O que é o Gerenciamento de contratos?

Quando duas empresas desejam negociar entre si, um contrato especifica as atividades realizadas por ambas as organizações e os termos pelos quais cada uma cumprirá suas partes do acordo. Os contratos afetam a rentabilidade do negócio de uma forma muito grande, devido à ênfase nas receitas e despesas. Quando um contrato é redigido de maneira insatisfatória, uma organização pode perder milhares de dólares em um simples detalhe técnico que não possui os recursos para identificar. O gerenciamento efetivo de contratos pode, em última análise, criar um relacionamento comercial poderoso e pavimentar o caminho para uma maior lucratividade a longo prazo, mas somente quando gerenciado corretamente.

Elementos da gestão de contratos bem-sucedida

Não é suficiente que uma organização tenha profissionais no lugar para lidar com gerenciamento de contratos. Os funcionários devem ser aumentados com a presença de processos e acompanhantes de software para atender às necessidades crescentes de conformidade e análise. Quando uma estratégia de gerenciamento de contratos é implementada com sucesso, as organizações podem esperar:

Os benefícios comerciais esperados e retornos financeiros estão sendo realizados

O fornecedor é cooperativo e atende às necessidades da organização

• A organização não enfrenta disputas de contrato ou surpresas
• A prestação de serviços é satisfatória para ambas as partes
• Atividades que compõem uma boa gestão de contratos
• A base para a gestão de contratos depende da implementação de atividades bem-sucedidas pós-prêmio e upstream. Durante a fase de pré-adjudicação, os funcionários devem se concentrar no motivo para estabelecer o contrato e se o fornecedor pode cumprir os termos do contrato. Considerações adicionais são necessárias para entender como o contrato funcionará, uma vez concedido. Evitar surpresas indesejadas requer uma pesquisa cuidadosa e clareza de propósitos no contrato real.

A gestão de contratos exige um nível de flexibilidade para ambas as partes envolvidas e uma disposição para adaptar os termos do contrato para refletir qualquer mudança nas circunstâncias. Os problemas são inevitáveis, o que significa que as organizações devem estar preparadas para o inesperado e serem capazes de ajustar os termos do contrato quando necessário.

Estágios da gestão do contrato

Os contratos desempenham um papel significativo na trituração do final do trimestre e são divididos em etapas para organizar esforços e estruturar o processo típico do contrato. Quando feito manualmente, a criação de um contrato pode ser demorada. O processo inclui as seguintes etapas:

Solicitações iniciais.

O processo de gerenciamento de contratos começa identificando contratos e documentos pertinentes para apoiar a finalidade do contrato

1. Contratos de autoria Escrever um contrato à mão é um tempo
2. Negociando o contrato. Após a conclusão da redação do contrato, os funcionários devem poder comparar as versões do contrato e anotar qualquer tipo de atividade de consumo, mas com o uso de sistemas automatizados de gerenciamento de contratos. discrepâncias para reduzir o tempo de negociação
3. Aprovar o contrato A instância na qual a maioria dos gargalos ocorre é obter aprovação da gerência. Os usuários podem combater isso preventivamente criando fluxos de trabalho de aprovação sob medida, incluindo aprovações paralelas e em série para manter as decisões em ritmo acelerado.
4. Execução do contrato. A execução do contrato permite que os usuários controlem e encurtem o processo de assinatura. uso de suporte a e-assinatura e fax.
5. Gestão de obrigações Isso requer uma grande quantidade de gerenciamento de projetos para garantir que as entregas estejam sendo atendidas pelos principais interessados ​​e que o valor do contrato não se deteriore durante as fases iniciais de crescimento.
6. Revisões e emendas. Reunir todos os documentos pertinentes à redação inicial do contrato é uma tarefa difícil. Quando itens negligenciados são encontrados, sistemas devem estar em vigor para emendar o contrato original
7. Auditoria e relatórios Gerenciamento de contratos não implica simplesmente esboçar um contrato e, em seguida, empurrá-lo para o arquivo, sem outro pensamento. As auditorias de contrato são importantes para determinar a conformidade de ambas as organizações com os termos do contrato e quaisquer possíveis problemas que possam surgir. Renovação.
8. O uso de métodos manuais de gerenciamento de contratos pode muitas vezes resultar em perda de oportunidades de renovação e perda de receita. Automatizar o processo permite que uma organização identifique oportunidades de renovação e crie novos contratos Software de gerenciamento de contrato
9. Embora a tradição seja normalmente gerenciar contratos manualmente por meio do armazenamento de pastas e arquivos, a prática está repleta de ineficiências que só podem prejudicar. da eficiência geral de uma organização. A integração com um serviço automatizado de gerenciamento de contratos ajudará a liberar incontáveis ​​horas de trabalho e automatizar inúmeros processos associados ao gerenciamento de um contrato, criando assim mais valor para uma empresa.

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