Escolhendo uma impressora corporativa: Guia do comprador

O tipo de impressora que você pegaria em uma loja de material de escritório não a cortaria para uso comercial, pelo menos na maioria dos casos. Mesmo pequenos escritórios geralmente precisam de máquinas muito mais sofisticadas para eficiência e produtividade.

A maioria das empresas opta por impressoras em rede que podem ser compartilhadas por vários usuários, em vez de impressoras individuais para cada mesa. Essas máquinas economizam recursos e tendem a durar muito mais do que as variedades out-of-the-box. Eles também oferecem velocidades de impressão mais rápidas, melhor manuseio e opções avançadas de acabamento. A maioria também é capaz de copiar, digitalizar, enviar por e-mail e enviar fax.

As impressoras corporativas em rede estão disponíveis em centenas de modelos e em vários tipos, todos com diferentes recursos e capacidades, o que pode tornar o processo de compra intimidante. Eles podem ser com fio ou sem fio; laser, LED, jato de tinta ou tinta sólida; e monocromático ou cor. Alguns são compatíveis com impressão móvel, enquanto outros não são. Você também encontrará grandes variações de custo.

Neste guia do comprador, mostraremos suas opções para simplificar o processo de compra. Vamos explicar os tipos de impressoras empresariais, recursos e capacidades disponíveis, opções de rede, custo e opções de pagamento. Também oferecemos algumas dicas práticas para escolher o fornecedor certo

Tipos de impressoras comerciais

Laser / LED

As impressoras a laser e LED, que são muito semelhantes, são de longe as mais populares nos escritórios. Usando uma fonte de luz, eles projetam uma imagem em um tambor rotativo, que transfere toner para o papel. Eles são confiáveis ​​e rápidos e produzem textos de alta qualidade. As capacidades de memória e disco rígido são ideais para redes. Os custos contínuos são razoáveis ​​porque o toner é relativamente barato comparado com outros métodos de impressão.

No lado negativo, as impressoras a laser e LED são caras. Eles também não são ideais para impressão de fotos. As impressoras a jato de tinta

Inkjet

são mais comuns para uso pessoal e escritórios domésticos, embora possam ser adequadas para alguns usos de pequenas empresas. Estes trabalham esguichando tinta líquida através de uma cabeça de alfinete. Impressoras jato de tinta são menos caras na frente e a qualidade da foto é alta, então elas são ótimas para folhetos, folhetos e documentos que contêm gráficos. Eles podem imprimir em muitos tipos de mídia.

Embora seja possível encontrar uma impressora jato de tinta com qualidade de escritório e recursos de rede, eles são menos comuns. Isso se deve principalmente aos altos custos contínuos de substituição de tinta, o que não é prático para impressão de alto volume. Essas impressoras também são muito mais lentas.

Tipos de impressoras adicionais

Tipos de impressoras menos comuns incluem:

Impressoras de tinta sólida

, que derretem blocos de cera colorida no papel. Eles tendem a ser comparáveis ​​às impressoras a laser em qualidade de impressão em preto e branco, confiabilidade e custos contínuos, mas são superiores para a impressão em cores. Eles também são menores e mais compactos. No entanto, as impressoras de tinta sólida são propensas a manchas. E como são menos comuns, há muito menos modelos para escolher.As impressoras de instantâneos

só imprimem imagens. A qualidade da foto é muito maior do que com outros tipos de impressoras. Estes são mais comuns para uso doméstico, mas também podem ter aplicações de negóciosImpressoras de sublimação de tinta

, que estão muito próximas da qualidade da fotografia usando o corante transferido pelo calor. Normalmente, essas impressoras são reservadas para empresas como empresas de design gráfico, que devem ter uma qualidade de imagem superior. Os custos por página são extremamente altos - geralmente de US $ 2 ou mais

Impressoras com fio versus impressoras sem fio

A maioria de nós usa impressoras sem fio em casa. Por que se preocupar em conectar seu computador quando você pode imprimir de qualquer lugar? No entanto, as conexões com fio são geralmente mais rápidas, mais confiáveis ​​e muito mais seguras, todas importantes em ambientes comerciais, onde as impressoras são usadas com mais frequência e por mais pessoas ao mesmo tempo. As configurações sem fio, por outro lado, são mais flexíveis, além de serem menos caras de implantar. Eles também são compatíveis com dispositivos móveis, como smartphones e tablets.

