4 Maneiras de acessar seus arquivos comerciais de qualquer lugar

Talvez você esteja programando uma viagem de negócios, ou talvez esteja planejando fazer algumas horas de trabalho antes de dormir. De qualquer forma, você precisará de seus documentos e arquivos importantes para se manter produtivo depois de sair do escritório. Mas como você acessa os arquivos necessários quando eles são armazenados no PC do escritório?

Há muitas maneiras de garantir que seus documentos permaneçam acessíveis de qualquer lugar, mas nem todas as respostas são adequadas para todas as situações. Quer você esteja fazendo o download de seus dados remotamente ou embalando seu hardware para levá-lo consigo, há vantagens e desvantagens em cada solução. Leia sobre quatro maneiras de levar seus arquivos de negócios com você, onde quer que você esteja indo.

1. Leve sua estação de trabalho com você

A resposta mais óbvia é arrumar seu computador de trabalho e levá-lo com você. Esta solução simples tem muitos benefícios. Não requer configuração inicial ou esquemas de sincronização de arquivos; basta ligar o computador e começar a trabalhar. E porque você trabalha nisso todos os dias, o seu PC do escritório já está configurado para produtividade máxima. Esta é uma solução que não requer ajustes e nem compromissos, mas a menos que você trabalhe em um laptop fino e leve, pode não ser viável; um laptop volumoso pode ser muito grande ou pesado para os deslocamentos frequentes. E se você trabalha em um PC de mesa, esta solução está quase fora de questão.

Prós: Nenhuma configuração é necessária e não há necessidade de fazer concessões em seu fluxo de trabalho. Empacotar seu laptop de trabalho significa que você pode ir direto ao trabalho quando chegar ao seu destino.

Contras: Seu PC de trabalho pode ser grande demais para viagens, e carregar sua casa de trabalho toda noite é uma tarefa difícil.

2 Armazene seus arquivos na nuvem

As plataformas de armazenamento em nuvem, como Dropbox e iCloud, permitem que você sincronize seus arquivos com a Web para que possam ser acessados ​​de qualquer lugar - pelo menos enquanto você tiver uma conexão de Internet ativa. Configurar um sistema de armazenamento em nuvem geralmente é tão fácil quanto designar uma pasta em seu disco rígido para funcionar como uma pasta compartilhada. Todos os arquivos dentro dessa pasta serão carregados em um servidor da Web e podem ser acessados ​​de qualquer dispositivo conectado à Internet. Melhor ainda, quaisquer alterações ou edições serão sincronizadas em todos os seus computadores e dispositivos móveis. Isso elimina a necessidade de manipular várias versões de um documento no qual você está trabalhando. Isso também significa que você nunca terá que se preocupar em esquecer um arquivo no seu PC de trabalho. É uma solução de armazenamento de arquivos simples, leve e confiável.

Prós: Configure e nunca mais se preocupe. Seus arquivos e edições serão automaticamente sincronizados em todos os seus dispositivos e podem ser acessados ​​de qualquer lugar.

Contras: Os arquivos só podem ser acessados ​​quando você tem uma conexão de Internet ativa. Os arquivos acidentalmente salvos fora da pasta designada não serão sincronizados. E os usuários corporativos que trabalham com informações sigilosas confidenciais de clientes podem não querer carregar esses dados para a nuvem.

3. Sincronize seus arquivos com um disco rígido externo

Quando seus arquivos são armazenados em um disco rígido externo, é fácil levá-los consigo quando você sai do escritório. Os discos rígidos externos são pequenos, leves e muito mais fáceis de colocar em sua bolsa do que um PC inteiro. Eles são acessíveis também; você pode comprar um disco rígido de 1 TB de alta qualidade por menos de US $ 100. É uma boa idéia armazenar seus arquivos localmente em seu PC de trabalho e usar seu disco rígido externo como uma plataforma de backup; discos rígidos giratórios podem falhar a qualquer momento. Os utilitários de desktop simples, como o SyncToy da Microsoft, permitem que você sincronize facilmente arquivos entre o disco rígido externo e o disco rígido com apenas alguns cliques.

Prós: Crie seus arquivos em qualquer lugar em um pacote pequeno e leve. Sincronizar seus dados é fácil com o software certo. Os arquivos são armazenados localmente para eliminar preocupações com a privacidade, e o uso de um disco rígido externo para armazenar arquivos dobra como uma solução de backup.

Contras: Se você estiver editando arquivos em qualquer lugar, as versões dos arquivos podem ficar confusas. E discos rígidos externos - como todos os discos rígidos giratórios - às vezes falham.

4. Use o software de desktop remoto

Por que levar seu PC de trabalho com você quando você pode acessar seu desktop de trabalho remotamente? Um aplicativo de desktop remoto funciona como um portal direto de volta à sua estação de trabalho, permitindo que você acesse virtualmente toda a área de trabalho do PC, incluindo seus aplicativos e arquivos. Configurar um desktop remoto requer um pouco de trabalho, mas vale a pena. Com o software certo, você pode visualizar e interagir com sua área de trabalho como se estivesse na sua frente. E quando a sua área de trabalho remota estiver configurada, você poderá fazer mais do que acessar seus documentos; Você também pode acessar os programas da área de trabalho que você usa todos os dias no trabalho, mesmo a partir de um smartphone ou tablet. As soluções de área de trabalho remota estão disponíveis para quase todos os PCs, Mac, smartphones ou tablets conectados à Web.

Prós: Trabalhe exatamente como faria no escritório. Os clientes da área de trabalho remota também permitem que você acesse dados privados sem carregá-los em um servidor na nuvem, garantindo que permaneçam privados.

Contras: A configuração inicial pode ser complicada. E para acessar seu desktop de trabalho remotamente, seu PC de escritório deve permanecer sempre funcionando.

4 Estratégias de Relações Públicas Amigáveis ​​ao Orçamento para Pequenas Empresas

Por trás de quase todos os recursos de notícias, perfis ou resenhas sobre qualquer empresa, existe uma ótima estratégia de relações públicas. Leve isso de um repórter: você pode ter uma ótima história para contar, mas divulgar - e, mais importante, fazer com que a mídia se interesse - exige um verdadeiro know-how de RP.

(O negócio)

5 Mudanças tributárias Pequenos empresários precisam se preparar para

Embora ainda possa ser churrasco e praia temporada, o final de 2014 estará aqui antes que você perceba. Para os consumidores, isso significa compras de fim de ano e resoluções de Ano Novo. Mas para os empresários, isso também significa obter patos financeiros consecutivos em preparação para a próxima temporada de impostos.

(O negócio)