Saindo do Empregado? 5 Passos para uma Transição Suave

Quando você recebe um aviso de renúncia de um de seus principais funcionários, É provável que muitos pensamentos passem por sua cabeça. "Eu pensei que ela estava feliz com seu trabalho." "Como ela pôde nos deixar em um momento tão crítico?" "Podemos nos dar ao luxo de oferecer mais dinheiro e fazê-la ficar?"

Uma vez que você processou a notícia, no entanto, você tem que enfrentar o próximo desafio inevitável: fazer uma transição suave em qualquer um dos projetos em andamento do funcionário. "Como líder, você tem que pensar em quem será a próxima pessoa que assumirá o papel do empregado", disse John Addison, presidente e CEO da Addison Leadership Group. "Você precisa descobrir se precisa reorganizar as tarefas e dividi-las entre as pessoas ou se há uma pessoa lógica em sua equipe que pode entrar nesse trabalho."

Se você planejou com antecedência e pensou em um plano de sucessão Para este funcionário-chave, a transição deve ser um pouco mais fácil, disse Addison. Mas se você foi pego de surpresa pela renúncia e não tem idéia de como proceder, aqui está o que você precisa fazer nas últimas duas semanas do seu funcionário com a empresa.

Identifique alguém para sombrear o funcionário que está saindo

Normalmente um funcionário dá duas semanas de antecedência - às vezes até menos - antes de seu último dia, e o relógio começa a contar assim que você é informado da sua demissão. Mesmo que esse funcionário tenha uma posição única e lide com responsabilidades que outros membros da equipe não administram, você precisa encontrar alguém dentro de seu grupo existente que seja competente o suficiente para pelo menos aprender as regras do trabalho do funcionário que está saindo e mantenha o forte Quando você procura um substituto

Quando Lee, o gerente geral e vice-presidente de uma empresa fornecedora de processamento de carne (que pediu para omitir seu sobrenome), teve recentemente um funcionário de 10 anos demissão, ele tinha outro gerente confiável trabalhar junto com o gerente em exercício durante sua última semana para pegar as principais atividades não documentadas.

"O objetivo aqui era ter outro gerente como um canal de informações dentro e fora da equipe para o resto da organização e um ponto de referência para tanto a equipe e a organização depois que ela saiu ", disse Lee. "[O gerente interino] é agora a caixa de ressonância para a equipe quando não tem certeza, e ela pode direcionar os problemas que a equipe enfrenta internamente para o recurso certo."

Addison observou que uma resposta proativa, não reativa É melhor abordar essa tarefa difícil.

"A verdade é que você precisa pensar nisso todos os dias porque as coisas acontecem e as pessoas seguem em frente", disse Addison. "Você deve sempre estar preparado com um plano e uma lista de nomes de pessoas que você pode contatar se precisar de um substituto rápido. Um grande líder não apenas conhece as pessoas que se reportam a elas, mas também tem um inventário de outras pessoas" pontos fortes e fracos. "

Comunique os planos com o restante da equipe

A saída de qualquer funcionário afetará de alguma forma seus outros funcionários, quer signifique uma mudança completa no papel de outra pessoa ou simplesmente um impacto moral na equipe. Lee disse que a transparência com seus funcionários remanescentes sobre essas mudanças foi fundamental durante este período de transição. "Eu tenho sido muito transparente com a equipe quanto aos planos para contratar o substituto", disse Lee ao Mobby Business em uma entrevista por e-mail. . "Eu fiz questão de elogiar a equipe sobre o quão bem eles estão trabalhando juntos e reforçar a confiança que a organização tem neles, e eu tentei ser rápido para responder às preocupações."

No entanto, ele observou que Teria sido benéfico realizar mais reuniões com o funcionário que estava saindo antes de seu último dia. Isso aumentaria a confiança da equipe e os ajudaria a entender melhor os planos para eles após a saída do funcionário, disse Lee.