Em nosso mundo cada vez mais móvel, muitas empresas, especialmente grandes empresas, optam por instalar aplicativos que permitem a impressão móvel, seja conectando o dispositivo à impressora ou usando uma conexão Wi-Fi ou Bluetooth. Isso é geralmente chamado de impressão em nuvem ou impressão móvel. Nem todas as impressoras são compatíveis com essa tecnologia emergente, mas é algo a ser considerado se você tiver uma força de trabalho altamente confiável em dispositivos móveis. Algumas impressoras de escritório também são compatíveis com tecnologias de impressão móvel, como Apple AirPrint, HP ePrint e Google Cloud Print, mas isso é algo que você precisa verificar.

Cor vs. Monocromática

Se você estiver imprimindo com simplicidade documentos comerciais em texto simples - planilhas, memorandos e letras - monocromático provavelmente está bem. Se você precisar imprimir gráficos, logotipos personalizados ou documentos com gráficos e outros recursos visuais, convém usar uma impressora colorida. As impressoras monocromáticas ainda vendem surpreendentemente bem porque reduzem os custos contínuos, mas lembre-se de que você provavelmente está preso à impressora que escolheu por muitos anos. Se você precisar imprimir cores no futuro, precisará encontrar outra fonte.

Recursos da impressora para empresas

Uma das primeiras coisas a considerar quando se trata de recursos é se você precisa de uma única função. impressora multifuncional (MFP). Assim como soa, as impressoras de função única fazem uma coisa: imprimir documentos. As MFPs são capazes de muitas outras tarefas, incluindo digitalização, cópia, envio por e-mail e conversão de documentos. Diferentes modelos combinam recursos diferentes.

As MFPs são econômicas porque você evita ter que comprar várias máquinas e elas ocupam menos espaço. Eles ajudam a agilizar o gerenciamento de documentos e o fluxo de trabalho da empresa, pois você pode enviar fax, digitalizar e enviar documentos por e-mail, todos da mesma máquina. No entanto, eles são mais caros. E se uma pessoa estiver usando a máquina para imprimir, por exemplo, outro funcionário terá que esperar para enviar um fax, fazer uma cópia etc.

Em seguida, considere a velocidade e o volume de impressão, que têm um impacto significativo no preço. Geralmente, velocidades de impressão inferiores a 20 páginas por minuto (ppm) são muito lentas para ambientes de escritório; velocidades de 20 ppm a 40 ppm serão suficientes para a maioria dos escritórios; e velocidades acima de 40 ppm são ideais para uso de alto volume. Algumas das máquinas mais sofisticadas alcançam 100 ppm, embora isso seja muito mais do que a maioria das pequenas empresas precisa. O volume de impressão pode variar de modelos básicos que armazenam apenas 100 folhas na bandeja e 250 na bandeja para MFPs que contêm 500 folhas na bandeja e 2.000 ou mais em duas ou mais cassetes.

A memória também é uma consideração importante. A maioria das impressoras de escritório varia de 64 MB a 256 MB de RAM, embora algumas impressoras de ponta permitam adicionar memória adicional, se necessário posteriormente.

• Recursos adicionais que você pode considerar incluem: Impressão frente e verso automática
• -Também conhecido como duplexação, imprima nos dois lados do papel sem recarregar a máquina. Alimentador automático de documentos (ADF)
• - Digitalize, envie por e-mail e fax documentos com várias páginas. Bandejas multiuso
• -Impressão em papel especial, como envelopes, cartões postais, cartões de visita, brochuras e papel grande. Pontos por polegada (ppp)
• -O número de pontos por polegada quadrada que a impressora pode acomodar em um pedaço de papel. papel. Quanto maior o número, mais nítidos serão os documentos e imagens. USB e leitores de cartões
• para imprimir sem um computador. Controles interativos com tela sensível ao toque
• para facilidade de uso e conveniência. Conformidade com a Energy Star

para custos operacionais reduzidos.

