Nova tecnologia para gerenciar trabalhadores remotos

No ambiente de escritório de hoje, gerenciar funcionários remotos pode ser uma tarefa difícil.

De mantê-los motivados para simplesmente garantir que eles estejam trabalhando nas horas esperadas, os empregadores Os funcionários remotos podem ter as mãos ocupadas tentando garantir que estão obtendo o máximo deles.

Várias empresas agora estão usando novas ferramentas tecnológicas para ajudar a gerenciar o processo, incluindo o software de cartões de ponto. Mark Nemtsas, proprietário e fundador da Timesheets MTS Software, disse que o software foi projetado para substituir folhas de tempo de papel, máquinas de relógio e máquinas de cartão de tempos.

"Software de cartão coleta informações sobre quando os funcionários chegam ao trabalho, quando fazem intervalos e quando eles saem para o dia ", disse Nemtsas à Mobby Business. "O software armazenará as informações do cartão e as disponibilizará para os funcionários e gerentes da folha de pagamento, para que eles possam gerar relatórios para calcular a folha de pagamento dos funcionários, o tempo gasto pelos funcionários e quem está ou não no trabalho".

Um benefício do software de cartões de horas é que ele ajuda no gerenciamento de funcionários remotos e externos, disse Nemtsas. Nesses casos, ele disse que um sistema baseado na Web, como o Time Clock Clock MTS de sua empresa, é necessário.

"Esse sistema deve permitir que os funcionários acessem ou desliguem com qualquer dispositivo habilitado para Web ou talvez por meio de um aplicativo um smartphone ", disse Nemtsas. "Os dados serão gravados de volta para um servidor central, onde podem ser facilmente reportados pelo pessoal da folha de pagamento."

O software também tem vários outros benefícios, disse Jerry Morlock, da ShopClock. Ele disse que a principal vantagem de usar o software do cartão de horas é que economiza tempo do empregado.

Ele disse que para um funcionário, o processo de calcular a quantidade de tempo trabalhada a partir de uma lista de horários de início e término pode ser trabalhoso. propenso. Com os computadores, os dados são calculados automaticamente.

"O resultado são dados precisos e uma excelente economia no tempo de processamento, o que se traduz em uma economia em dólares", disse Morlock. "Esse tipo de economia normalmente paga pelo software."

O software também ajuda com problemas de comunicação entre os funcionários e o departamento de recursos humanos, pois inclui recursos internos para solicitar folgas ou permitir que um empregador saiba quando um funcionário esqueceu clock in.

"Para um escritório com dois ou três funcionários, pode não ser um grande negócio, mas para uma empresa com vários locais e dezenas de funcionários, isso se torna extremamente importante", disse ele. "É um dos principais elos de comunicação entre a equipe de RH e os funcionários".

Joni Loveless, vice-presidente da Hawkeye Technology Inc., fornecedora do software TimeClick, disse que também há benefícios ambientais na escolha do software. sobre uma alternativa de papel

"Os relatórios do software de cartões de ponto também podem ser salvos eletronicamente, ajudando pequenas empresas a eliminar o desperdício de papel", disse Loveless.

Embora haja uma série de benefícios que acompanham o software de cartões de ponto, Nemtsas disse que pode haver algumas desvantagens se o software certo não for escolhido ou se não for implementado corretamente. "Computadores podem falhar e o software do cartão de horários pode ser incompatível com os novos sistemas operacionais", disse Nemtsas.

Além disso, ele disse que o computador e o software estão envolvidos, há potencial para problemas técnicos. a resistência ao software pode ser um problema.

"Alguns funcionários vão odiar a idéia de um sistema que pode rastrear seus tempos com precisão e não pode ser manipulado", disse Nemtsas. "Esse problema é mais cultural do que uma desvantagem do próprio software."

Para as empresas que estão pensando em adotar o software de cartões de ponto, a Loveless disse que há vários recursos e ferramentas que eles deveriam procurar. Primeiro, ela disse que os donos de empresas devem procurar por um software que inclua uma versão de teste gratuita para que eles possam testá-lo antes de gastar dinheiro.

"Testes gratuitos são uma ótima maneira de se familiarizar com novos softwares", disse ela. "Eles dão a você uma oportunidade de explorar os recursos e ter uma ideia da utilidade e facilidade de uso, e podem ser uma ótima maneira de fazer comparações lado a lado de alternativas concorrentes."

Como computadores e softwares podem ser complicados, Loveless disse que as melhores opções de software de cartão oferecem suporte técnico de alto nível via e-mail, chat ao vivo e telefone.

"O bom suporte técnico pode poupar horas de frustração e perda de tempo e garantir que você obtenha todos os benefícios do software você compra ", disse ela.

No futuro, Nemtsas vê software de cartão de tempo substituindo completamente as versões de papel, especialmente com versões para tão baixo quanto $ 100.

" Mesmo se você tem apenas alguns funcionários, você ' É provável que recupere esse custo em economias de tempo em apenas um ou dois meses, se você estiver usando atualmente um sistema de cartão de tempo baseado em papel ", disse ele.

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