Contas a pagar e sua empresa: o que você precisa saber

Contas a pagar são as contas e outras dívidas que a empresa precisa pagar. Na verdade, a única coisa que uma empresa paga que não é considerada contas a pagar é a folha de pagamento. Tudo o mais se enquadra na categoria, tornando-se um aspecto crítico do seu negócio

"A exatidão e integridade das demonstrações financeiras de uma empresa dependem do processo de contas a pagar", disse Harold Averkamp, ​​fundador e autor do site de consultoria contábil. Treinador. "A eficiência e eficácia do processo de contas a pagar também afetará a posição de caixa da empresa, classificação de crédito e relacionamento com seus fornecedores."

A implementação de um sistema confiável de contas a pagar produzirá informações financeiras precisas que você precisa planejar longo prazo. Aqui está o que você precisa saber sobre como manter suas dívidas comerciais

Acompanhamento de contas a pagar

Contas a pagar, às vezes abreviadas como A / P, são rastreadas mensalmente para muitas pequenas empresas, mas à medida que a empresa cresce, é melhor para torná-lo uma tarefa semanal para aproveitar descontos de pagamento antecipado e resolver quaisquer créditos devido a devoluções de estoque. É útil manter um registro de contas a pagar em caso de disputas de pagamento, para lembrar o negócio de faturas atuais ou pendentes, ou como prova de gastos no tempo do imposto. Esses registros podem ser mantidos manualmente ou com o software de contabilidade.

Trabalhar com contas a pagar exige muita atenção aos detalhes. Cada fatura precisa ser verificada quanto à precisão, data de faturamento e data de pagamento e, em seguida, inserida corretamente no razão geral ou no software de contabilidade. Com base em nossa pesquisa, aqui estão algumas dicas gerais para configurar suas contas a pagar e ajudar o processo a funcionar sem problemas:

Trabalhe com a fatura original sempre que possível . Algumas faturas são enviadas eletronicamente - imprima uma vez e arquive o email para evitar confusões

Use sempre o mesmo sistema de entrada. Cada fornecedor tem seu próprio sistema de faturamento, mas atribuir o número da fatura em seu sistema deve ser consistente. Determine o método, como usar zeros à esquerda, e atenha-se a ele

Insira cada fatura individualmente. Isso inclui várias faturas mensais do mesmo fornecedor. No caso de uma disputa, você desejará poder rastreá-la no seu sistema com facilidade.

Obtenha a aprovação da fatura da pessoa apropriada antes de digitá-la. A pessoa que aprova a fatura deve ser diferente daquela entrando. Se você é um único proprietário e faz o seu próprio livro, isso pode não ser possível, mas ainda tem um processo claro para aprovação e entrada. Mantenha registros sólidos para dar suporte a cada um deles

Procure descontos em pagamentos antecipados para economizar dinheiro. Pode aumentar até o final do ano. Alguns fornecedores oferecem uma pequena porcentagem da fatura se você a pagar dentro de um prazo especificado a partir da data da fatura, como em dez dias. Se você costuma trabalhar apenas com contas a pagar uma vez por mês, considere um sistema no qual você identifica oportunidades de desconto de pagamento antecipado quando a fatura é recebida e as paga separadamente da pilha mensal.

O fluxo de caixa é importante para uma pequena empresa. Um sólido sistema de monitoramento e pagamento de contas a pagar lhe dá uma visão clara de seus gastos em relação à sua receita, possibilitando melhores decisões comerciais.

Recursos adicionais

Mais informações sobre como lidar com contas a pagar podem ser encontradas nos seguintes artigos: > "Noções Básicas sobre Escrituração, Parte I"

• "Contas a Pagar 10 Melhores Práticas" (Proformative)
• "5 Dicas para o Gerenciamento de Contas a Pagar com Sucesso" (MasterCardBiz.com)
• "10 Dicas para Alcançando Maior Produtividade e Melhor Moral no AP "(The Accounts Payable Network)

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