9 Documentos que seu negócio deve manter para sempre

Licenças

Um conjunto de documentos que é crítico para todas as empresas manterem facilmente acessíveis são as permissões que permitem a operação, disse Ian Aronovich, co-fundador e CEO da GovernmentAuctions. org.

"Muitas empresas são completamente dependentes de permissões e não podem exercer legalmente certas atividades sem elas", disse Aronovich à MobbyBusiness. "Como resultado, se você é um negócio que funciona com permissões concedidas pelo governo estadual ou local, é melhor mantê-las em todos os momentos."

Registros fiscais

Os registros fiscais de uma empresa são outros documentos vale a pena manter em torno, Aronovich disse. "Os registros são essenciais para acompanhar o estado e o progresso de seus negócios", disse Aronovich. "E, sempre que o IRS [Internal Revenue Service] quiser realizar quaisquer inspeções, é melhor ter todos os seus registros fiscais para evitar complicar as coisas."

Acordos de acionistas

Senen Garcia, sócio-gerente do SG da Flórida Law Group, disse que aconselha seus clientes a nunca perderem seus contratos de acionistas.

"Este documento fornece muitas disposições importantes sobre o envolvimento dos acionistas, como proteções para acionistas e responsabilidades para os acionistas, como direitos de preferência, de ação por receber indenização por uma recompra pela empresa ou até acordos de compra e venda, "disse Garcia.

Estatuto

Garcia disse que os estatutos da empresa também são documentos críticos a serem mantidos. "Este documento é o documento que rege uma corporação e fornece procedimentos para lidar com assuntos importantes, como a votação dos membros do conselho e reuniões anuais", disse Garcia.

Arrendamentos

Quer sejam para equipamentos ou escritórios, os contratos de aluguel devem ser mantidos, disse Gary Naumann, diretor do Centro Espírito da Empresa na Escola de Negócios WP Carey da Universidade Estadual do Arizona.

"Eles podem não apenas ter uma vida útil além da data de término, mas também podem conter termos favoráveis, você foi capaz de negociar, o que irá atendê-lo bem em futuras negociações ", disse Naumann. "Com a queda dos negócios que sempre acompanham uma nova transação, é muito útil ter termos prévios de acordo prontamente disponíveis para uso para fins comparativos."

Atas da diretoria

As empresas criadas como corporações nunca devem descartar a presidência formal minutos, aconselhou Christopher McCauley, um advogado do Alabama e presidente da Whizkins. Ele disse que as atas fornecem uma excelente imagem do histórico de decisões do conselho.

"Essas informações são relevantes para fins de due diligence na preparação para financiamento, auditoria de uma empresa e possíveis litígios decorrentes de uma forma de governo ou acionistas". McCauley disse. "Esses documentos geralmente não são arquivados, então repositórios estaduais não terão [cópias]".

Documentos de formação

Como um corretor de negócios que facilita a venda de empresas durante todo o processo de custódia, Deborah Meeker disse que Os documentos mais importantes que os proprietários de empresas devem manter são aqueles que envolvem a formação de sua corporação ou parceria.

"Quando uma empresa está sendo vendida, ela passa por um processo de depósito de negócios e uma empresa de título precisa verificar os indivíduos que têm a autoridade. assinar em nome de uma corporação ou parceria para vender ", disse Meeker, corretora de negócios da Murphy Business & Financial Corp." Se não houver documento que mostre as atuais partes legalmente autorizadas com todas as assinaturas e uma parte tenha morrido ou, após sendo comprado, quer causar dificuldades, o processo de vendas pode se tornar bastante demorado, difícil e caro, pois os advogados precisam se envolver para tentar resolver tudo. "

Certificados de estoque

Don Fornes, fundador e CEO da Software Advice, acredita que seus certificados de ações são os documentos mais importantes para segurar até que ele morra.

"Esta é a evidência principal de que você possui sua empresa ou a empresa você investiu ", disse Fornes. "Ter isso pode resolver quaisquer disputas sobre a prova de propriedade, e obtê-los substituídos é um processo relativamente difícil, especialmente se a empresa ou outros proprietários não estão do seu lado."

Hipotecas

Para empresas de tijolo e argamassa Nina Ries, diretora do Ries Law Group em Santa Mônica, Califórnia, enfatizou a importância de manter hipotecas e outros documentos de empréstimo, cartas de recompensa confirmando a satisfação dessas dívidas e escrituras a quaisquer proprietários de empresas de propriedade.

"Enquanto o condado também mantém registros de propriedade, e enquanto os credores são obrigados a registrar as satisfações da dívida assim que o pagamento integral for efetuado, você desejará ter o comprovante do pagamento integral sendo feito, no caso de o credor se esquecer ou se houver uma mistura -up no escritório do gravador do condado ", disse Ries. "Pela mesma razão, você deve manter permanentemente registros de quaisquer julgamentos contra você, junto com evidências de satisfação desses julgamentos."

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