Como impedir que o e-mail assuma a sua vida

Todo trabalhador conhece a sensação de estar sobrecarregado com a caixa de entrada de seus e-mails. E parece estar piorando. Encontrar maneiras de gerenciar seu e-mail - quanto você ganha, com que frequência você checa e como agir, é a chave para se manter saudável e produtivo.

Scott Kurnit, fundador do serviço gratuito de gerenciamento de e-mail theSwizzle, disse que a chave para gerenciar o email é evitar responder a cada email conforme ele chega. Em vez disso, você deve reservar um tempo para responder aos e-mails uma vez por hora ou algumas vezes por dia, disse Kurnit.

"Confesso ser viciada em e-mail, mas isso não significa que estou disposto a aceitar sobre a minha vida ", disse Kurnit. "Eu verifico isso o tempo todo e integrei-o em minha vida, parcialmente certificando-me de que cada um é o mais produtivo possível. E, há momentos em que você precisa colocá-lo em seu lugar."

Além de Atrasando respostas a e-mails, o Kurnit tem várias outras dicas para manter o e-mail sob controle. Eles incluem:

• Mantenha curto: Ensine as pessoas a escreverem mensagens curtas na linha de assunto, seguida da sigla, eom (para o final da mensagem).
• Afastar: Feche seu cliente de e-mail para uma hora ou duas para que você não fique tentado a ver, ler e responder a cada minuto.
• Faça um intervalo para o e-mail: Sugira que todos visitem seus e-mails em intervalos de três minutos a cada hora em reuniões longas pessoas não prestando atenção em todos os momentos. E com a penalidade certa para trapacear, você provavelmente vai pegar um monte de smart phones de graça!
• Deixe os outros saberem se eles são transgressores por e-mail: Ensine as pessoas que enviam e-mails longos a colocar uma frase em resumo o topo. Sinta-se à vontade para enviar o e-mail de volta ao remetente e dizer "mais curto, por favor".
• Salve as coisas para mais tarde: Use suas bandeiras ou estrelas para lidar com um e-mail longo ou complexo para depois. Muitas vezes, quando você volta lá, você não precisa lidar com tudo isso.
• Mantenha-se longe de todas as conversas: Suponha que se você está na lista do cc que é apenas FYI… então, faça não entre na conversa.

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