Kinks de colaboração que podem custar a você
Os avanços tecnológicos atuais permitem que as empresas façam um brainstorming, comuniquem-se, compartilhem e inovem de qualquer lugar do mundo, de maneiras nunca antes possíveis. Esses recursos trouxeram a promessa de uma colaboração perfeita entre os membros de uma força de trabalho cada vez mais global.
Mas, como muitas empresas sabem, os esforços de colaboração nem sempre funcionam como planejado. Um recente estudo pan-europeu encomendado pelo provedor de soluções de colaboração Projectplace descobriu que práticas ineficientes de gerenciamento de projetos custam às organizações 20 dias úteis por ano, o que pode comprometer a receita e a reputação da empresa.
"O sucesso do projeto requer um equilíbrio de elementos, incluindo a construção de equipe motivada, colaboração fácil e fazer as coisas no prazo e dentro do orçamento ”, disse Tobias Andersson, diretor de operações da Projectplace, em um comunicado. "É preciso apenas um desses elementos para escorregar, interrompendo o equilíbrio e resultando em caos. Se a equipe perder um único e-mail, o efeito indireto pode ser um atraso no projeto, um cliente insatisfeito e até mesmo perda de receita."
As dificuldades de comunicação e tecnologia estão entre as principais razões pelas quais a colaboração é interrompida nas organizações. Dos 1.240 gerentes de projetos pesquisados pelo Projectplace, 37% disseram que a falta de comunicação com os membros da equipe é uma grande dor de cabeça. Três quartos dos entrevistados usam o e-mail como principal método de comunicação, e os limites de tamanho de caixa de correio (26%) e rastreamento de e-mails específicos em um segmento (38%) são dois grandes problemas para os funcionários. Enquanto a maioria dos gerentes de projeto acredita que investir em novas tecnologias pode reduzir tempo, dinheiro e estresse, apenas 52% de seus departamentos de TI apóiam o uso de novas soluções tecnológicas. James Bindseil, presidente e CEO da empresa de software de transferência de arquivos A Globalscape, notou que múltiplas versões de arquivos e falhas no rastreamento de documentos também podem dificultar a inovação e o trabalho em equipe que a colaboração deve permitir, especialmente quando os trabalhadores estão dispersos geograficamente.
"Com uma infinidade de usuários em diferentes locais, as empresas enfrentam grandes obstáculos no gerenciamento de várias redes e na prevenção de redundâncias nas cargas de trabalho dos funcionários ”, disse Bindseil ao Mobby Business. "[Se um usuário estiver] editando um documento que está sendo acessado por outro membro da equipe em toda a cidade, país ou globo, [ele] pode levar a vários documentos inconsistentes e um tempo de conclusão do projeto mais lento. Organizações que não podem controlar e rastrear seus documentos frequentemente acham que a colaboração pode ser incômoda e ineficiente. "
Talvez mais preocupante do que qualquer um desses problemas sejam os riscos inerentes de segurança da informação associados a práticas de colaboração inadequadas. Um estudo da Globalscape revelou que quase dois terços dos funcionários usam métodos de compartilhamento de arquivos não aprovados, como o Dropbox e contas de e-mail pessoais, e 80% desses funcionários fazem isso pelo menos uma vez por mês. Bindseil aconselhou as organizações a escolher um software de colaboração que lhes desse mais controle sobre seus documentos e informações
. "Alack de segurança de nível empresarial coloca os dados em risco de comprometimento ou corrupção se cair em mãos erradas", disse Bindseil. "[Encontre uma solução que] pode mover ou sincronizar informações de um local para outro, proteger dados em movimento, impedir redundâncias bloqueando arquivos e permitindo acesso remoto e remoto a documentos críticos."
Andersson também enfatizou o importante papel de as soluções tecnológicas certas para garantir uma colaboração segura, eficiente e produtiva
"O caos do gerenciamento de projetos é prejudicial para as empresas porque pode prejudicar sua reputação e resultados", disse Andersson. "As empresas têm tudo a ganhar lidando com o caos, e a tecnologia desempenha um papel central nisso. Ao explorar novos métodos e ferramentas, eles podem impulsionar uma colaboração mais inteligente e direcionada por objetivos."
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