Escolhendo o Software de Contabilidade Adequada para Pequenas Empresas
O software de contabilidade facilita o acompanhamento da saúde financeira de sua empresa e o monitoramento do dinheiro que entra e sai de suas contas. Ele pode criar faturas, controlar despesas e gerar uma variedade de relatórios que ajudam você a analisar o desempenho da sua empresa de vários ângulos. Muitos aplicativos também podem ajudá-lo a controlar suas contas e gerenciar seu inventário ou projetos.
Escolher softwares de contabilidade pode ser um desafio. Cada programa inclui um conjunto diferente de recursos e a maioria oferece vários planos de preços para escolher, que também variam de acordo com o recurso, o número de usuários ou outros fatores. Aqui estão três itens para manter em mente ao selecionar o software de contabilidade para sua empresa:
- Custos. Você prefere software de contabilidade básico e barato ou um aplicativo que custa mais, mas inclui recursos extras?
- Usabilidade. > Quantos usuários precisam acessar o software? Você prefere um sistema baseado em nuvem que pode acessar em qualquer lugar ou software de desktop? Você precisa ter um aplicativo móvel? Recursos.
- O que você precisa do programa de software de contabilidade para fazer? Você precisa das ferramentas contas a receber e contas a pagar? Quais relatórios você precisa gerar? Você precisa rastrear o estoque? Você precisa incluir serviços auxiliares, como controle de tempo, gerenciamento de projetos e folha de pagamento? Se você já sabe o que precisa e quer apenas ver nossas recomendações para o melhor software de contabilidade, visite nossa página de melhores escolhas.
Quanto custa o software de contabilidade?
O software de contabilidade varia em custo, dependendo do número de recursos incluídos, do número de usuários suportados e de outros fatores. A maioria das empresas de software de contabilidade oferece software baseado na nuvem como um serviço em vez de licenças de software e cobra uma taxa de assinatura mensal. Você geralmente pode escolher entre vários planos, com pacotes pagos tipicamente variando de US $ 10 a US $ 40 por mês, embora programas finais custam muito mais. Se você estiver disposto a pagar pelo software anualmente, em vez de mensalmente, as tarifas com desconto estarão disponíveis.
Planos mais caros geralmente incluem recursos avançados, como controle de despesas, acompanhamento de vendas, faturas recorrentes, faturamento vencido automático, funcionalidades da equipe , serviços de folha de pagamento, recursos avançados de geração de relatórios, rastreamento de estoque e pedidos de compra. Muitas empresas de software de contabilidade oferecem integrações para aumentar as capacidades do software ou para conectá-lo a outro programa de negócios, embora muitas vezes a um custo adicional.
Várias empresas oferecem uma versão gratuita do seu software de contabilidade, embora elas geralmente tenham recursos básicos ou limites o número de usuários, clientes ou transações. Alguns provedores gratuitos de software de contabilidade ganham dinheiro com os serviços adicionais pagos que oferecem. Esses programas são úteis se o seu negócio for muito pequeno ou se você quiser levar o software para um teste mais longo do que o período de avaliação permite.
Quais fatores de usabilidade você deve procurar no software de contabilidade?
Para encontrar o melhor software de contabilidade para o seu negócio, considere cuidadosamente como e onde você deseja usá-lo, e se alguém mais usar o sistema. Aqui estão alguns fatores a serem considerados:
Acesso multiusuário.
A maioria dos produtos de software de contabilidade permite que você convide outros usuários para o sistema e controle os dados que eles podem ver e as tarefas que eles podem acessar. Por exemplo, você pode conceder acesso total ao seu parceiro de negócios e contador, permitindo que seus funcionários usem o sistema para rastrear seu tempo e faturar os clientes. Alguns sistemas permitem que você convide vários usuários sem custo adicional; outras fornecem acesso ao contador, mas exigem que você assine um plano de preços mais alto ou pague mais se quiser adicionar mais usuários ao sistema.
Suporte para várias empresas. Se você possui mais de uma empresa, talvez queira um software de contabilidade que ofereça suporte a várias pequenas empresas em uma única conta, sem custo adicional. Caso contrário, você pagará mais para configurar contas separadas para cada entidade.
Software baseado em nuvem e acesso móvel. A maioria dos softwares de contabilidade é baseada em nuvem, para que você possa acessar sua conta a qualquer hora, em qualquer lugar, de qualquer computador com acesso à internet, ajudando você a administrar seus negócios remotamente, seja em casa ou em férias.
Muitos também oferecem aplicativos móveis para ajudá-lo a monitorar informações importantes e realizar tarefas essenciais enquanto você está em trânsito. Alguns oferecem aplicativos separados para funcionários que têm recursos limitados, como rastreamento de tempo e envio de recibos de despesas. Os recursos de aplicativos móveis variam de acordo com o programa, portanto, se esse for um recurso importante para você, certifique-se de ter a funcionalidade que você precisa. Você também quer garantir que ele funcione na sua plataforma preferida, pois alguns são compatíveis apenas com o iOS e outros podem ser usados com smartwatches (além de telefones e tablets).
