Sistemas de Gerenciamento de Documentos: Um Guia do Comprador

Se você está no mercado de um sistema de gerenciamento de documentos, uma das primeiras perguntas que deve responder é se deseja abrigar o sistema dentro de sua empresa ou hospedá-lo na nuvem. . Embora ambas as opções forneçam uma estrutura para armazenar e organizar seus documentos eletrônicos, cada uma tem suas próprias vantagens e desvantagens.

Nosso guia ajudará você a entender as diferenças entre os sistemas de gerenciamento de documentos hospedados em si próprios e em nuvem, bem como os recursos eles incluem e os benefícios que eles oferecem. Além disso, nosso guia oferece dicas sobre o que procurar ao escolher um sistema de gerenciamento de documentos

O que é um Sistema de Gerenciamento de Documentos?

• Sistemas de gerenciamento de documentos são arquivos eletrônicos que fornecem uma estrutura para organizar todos os documentos digitais e em papel.
• Esses sistemas trabalham em conjunto com scanners, que convertem documentos em papel em versões digitais.
• Por meio de mecanismos de pesquisa sofisticados, os sistemas de gerenciamento de documentos permitem acesso rápido a qualquer documento ou arquivo.

Funções desses sistemas:

• Armazenando vários tipos de documentos, incluindo arquivos de processamento de texto, emails, PDFs e planilhas
• Pesquisando uma biblioteca inteira de arquivos por palavra-chave individual
• Restringindo acesso a determinados documentos
• Monitorando quem está visualizando documentos e quando
• Controlando edições para documentos
• Recuperando versões anteriores de documentos editados
• Controlando e regulando quando documentos desatualizados podem ser excluídos
• Acessando, editando e compartilhando documentos através de dispositivos móveis

Edito Nota de r: Procurando por um sistema de gerenciamento de documentos para o seu negócio? Se você está procurando informações para ajudá-lo a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso site irmão, o BuyerZone, forneça informações de uma variedade de fornecedores gratuitamente:

O que dizem os especialistas: Jeff Pickard, CEO da Lucion Technologies, fornecedora de soluções de gerenciamento de documentos, disse que esses sistemas ajudam as empresas a organizar todos os seus arquivos em papel e digitais em um local central, onde todos no escritório têm acesso.

Um desafio para as empresas acompanharem toda a papelada e arquivos eletrônicos que chegam a um escritório ou empresa em casa todos os dias ", disse Pickard ao Mobby Business. "Geralmente começa devagar - um e-mail aqui, um recibo lá, faturas recebidas e correspondências de clientes - e antes que você perceba, você tem uma montanha de papel e não tem como encontrar os documentos que precisa."

Agora que Se você sabe o que é um sistema de gerenciamento de documentos, você deve decidir qual tipo melhor atende às suas necessidades - uma solução auto-hospedada ou baseada em nuvem. Ambos os sistemas oferecem os mesmos recursos, mas eles têm várias diferenças importantes.

Sistema de gerenciamento de documentos auto-hospedado

• Todo o software é armazenado dentro da sua empresa nos servidores da própria empresa.
• Você pode armazenar quantos documentos e arquivos como seu servidor permite.
• O software tem um custo único baseado em parte no número de usuários. Os sistemas auto-hospedados geralmente custam pelo menos vários milhares de dólares. Alguns sistemas cobram uma taxa inicial pelo software, bem como taxas de licença para cada usuário. Além disso, alguns cobram uma taxa de instalação.
• Há uma taxa anual opcional para suporte contínuo e atualizações de software.

Prós: O maior benefício de um sistema de gerenciamento de documentos auto-hospedado é que você está sempre em controle do seu sistema e não depender de ninguém para mantê-lo funcionando. Você não é dependente da internet também. Se a sua conexão online ficar inativa, você ainda terá acesso a todos os seus documentos.

Contras: A desvantagem está nos grandes custos iniciais, bem como na despesa extra anual de atualizações de software. Além disso, cabe a você garantir que tenha um sistema de backup adequado, pois seus arquivos não são salvos automaticamente na nuvem. Outro possível ponto negativo é que nem todos os sistemas auto-hospedados funcionam com computadores Windows e Mac; muitos são compatíveis apenas com um ou outro.

Sistema de gerenciamento de documentos hospedado na nuvem

• Todo o software é hospedado por seu provedor e pode ser acessado on-line.
• Você pode fazer login nesses sistemas em qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à Internet.
• Você paga uma taxa mensal para cada usuário. Os custos variam de alguns dólares até cerca de US $ 100 por usuário, dependendo do provedor, do número de recursos que você escolher e da quantidade de armazenamento desejada.
• O provedor do sistema, sem custos adicionais, cuida das atualizações de software e manutenção

Prós: Os maiores benefícios são que você não precisa de uma equipe de TI para instalar o software e mantê-lo funcionando adequadamente, e que não haja grandes custos iniciais. Você também pode acessar esses sistemas de qualquer lugar que tenha acesso on-line e não precisa fazer backup dos arquivos, pois eles são salvos automaticamente na nuvem.

