Revisão de Arquivos M: Melhor Software de Gerenciamento de Documentos Global

Por que o M-Files?

O M-Files é um poderoso sistema de gerenciamento de documentos, arquivamento digital e produtividade que preenche várias funções e tem aplicativos para dezenas de funcionários diferentes. Possui recursos para pequenas e médias empresas e empresas, capazes de lidar com qualquer número de documentos para categorizar e pesquisar. Você poderá visualizar os documentos da sua empresa com qualquer dispositivo habilitado para a Internet.

A interface principal da Arquivos de M-

é semelhante ao layout familiar do Windows Explorer. Você pode navegar rapidamente no banco de dados de pastas e executar funções semelhantes, como copiar e compartilhar arquivos para várias fontes com apenas um clique direito. Isso reduz drasticamente a necessidade de um treinamento caro e demorado, já que a maioria dos funcionários já deve estar familiarizada com uma interface do tipo Explorer. Da mesma forma, no Mac, a interface emula a interface do Mac Finder. No entanto, uma diferença notável é que as pastas são desnecessárias. Os documentos são designados com várias metatags para classificação. Estes incluem tipo de documento, cliente, projeto, data e status. Existem várias outras marcas que você pode aplicar manualmente para facilitar a navegação ea pesquisa por determinados documentos.

O sistema do seu computador e a rede tratam os M-Files como outra unidade, o que permite arrastar e soltar seus arquivos em outros locais do computador ou vice-versa. Você pode salvar arquivos de qualquer programa em M-Files como qualquer outra unidade.

M-Files é um servidor local e uma solução em nuvem. Com um sistema híbrido como esse, o sistema de backup e recuperação é fácil de gerenciar no caso de perda de dados.

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Recursos

M-Files torna a digitalização e a organização de grandes números de documentos em papel fáceis com reconhecimento e captura óticos. Esse recurso permite classificar automaticamente os documentos digitalizados com base em layouts e até mesmo em conteúdo. O M-Files usa reconhecimento inteligente de caracteres para escanear o texto do documento e aplicar as tags necessárias para categorizá-lo. Com esse recurso, você pode digitalizar milhares de documentos por vez, que serão classificados automaticamente para facilitar a pesquisa posterior.

Esse é um dos vários recursos de automação que podem melhorar o fluxo de trabalho do escritório. Diversos processos diferentes, como notificações de revisão e aprovação de contratos e procedimentos operacionais padrão, podem ser programados em M-Files para manter seu escritório funcionando como uma máquina bem lubrificada e economizar tempo nas tarefas do dia-a-dia.

M -Files mantém o controle do histórico de cada documento, incluindo quando foi aberto pela última vez, quem o abriu e quais alterações foram feitas. Sua versão meticulosa permite fácil auditoria e backtracking, geralmente todo o caminho de volta para quando o documento foi criado. As permissões podem ser definidas para certos usuários para terem prioridade sobre determinados documentos e permitir que eles façam anotações e se comuniquem enquanto um documento está em andamento com outra pessoa. Outras permissões permitem que determinados usuários co-autorizem um documento e façam edições simultâneas. O pessoal também pode designar determinados arquivos para uso off-line, se precisarem ficar sem acesso à Internet. Designe por projeto, tipo ou cliente e você poderá levá-los em seu laptop ou dispositivo móvel. Uma vez de volta à rede, os arquivos serão automaticamente sincronizados com suas alterações.

Você pode compartilhar arquivos com colegas, clientes e outros terceiros diretamente através da interface, reduzindo a necessidade de e-mails e anexos redundantes, com a devida permissões concedidas automaticamente. A integração com o Outlook permite descartar rapidamente anexos de e-mail em M-Files para categorização automática.

Custo

O preço do M-Files para sua empresa é baseado nas necessidades do seu negócio, quantos usuários você planeja adicionar ao sistema e se você decidir usar um sistema no local, um sistema de nuvem ou um híbrido . Embora o M-Files seja um bom sistema para empresas de pequeno e médio porte, os representantes nos disseram que o preço mínimo começa em cerca de US $ 1 mil por mês, provavelmente tornando esse sistema um valor melhor para as empresas. Felizmente, você pode fazer o download de uma versão de avaliação do aplicativo para ver se a interface é adequada para sua empresa

Atendimento ao cliente

Nossas interações com representantes de atendimento ao cliente foram positivas. Eles deram respostas informadas e diretas às nossas perguntas e foram transparentes sobre os preços. Quando descrevemos a escala de nossos pequenos negócios e orçamento, eles foram honestos em sua avaliação de que seu programa pode não se encaixar em nosso orçamento, mas eles ainda nos ajudaram e ficaram felizes em demonstrar o produto para nós de qualquer maneira. Você pode alcançar representantes rapidamente por telefone, email e chat ao vivo. Além do suporte direto, o M-Files hospeda uma base de conhecimento abrangente, completa com planilhas de dados, FAQs e guias. O site também hospeda um fórum da comunidade onde você pode perguntar a outros usuários sobre problemas e soluções

Limitações

O M-Files é um híbrido de armazenamento em nuvem e armazenamento local, o que significa que você pode acessar seus documentos de praticamente qualquer local da Internet. dispositivo conectado por meio de um navegador. No entanto, você ainda precisa instalar o software e conceder permissão ao dispositivo para que ele e outros aplicativos reconheçam o M-Files como um local para salvar documentos.

Embora a interface pareça familiar, ele pode afastar alguns usuários desse recurso. pastas não são necessárias. O sistema cataloga diversas metatags em um documento para categorizá-lo, mas para maximizar sua capacidade de pesquisa, você e seus funcionários precisam adicionar suas próprias tags especializadas, especialmente ao lidar com um grande volume de documentos. Esta forma de apresentação pode demorar um pouco para se acostumar com os métodos tradicionais de organização de documentos digitais.

Pronto para escolher um sistema de gerenciamento de documentos? Aqui está um resumo de nossa cobertura completa:

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• Melhor software e sistemas de gerenciamento de documentos 2018
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