimento em manutenção de servidores, o que pode resultar em custos adicionais. Uma opção de nuvem está disponível, mas não é hospedada pelo FileHold, portanto, você teria que organizar um serviço de nuvem de terceiros para hospedá-lo e pagar os custos de usá-lo.

Outra possível falha é que o suporte ao cliente está disponível apenas por e-mail e on-line. Embora tenhamos recebido uma resposta extremamente rápida quando enviamos um e-mail, algumas empresas podem ser desligadas por não poder simplesmente chamar alguém para obter ajuda.

Também é importante observar que este sistema não é compatível com computadores Mac. Se o seu escritório for baseado em Mac, recomendamos que você considere o melhor software de gerenciamento de documentos para dispositivos móveis, pois oferece acesso total a partir de qualquer dispositivo habilitado para a Web.

Pronto para escolher um sistema de gerenciamento de documentos? Aqui está um resumo de nossa cobertura completa:

Sistemas de Gerenciamento de Documentos: Um Guia do Comprador

• Melhor Software e Sistemas de Gerenciamento de Documentos 2018
• Melhor Software de Gerenciamento de Documentos Global
• Melhor Gerenciamento de Documentos de Baixo Custo Gerenciamento de documentos

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