Contras: Você está à mercê do seu provedor para manter o sistema em funcionamento. Se o seu provedor tiver um problema com o seu data center, ele poderá impedir que você acesse seus arquivos até que a situação seja resolvida. Além disso, se sua conexão com a Internet falhar, você não poderá acessar seus arquivos. As soluções em nuvem também têm limites de armazenamento.

O que os usuários dizem: Sara Sutton Fell, CEO e fundadora do FlexJobs, disse que gosta de armazenar todos os seus arquivos digitalmente e na nuvem. é, o que é especialmente importante porque ela trabalha remotamente. "Ter acesso a toda a nossa documentação, não importa de onde estamos trabalhando fisicamente, é incrível", disse Sutton Fell. "Sei que, se for a uma conferência ou mesmo apenas um café para trabalhar à tarde, todos os meus documentos vêm comigo."

Perguntas freqüentes sobre o Sistema de Gerenciamento de Documentos

Ainda não tem certeza do que um sistema de gerenciamento de documentos faz? Sem problemas. Aqui estão algumas perguntas e respostas que podem fornecer mais clareza

P: Os sistemas de gerenciamento de documentos são valiosos apenas para grandes organizações, ou as pequenas empresas também podem se beneficiar deles?

A:

Embora possam não ter O grande número de arquivos que grandes organizações fazem, pequenas empresas ainda podem se beneficiar de sistemas de gerenciamento de documentos, disse Jesse Wood, CEO da eFileCabinet. "Um sistema de gerenciamento de documentos é uma ótima maneira para as empresas se tornarem mais eficazes em seus respectivos setores". , independentemente do tamanho da empresa ou de quantos clientes ela possui, "disse Wood.

P: Muitas vezes vejo referências a sistemas de gerenciamento de documentos, softwares de gerenciamento de documentos e soluções de gerenciamento de documentos. Quais são as diferenças?

A:

Apesar dos nomes diferentes, todos realizam as mesmas tarefas. Mary Williams, diretora de comunicação de marketing da DocuWare, disse que as diferenças são uma questão de semântica. "Nossa indústria faz um bom trabalho confundindo o público, porque existem muitos termos que são intercambiáveis", disse ela.

P: Qual é a diferença entre o armazenamento em nuvem e os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem?

A:

Embora o armazenamento na nuvem sirva simplesmente como um local para armazenar documentos na nuvem, os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem são muito mais robustos Uma solução para ajudar as empresas a gerenciar seus documentos importantes, disse Wood. "Como um mero repositório de armazenamento, o armazenamento em nuvem não tem a colaboração, segurança e diversos recursos de automação de um sistema de gerenciamento de documentos, na forma de trilhas de auditoria, permissões de usuário, modelagem, controle de versão e compartilhamento de arquivos criptografados em nível bancário ", disse ele.

P: Como você obtém documentos armazenados no sistema?

A:

Há várias maneiras de adicionar arquivos, como carregá-los do seu computador e papel de digitalização documentos diretamente no sistema. Pickard disse que os recursos de escaneamento são uma grande parte de um sistema. "Agora, o escaneamento demora apenas alguns segundos e, se você tiver o pacote de tecnologia correto, poderá criar automaticamente arquivos editáveis ​​e pesquisáveis ​​por palavra-chave em formato universal, como PDF, enquanto você digitaliza ", disse ele. "Uma boa solução de digitalização facilita a digitalização em massa, reconhecendo onde os documentos separados começam e terminam em uma pilha e os envia para a pasta certa, como um arquivista de arquivos virtual."

P: Como você encontra documentos no sistema depois que eles são arquivados?

A:

Esses sistemas oferecem muitas maneiras de localizar documentos rapidamente, inclusive pesquisando o título do arquivo, o nome do autor e quando foi adicionado ao sistema. Além disso, muitas dessas soluções permitem pesquisar conteúdo em cada arquivo. "Se você encontrar uma solução com recursos de pesquisa integrados, poderá simplesmente realizar uma pesquisa de palavras-chave para extrair documentos em segundos [e receber] uma visualização para certificar-se de que você tenha o arquivo correto antes de abri-lo ", disse Pickard.

P: Os sistemas de gerenciamento de documentos funcionam com outros programas que já estou usando?

A:

Embora a maioria dos sistemas contenha integrações para Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks e vários outros programas populares, alguns também incluem uma interface de programação de aplicativos (API) que permite integrações personalizadas. "Uma tecnologia de gerenciamento de documentos com uma API aberta estende essa adaptabilidade para organizações que desejam adaptar o sistema de gerenciamento de documentos para suas iniciativas específicas ", disse Wood.

P: Além de manter você mais organizado, os sistemas de gerenciamento de documentos podem ajudá-lo a trabalhar de outras maneiras?

A:

Sim e um caminho é com ferramenta de fluxo de trabalho s, que ajudam as empresas a manter atribuições e projetos em andamento. Essas ferramentas, que estão incluídas em alguns sistemas, notificam os funcionários quando é hora de trabalhar em determinadas tarefas e ajudam a garantir que as tarefas nunca sejam perdidas na caixa de entrada de um funcionário, disse Errick Anthony, gerente de projetos da LSSP Corporation. "Fluxo de trabalho significa a capacidade de permitir que uma pessoa ou um grupo de pessoas saiba que a ação precisa ser executada em um arquivo para concluir o processo", disse Anthony. "O gerenciamento de fluxo de trabalho também contém a capacidade de rastrear e gerenciar esses arquivos por um gerente."