Quais recursos de software de contabilidade sua pequena empresa precisa?
O software de contabilidade oferece muitos recursos e ferramentas que podem ajudá-lo a gerenciar suas finanças. Deve atender às necessidades da sua empresa, facilitando a realização de tarefas de contabilidade de rotina. Ele também deve ajudá-lo a ver a imagem geral de como sua empresa está funcionando.
Muitos proprietários de negócios com quem falamos disseram que os recursos de facilidade de uso e economia de tempo são as duas principais coisas que eles procuram em um programa. Aqui estão alguns dos recursos que o software de contabilidade deve ter para ajudá-lo a economizar tempo e gerenciar melhor suas finanças:
Recursos básicos de contabilidade.
A maioria das pequenas empresas pode se contentar com software de contabilidade que oferece funções básicas como faturamento e correio tradicional), controle de receitas e despesas, geração de relatórios financeiros e gerenciamento de clientes. No entanto, se sua empresa vende mais do que apenas alguns produtos, você também quer um software que rastreie seu inventário, gerencie fornecedores e auxilie na compra de pedidos. Ou, se a sua empresa oferece serviços, você quer um programa que facilite o controle do tempo e facturas faturáveis.
Automatizações que economizam tempo. Algum software de contabilidade pode ser configurado para enviar automaticamente faturas recorrentes e faturas passadas. devido notificações, economizando tempo com suas tarefas de faturamento e contas a receber. Outros podem economizar seu tempo na reconciliação de suas contas, sugerindo correspondências de transação. Se sua empresa fornecer cotações ou estimativas aos clientes, procure um programa que converta esses documentos em faturas em apenas alguns cliques. Ou, se você transportar inventário, procure um sistema que reordene os produtos criando pedidos automaticamente quando os itens caírem abaixo de um limite definido.
Preparação de impostos. Facilite sua vida (e a vida do seu contador) com softwares de contabilidade ajuda você com seus impostos com recursos como cálculos de impostos automáticos, várias taxas de impostos e relatórios fiscais. Você também deve ser capaz de fornecer ao seu contador acesso a dados relevantes dentro do sistema ou facilmente enviar todos os dados e arquivos necessários para eles.
Serviços adicionais. Complementos do software de contabilidade, como processamento de pagamento e folha de pagamento serviços, facilitam a aceitação on-line de pagamentos de faturas e pagam funcionários. Embora esses serviços geralmente custem mais, eles são convenientes para usar, e os custos podem ser comparáveis ao que você pagaria em outro lugar.
Integrações de terceiros. O software de contabilidade pode facilitar a execução de seus negócios integração com os programas e serviços que você já usa, compartilhando automaticamente dados entre sistemas em tempo real. Integrações populares incluem sistemas de PDV, processamento de pagamentos, gerenciamento avançado de inventário, comércio eletrônico, ERP, CRM, email marketing e aplicativos do Google
Perguntas a serem feitas ao avaliar o software de contabilidade Quando você restringiu suas opções ao topo duas ou três opções, inscreva-se para as avaliações gratuitas, para que você possa ver por si mesmo se o software de contabilidade tem os recursos necessários, é fácil de usar e economiza seu tempo. Chame as empresas de software para conhecer seu serviço ao cliente, para que você possa ter certeza de que receberá o suporte necessário caso tenha um problema com o programa.
Aqui está uma lista de perguntas que você pode fazer quando ligar para ajudá-lo a selecionar o software de contabilidade certo para sua empresa:
O seu software é adequado para o meu setor?
Você oferece soluções personalizadas para atender às necessidades da minha empresa?
- Quantos funcionários e clientes seu software pode acomodar?
- Como o seu software pode me ajudar a estar em conformidade com o GAAP, as leis fiscais e os regulamentos financeiros?
- Como os dados são armazenados em backup? O acesso pode ser restaurado imediatamente durante uma interrupção?
- Quais medidas de segurança você tem em vigor para manter os dados da minha empresa e dos meus clientes seguros?
- Qual é o custo total? Há alguma taxa de instalação ou armazenamento em nuvem?
- Que tipos de suporte técnico e atendimento ao cliente você oferece? (Por exemplo, o provedor oferece sua forma de contato preferencial, como telefone ou chat ao vivo?)
- Pronto para escolher a solução de software contábil? Aqui está um resumo de nossa cobertura completa:
- Como Escolher o Software de Contabilidade
O Melhor Software de Contabilidade para Pequenas Empresas 2018
- Melhor Software de Contabilidade para Pequenas Empresas
- Melhor Software de Contabilidade para Mac
- Melhor Software de Contabilidade para Realmente Pequenas empresas
- Melhor software para faturamento de pequenas empresas
- Melhor software gratuito de contabilidade para pequenas empresas
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