Opções de rede

Compartilhar uma impressora entre tantos funcionários quanto possível faz sentido prático e financeiro. Para fazer isso, a impressora deve estar conectada à rede do escritório, o que permite que os usuários imprimam em uma única máquina a partir de seus respectivos desktops, laptops, dispositivos móveis e, às vezes, remotamente.

Há duas maneiras de conectar uma única máquina. impressora a laser para a rede do seu escritório: compre uma impressora que tenha recursos de rede integrados ou conecte uma impressora a um servidor de impressão dedicado. Impressoras com recursos integrados são mais simples de conectar, mas provavelmente custarão mais. De qualquer forma, você pode contratar um fornecedor externo para fazer a configuração (se não estiver incluído no preço de compra ou de locação) ou confiar em sua equipe de TI interna (se tiver uma).

Muitos escritórios precisam de mais de uma impressora. Somente muitos funcionários podem confiar na mesma impressora sem incorrer em logkams, portanto as empresas geralmente optam por comprar uma impressora a laser para cada departamento, grupo ou equipe. Impressoras separadas podem residir na mesma rede, permitindo que os funcionários alternem entre eles. Isso é particularmente útil se os funcionários precisarem alternar de uma máquina monocromática para uma máquina colorida, por exemplo. Ou você pode usar sub-redes que permitem que determinados usuários acessem apenas determinadas impressoras. Às vezes, eles são usados ​​para limitar ou restringir o acesso a impressoras coloridas porque seus custos operacionais são muito mais altos.

Custos de Impressora Comercial

Ah, a pergunta mágica: quanto vou gastar? Esta é uma pergunta difícil de responder sem conhecer as necessidades específicas do seu negócio, mas vamos lhe dar uma idéia geral do que esperar:

Você pode comprar uma impressora doméstica básica por menos de $ 100 nos dias de hoje, mas don ' Não espere que os preços das impressoras de negócios sejam comparáveis. As impressoras de qualidade empresarial são muito mais avançadas e sofisticadas, e o preço reflete isso.

As impressoras a jato de tinta básicas projetadas para empresas muito pequenas começam na faixa de US $ 150 a US $ 300, mas não são robustas o suficiente para a maioria dos escritórios. Claro, elas são uma opção se você tem um orçamento muito limitado, mas também leva em consideração o custo total de propriedade, que inclui substituição de tinta. Em um certo nível de volume de impressão, o custo de um jato de tinta barato além do custo da tinta excede a compra de uma impressora a laser mais cara que tem baixo custo.

As impressoras laser coloridas mais básicas começam em US $ 300, mas modelos adequados para escritórios de pequeno a médio porte geralmente custam de US $ 750 a US $ 3.000. Impressoras a laser high-end com recursos de rede geralmente custam de US $ 5.000 a US $ 10.000 ou mais.

Leasing versus compra

Muitas empresas optam por alugar impressoras em vez de comprá-las diretamente. Isso economiza despesas iniciais - você paga pouco ou nada - e permite que você troque a máquina a cada poucos anos por um modelo mais novo ou mais adequado. Você não alugaria uma impressora a jato de tinta de US $ 300, é claro, mas começa a fazer sentido quando se fala em impressoras a laser que custam milhares ou dezenas de milhares de dólares. Uma coisa a se notar, no entanto, é que a locação é mais cara a longo prazo devido às taxas de leasing / financiamento.

Os pagamentos da locação são distribuídos ao longo de meses, geralmente de 12 a 60. Quanto maior o prazo da locação, menor pagamentos mensais serão

Manutenção e Serviço da Impressora

As impressoras a laser requerem manutenção regular, incluindo limpezas, inspeções e substituição de peças gastas e defeituosas. A manutenção regular ajuda a evitar interrupções inesperadas e prolonga a vida útil da sua máquina.