P: Com sistemas de gerenciamento de documentos, todos os usuários têm acesso a todos os arquivos?

A:

os sistemas têm restrições de segurança que podem controlar quais funcionários têm acesso a quais arquivos. Isso garante que os funcionários vejam apenas os documentos que devem. "A segurança tem um papel vital no sistema de gerenciamento de documentos", disse Anthony.

P: O que acontece se um desastre ocorrer em meu negócio? Os arquivos e documentos armazenados no sistema foram perdidos?

A:

Um grande benefício das soluções baseadas em nuvem é que seus dados são armazenados com segurança fora do local. "Os sistemas de gerenciamento de documentos permitem um plano instantâneo de contingência de negócios, pois seus backups são armazenados fora do local, no caso raro de danos ou destruição na sua localização", disse Anthony. Benefícios para o usuário do Sistema de Gerenciamento de Documentos

relatou algumas vantagens em usar esses sistemas. Aqui estão algumas das maiores vantagens que eles apontaram.

Acesso fácil:

• John Bustrum, CEO e fundador do My 403b Coach, disse que ter esse software no local significa que ele não é mais obrigado a estocar cargas de arquivos em sua mesa. . Em vez disso, quando os clientes ligam, ele pode encontrar instantaneamente os documentos que precisa em seu computador Fácil de pesquisar
• : ser capaz de pesquisar facilmente os documentos de sua empresa é um grande benefício, disse Karen Walker, fundadora da One Team. Consultando. Ela disse que a capacidade de pesquisar e recuperar rapidamente apresentações e anotações é inestimável. Melhor colaboração:
• Livrar-se de cópias impressas de documentos facilita a colaboração entre os funcionários, disse Gary Tuch, fundador do Prof. Academia de Ciência Egghead. Quando vários funcionários estão trabalhando em um documento e a edição está acontecendo constantemente, os sistemas de gerenciamento de documentos garantem que os funcionários sempre tenham a cópia mais atualizada. Os funcionários não perdem tempo na impressão de revisões ou verificação dupla para ter certeza de que eles têm a versão atual, Economiza espaço:
• Trocar documentos em papel para versões digitais pode economizar uma enorme quantidade de espaço físico, disse Randy Jourgensen , proprietário da Digital Office Solutions. Desde que transformou seu escritório em um ambiente sem papel há mais de 15 anos, Jourgensen conseguiu converter espaço que antes era usado apenas para armazenamento de arquivos no espaço, o que pode gerar receita. O que procurar em um sistema de gerenciamento de documentos

Solicitamos aos nossos especialistas que enfatizem o que consideram alguns dos recursos e funcionalidades mais importantes que as pequenas empresas devem procurar ao escolher uma solução de gerenciamento de documentos.

Estrutura de arquivos

• : O sistema deve oferecer uma estrutura de arquivos fácil de usar que faça sentido para os usuários, como uma abordagem de pasta de gaveta de armário. Pesquisando
• : Você deseja uma ampla variedade de opções para localizar rapidamente os arquivos. Você deve ser capaz de pesquisar não apenas pelo nome do arquivo, mas também pelo conteúdo dentro do arquivo Facilidade de uso
• : O sistema deve ser simples para os funcionários usarem. Se for muito difícil, você não terá um buy-in completo da equipe, o que tornará o sistema menos eficaz. Acesso móvel
• : Você quer um sistema de gerenciamento de documentos que seja acessível através de smartphones e tablets. Integração
• : O sistema deve ser facilmente integrado aos programas que você já usa, como o cliente de email e o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente. Digitalização
• : A solução deve ser compatível com uma ampla variedade de scanners Segurança
• : O sistema deve permitir que você restrinja quem pode ver pastas e arquivos específicos. Você deve conseguir definir as permissões de acesso por funcionário. Agora que você conhece os tipos de sistemas de gerenciamento de documentos disponíveis e o que cada um oferece, é necessário determinar qual solução é melhor para você. Para refinar suas escolhas, confira nossa página de melhor seleção de escolhas.

Pronto para escolher um sistema de gerenciamento de documentos? Aqui está um resumo de nossa cobertura completa:

Melhor Software e Sistemas de Gerenciamento de Documentos 2018

• Melhor Software de Gerenciamento de Documentos Global
• Melhor Gerenciamento de Documentos de Baixo Custo
• Melhor Gerenciamento de Documentos para Pequenas Empresas
• Melhor Documento Móvel Gerenciamento
• Nota do editor: Procurando por um sistema de gerenciamento de documentos para o seu negócio? Se você está procurando informações para ajudá-lo a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso site irmão, a BuyerZone, forneça informações de uma variedade de fornecedores gratuitamente:

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Um Guia para Escolher o Empréstimo Adequado para Pequenas Empresas

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