Solicite a ajuda do funcionário que está saindo

É fácil para um funcionário verificar mentalmente uma vez que ele ou ela está no "trecho inicial" de deixar o emprego, mas isso não significa que ele ou ela deva estar relaxando. Embora você não queira enfatizar o funcionário durante as duas últimas semanas de trabalho, é razoável que o empregador peça ajuda. Addison observou que os funcionários que estão saindo devem querer ajudar seus colegas a assumir o cargo depois que eles saírem.

O maior desafio que muitos empregadores enfrentam quando um membro da equipe sai é coletar o conhecimento que a pessoa detém e passá-la para outros membros da equipe. Você pode fazer ao funcionário alguns desses tipos de perguntas para reunir as informações necessárias:

Você pode delinear suas tarefas diárias e rotina em etapas fáceis de entender?

Se você tivesse que priorizar, quais são as principais três projetos em que você está envolvido atualmente que precisam ser escolhidos quando você sair?

• Quais arquivos / informações / contatos são necessários para fazer uma transição uniforme nesses projetos?
• Você pode fornecer algumas orientações e insights sobre o projeto? direção que você teria tomado em seus projetos se tivesse permanecido na empresa
• Como seu trabalho evoluiu desde que você foi contratado? Você pode escrever uma descrição básica do trabalho com base em suas tarefas atuais para que possamos identificar e contratar um sucessor?
• Há algum item importante sobre o qual devemos saber / endereço para qualquer trabalho em andamento?
• Podemos ter uma lista? de todos os seus contatos regulares para que possamos informá-los sobre a mudança de pessoal?
• Depois de obter as respostas a essas perguntas, centralize todos os arquivos e instruções associados no banco de dados da sua empresa para que qualquer pessoa que precise assumir as tarefas do funcionário possa acessá-los.
• Ajude o funcionário a sair com uma nota positiva

Mesmo que o funcionário esteja saindo para uma oportunidade pela qual ele esteja realmente animado, é provável que ele ou ela sinta algumas das tensões em torno da partida. Embora você possa estar estressado e chateado durante esse tempo, é importante não tirar suas frustrações com o funcionário que está saindo. De fato, é de seu interesse tornar seus últimos dias com a empresa o mais agradável possível.

"Fui aconselhado a não sobrecarregar o funcionário com tarefas e ... [deixá-la] partir com uma nota excelente, "Lee disse. "Eu fiz planos para ter um último evento de despedida em seu último dia ... [em] uma cervejaria local para alimentos e bebidas com sua equipe. Fiz um pequeno discurso sobre o que ela realizou, o que fizemos juntos para fazer crescer o negócio. como ela tinha feito a diferença para a organização e pessoalmente como ela tinha sido um mentor e parceiro de trabalho para mim. "

Prepare-se para a próxima vez

Nunca é fácil perder um funcionário que foi fundamental para o seu negócio, mas pode e acontece. Se você não tiver um plano desta vez, use essa experiência como uma oportunidade para se preparar para a próxima vez que isso ocorrer. Scott Grossman, COO da empresa de gerenciamento de senhas Keeper Security, disse que os empregadores devem criar um plano para reduzir qualquer impacto negativo no fluxo e continuidade de suas operações.

"Toda empresa terá volume de negócios", disse Grossman. "Tenha ... processos em funcionamento que permitam o compartilhamento de responsabilidades e a colaboração com outros membros da equipe, de modo que, se alguém deixar o cargo, outros possam compensar de forma permanente ou enquanto a empresa recrutar um substituto - e um candidato ainda melhor - para essa posição. "

" Qualquer alteração lhe dá a oportunidade de melhorar sua empresa ", acrescentou Addison. "Você precisa estar preparado para dar os próximos passos para melhorar o trabalho e manter sua divisão funcionando."

Para obter mais informações sobre o que fazer do ponto de vista legal e profissional quando um funcionário se demitir, visite o guia do Mobby Business

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