A maioria dos fabricantes e vendedores oferece contratos de manutenção e serviços por uma taxa adicional. Estes geralmente cobrem o custo de visitas ao escritório para manutenção e serviço regular, bem como peças de reposição, como toner e bateria. Alguns vendedores cobram uma taxa anual fixa, enquanto outros definem seus preços com base no seu volume de impressão. Uma taxa padrão baseada no volume de impressão é de 1 ou 2 centavos por página. Muitos fabricantes oferecem descontos se você comprar o plano quando comprar a máquina, em vez de esperar até que a garantia expire, ou se você pagar por vários anos adiantados. Tenha em mente também que o preço dos planos de serviço aumenta após o término da garantia, pois você terá que pagar ao fornecedor para garantir que a máquina esteja em boas condições de funcionamento.

Você não precisa adquirir um contrato de serviço -um vendedor não deve forçá-lo, mas é sábio. Você não terá que lidar com custos inesperados de reparo e provavelmente terá um serviço mais rápido se a máquina não funcionar corretamente.

Antes de assinar um contrato de serviço, leia as letras pequenas para saber exatamente o que ele cobre. . Alguns não cobrem o que é considerado manutenção de rotina, e a definição disso pode diferir de uma empresa para outra. Outros não cobrem itens como toner. Além disso, não tenha medo de fazer perguntas detalhadas. Se a impressora quebrar, qual é o procedimento para solicitar uma chamada de serviço? Quanto tempo leva para um técnico chegar? As peças e componentes são mantidos em estoque para acelerar o processo de reparo?

Como avaliar suas necessidades e orçamento

Antes de começar a fazer compras, é importante avaliar as necessidades da sua empresa - o que você deseja que a impressora faça? Quantas pessoas vão usá-lo? A velocidade é mais importante ou priorizaria a qualidade de impressão? Você usará a impressora para documentos básicos, como planilhas e arquivos do Word, ou estará imprimindo documentos que incorporam gráficos e fotos?

Identifique como a impressora será usada e, em seguida, faça uma lista de suas principais prioridades e necessidades características. A lista não precisa ser um todo e final. É provável que você encontre outros recursos e prioridades mais tarde no processo. No entanto, reservar um tempo para avaliar suas necessidades antecipadamente facilita a remoção de ervas daninhas através das inúmeras opções disponíveis e ajuda os fornecedores a recomendar os tipos e modelos mais adequados ao seu negócio.

Considere também o seu orçamento. O que você está disposto e / ou capaz de gastar? Invente um intervalo ideal e depois um teto - um preço que é o seu limite absoluto. Tenha em mente, porém, que as impressoras comerciais são um investimento importante, porque são essenciais para as funções diárias. O modelo mais barato no mercado, muitas vezes não oferece o melhor retorno para seu investimento a longo prazo. Você não quer exceder seus recursos, mas também não quer se arrepender da compra mais tarde.

Escolhendo um fornecedor

Sua tarefa final é escolher um vendedor. Alguns fornecedores vendem várias marcas e outros trabalham diretamente para um único fabricante. Não importa qual você escolher, contanto que você escolha um vendedor respeitável que dedique um tempo para entender completamente suas necessidades, em vez de pressionar pela venda mais alta.

• Algumas dicas adicionais: Preste atenção às vendas táticas
• - Procure vendedores que ensinam sobre todas as opções disponíveis. Desconfie de quem tenta empurrar produtos que estão além do que você precisa. Fazer sugestões é ótimo, mas ser excessivamente agressivo não é OK Peça referências
• - Qualquer fornecedor respeitável deve estar disposto a fornecer referências de clientes que compraram o mesmo modelo que você está considerando. Converse com esses clientes para descobrir se eles estão satisfeitos não apenas com o modelo, mas com o atendimento ao cliente. A empresa foi rápida em responder a chamadas de serviço, por exemplo? Solicitar uma avaliação no local
• -Particularmente com máquinas caras, não tenha vergonha de pedir uma avaliação no local. Não há nada como usar uma máquina para avaliar se é um bom ajuste. A impressora é amigável ao usuário? Você está satisfeito com os recursos, qualidade de impressão e velocidade de impressão? Compre em torno de

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