Como foi auditado? Como lidar com um profissional

Para muitas empresas, o final do ano civil significa o início da temporada de impostos. Ao preparar seus recibos, faturas e outros documentos financeiros dos últimos 12 meses, você pode estar preocupado com a possibilidade de uma auditoria fiscal temida.

Por mais estressante e desgastante que uma auditoria possa parecer, não há necessidade de entrar em pânico. Ela precisa ser levada a sério, mas as auditorias geralmente lidam com dados simples ou relatórios de erros que os suspeitos do IRS podem ter ocorrido, disse Frank Pohl, advogado do escritório de advocacia Gunster. Ele lembrou aos donos de empresas que nem todas as auditorias fiscais terminam negativamente para os contribuintes.

Se você receber um aviso de auditoria, veja o que fazer para que o processo seja o mais suave possível e minimize qualquer impacto negativo em seus negócios.

1. Revise a carta de auditoria cuidadosamente

Abra a carta imediatamente e entenda quais informações a Receita Federal precisa de você, Pohl disse. Se você não tiver um consultor financeiro designado, contrate um contador ou um advogado fiscal para ajudá-lo a examinar a carta de auditoria e identificar os problemas que o IRS sinalizou. Pohl também advertiu para não atrasar a ação ou ignorar a carta. "O IRS não vai embora, e não agir prontamente pode apenas tornar o auditor suspeito ou antagônico", disse ele.

Por questões de segurança, se você for sendo auditado, você receberá uma carta enviada pelo correio, disse Pohl. Os golpistas frequentemente se disfarçam de IRS enviando e-mails ou deixando mensagens telefônicas na tentativa de obter seus dados pessoais, mas o verdadeiro IRS não se comunica com os contribuintes dessas maneiras, disse Pohl.

2. Organize seus registros.

Antes de você e seu profissional fiscal responderem ao IRS e / ou se encontrar com um auditor, reserve um tempo para desenterrar e organizar todos os seus registros comerciais do ano fiscal passado, disse Kimberly Foss, planejador financeiro certificado (CFP) e autor de "Wealthy by Design" (Greenleaf Book Group Press, 2013). Isso inclui recibos e faturas de receitas e despesas, extratos bancários e cheques cancelados, livros contábeis e registros, cópias impressas de dados de preparação de impostos e arrendamentos ou títulos de propriedade de negócios, disse ela. Se o IRS solicitou documentos específicos para revisão, certifique-se de ter aqueles facilmente acessíveis também.

3. Responda às perguntas do auditor (e é isso).

Quando você se sentar com o auditor, lhe serão feitas inúmeras perguntas sobre as informações relatadas em sua declaração de impostos. Nossas fontes de especialistas concordaram que você não deve oferecer nenhuma informação que não seja obrigada a fornecer.

"Basta responder com as informações solicitadas", disse Pohl ao Mobby Business. "Fornecer informações desnecessárias ou não solicitadas pode levar a mais perguntas ... e questões adicionais."

"Seja direto ao responder a perguntas, mas não produza desculpas", acrescentou Foss.

Da mesma forma, um artigo sobre NOLO .com aconselha a não trazer ou discutir quaisquer documentos de anos fiscais anteriores, a menos que seja solicitado: "Não forneça cópias de declarações fiscais de outros anos ao auditor. Na verdade, não traga ... quaisquer documentos que não pertençam ao ano. sob auditoria ou não foram especificamente solicitados pelo aviso de auditoria ", disse o artigo.

Mantendo seu profissional de impostos envolvido

Lidar com o IRS pode ser estressante, e se você está preocupado com o que pode dizer, é sábio para deixar seu profissional de impostos falar por você. Sandy Gohlke, um CPA, contador administrativo global e diretor da empresa de serviços financeiros Rehmann, aconselhou que a IRS assinasse um contrato de procuração que permitiria à Receita Federal negociar diretamente com seu profissional de impostos. Isso leva você para fora do ciclo e os coloca dentro, disse ela.

Pohl concordou, e disse que, mesmo que seu profissional de impostos não tenha procuração, você ainda deve tê-lo presente quando se encontrar com um Auditor do IRS. Ele também aconselhou os empresários a não ficarem defensivos ou hostis durante a entrevista.

"O auditor ... não pode e não perdoará e tributará dívidas ou erros, e qualquer admissão que você fizer poderá ser usada contra você", disse Pohl. "Adotar uma atitude antagônica corre o risco de alienar o auditor, o que não será de seu interesse".

Evitando auditorias futuras

Gohlke lembrou aos donos de empresas que as auditorias são geralmente aleatórias, e você não pode evitá-las completamente. No entanto, algumas empresas são selecionadas por causa de certas despesas "vermelhas" - quantias ou tipos - que são fora do comum e causariam uma segunda olhada, disse ela.

A Foss notou que transferências bancárias e outros registros financeiros além do seu os recibos devem ser rastreados, e qualquer coisa que não possa ser explicada no formulário padrão do IRS deve ser explicada no papel. Ela também recomendou verificar novamente toda a sua matemática antes do preenchimento

"Mantenha a documentação apropriada, e deduza apenas despesas comerciais ordinárias e necessárias que sejam permitidas pelo IRS", acrescentou Gohlke. "Mesmo que você seja selecionado para uma auditoria, saberá que não precisa se preocupar."

Saiba mais sobre as auditorias fiscais e como minimizar seu risco no guia do Mobby Business.

Algumas entrevistas com fontes foram conduzidas uma versão anterior deste artigo.

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