Dicas de Planejamento de Desastres para Pequenas Empresas

muito dinheiro e mão-de-obra para trazer um negócio de volta à Internet após um desastre natural maciço - como Sandy, Harvey ou Irma - mas pode ser tão desafiador reabrir após um incidente localizado como um incêndio ou inundação. Quando se trata de preparar seu negócio para sobreviver a um desastre, você provavelmente deve manter este velho ditado esportivo em mente: A melhor defesa é uma boa ofensa.

Preparar sua casa profissional leva tempo, mas quanto mais cedo você começar, quanto mais preparado for seu negócio, se ocorrer um desastre. Uma vez que muitas empresas não sabem por onde começar o planejamento de desastres, recorremos a alguns especialistas do setor para preparar cinco das melhores dicas de planejamento de desastres para pequenas empresas. Nota do editor: Você está interessado em soluções de recuperação de desastres como serviços de backup? Se você quiser informações para ajudá-lo a escolher o serviço certo para você, use o questionário abaixo e nosso site irmão, a BuyerZone, fornecerá gratuitamente informações de fornecedores:

Planeje comunicar

De acordo com Christopher Berry, O diretor sênior da prática de gerenciamento de riscos de segurança da Kroll, planejando como uma empresa se comunicará com as partes interessadas, clientes e fornecedores durante e após um desastre é uma obrigação.

Berry disse que as empresas precisam "garantir que as informações de contato de todos os funcionários a data e apropriadamente inclusive de casa, números de telefone móvel e endereços de e-mail. " Revise esta lista anualmente. Como os arquivos eletrônicos podem não estar acessíveis se a energia ou o serviço de Internet for interrompido, seria sensato "considerar manter uma cópia impressa da lista apropriada seguramente fora do local em um cofre."

Estenda essa lista uma etapa adicionando os nomes e detalhes de contato de seus provedores de serviços de emergência que sua empresa talvez precise alcançar após um desastre. A hora de descobrir qual empresa de gás atende ao seu prédio ou quem é seu representante de seguros local deve estar antes de lidar com um problema, não depois.

Berry também recomenda "estabelecer um processo para manter funcionários, clientes e fornecedores informados em relação às operações de negócios durante uma emergência. Isso pode ser feito postando atualizações de status em uma página da empresa no Facebook ou usando o site da empresa. " Faça com que as pessoas saibam com antecedência os métodos que sua empresa usará para fornecer atualizações

Determinar um plano de backup e acesso

A criação de um processo para proteger seus registros e dados também é um passo importante. Chloe Demrovsky, presidente e CEO do Disaster Recovery Institute International, aconselha as pequenas empresas a "fazer cópias de registros vitais e seus documentos mais importantes e armazená-los eletronicamente, com segurança ... [no] armazenamento baseado em nuvem acessível".

Agende testes de seus dados de backup para seus funcionários para garantir que os arquivos estejam completos e fáceis de acessar. Você odiaria descobrir depois do desastre que um arquivo importante não foi carregado corretamente ou que um computador doméstico antigo está muito desatualizado para acessar remotamente um aplicativo importante.

Andy Abramson, CEO da agência de marketing comunitária Comunicano, também recomenda que as pequenas empresas considerem fazer a transição para serviços baseados em nuvem para operações do dia-a-dia antes que ocorra um desastre. "Felizmente, porque estamos todos em nuvem, o tempo todo [usando o G Suite do Google] ... todos os meus dados estão lá", disse ele.

Abramson disse que o Comunicano também usa Dialpad para comunicações e UberConference para colaboração ", então todos minhas ligações telefônicas, mensagens de texto e gravações também são armazenadas no Google Cloud. "

Quando o hardware do Abramson falhou, ele voltou a funcionar em poucos minutos depois de acessar suas contas na nuvem em um novo laptop.

Make Um plano financeiro e de seguro

Pode ser difícil imaginar, mas mais de 40% das empresas não reabrem após um desastre, segundo a Agência Federal de Gerenciamento de Emergências. Parte da razão é que muitas pequenas empresas não têm um plano de seguro adequado ou um sistema para manter o fluxo de caixa em seus negócios em situações de emergência.

Andy Wood, diretor administrativo da agência de seguros para pequenas empresas Insureon, recomenda optar pelo seguro de interrupção de negócios, além da simples cobertura de responsabilidade geral. Não ter "uma política de interrupção de negócios significa que as despesas necessárias para reiniciar uma empresa em caso de furacão [ou outro incidente de interrupção de negócios] não são cobertas". Se você tiver, esta cobertura pode ajudar a substituir a receita perdida enquanto você trabalha para ter suas portas reabertas.

Mesmo se você tiver o seguro adequado, pode levar algumas semanas a alguns meses para fornecer toda a documentação necessária para uma reivindicação após um desastre. Você vai querer estar preparado para manter seu negócio funcionando durante este tempo.

Depois que um inquilino descuidado deixou a torneira funcionando durante a noite, a água escorreu e inundou todo o estoque de produtos do diretor do Hollywood Mirrors, Adam Watson. "A única razão pela qual sobrevivemos é porque eu gosto de manter três meses de custos operacionais no banco como uma rede de segurança", disse Watson. Demorou quatro meses para obter o seguro pago, água limpa e novo estoque em estoque.

"É imperativo que você tenha fundos de reserva para desastres inesperados como este", disse Watson. "Se você ficar sem dinheiro, você estará fora do negócio. É tão simples e tão fácil como isso, e isso pode acontecer com qualquer pessoa."

Prep para as necessidades dos funcionários

Seus funcionários são o coração do seu negócio , então não se esqueça de incluir suas necessidades em seus planos de preparação para desastres. Peter Yang, co-fundador da ResumeGo, recomenda incluir "tempo suficiente para seus funcionários evacuarem a região com sua família" em seus planos. Foi o que ele fez antes do recente furacão Harvey atingir um de seus escritórios em Houston. Ele também preparou seus funcionários em outra região para que pudessem aproveitar a folga durante o período de transição.

Se sua equipe trabalha remotamente ou viaja a negócios, é imperativo ter um sistema para fazer check-in durante um incidente localizado ou desastre. Erik Endress, CEO da Share911, sabe o impacto que a comunicação em tempo real pode ter em um negócio durante um incêndio, inundação ou furacão. O software da Endress permite que os empregadores saibam quais funcionários estão seguros e quais precisam de assistência durante desastres. Esse acesso ajuda a garantir que os empregadores possam obter a ajuda necessária para os funcionários e fazer com que todos trabalhem mais rápido quando o perigo passar.

Pratique o plano

Matthew Hilton, gerente de marketing de produto da Switchvox na Digium, empresa de comunicação empresarial, recomenda " treine sua equipe até o ponto onde o plano pode ser feito facilmente. Pratique, pratique e pratique novamente para que não haja surpresas quando ocorrer um evento real. " Uma etapa do plano que parece simples - como postar atualizações da empresa para clientes no Facebook - pode exigir mais atenção do que aparenta.

Por exemplo, quem está postando as atualizações? Quantas vezes as atualizações são postadas em um dia? O que acontece se não houver atualizações em um período específico - isso é uma atualização? Cumprir os detalhes do plano e praticar os vários cenários reduz as chances de confusão e o tempo que sua empresa pode ficar off-line.

Com sorte, você nunca precisará usar seu plano de desastre, mas isso não significa que você e seu os funcionários não devem estar prontos para usá-lo na queda de um chapéu.

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