Como criar um plano de melhoria de desempenho de funcionários
Mais cedo ou mais tarde, todo gerente enfrentará uma situação em que um membro da equipe não está tendo um bom desempenho. Essa pessoa pode estar falhando, ou simplesmente falhando em completar suas funções básicas de trabalho semana após semana. De qualquer maneira, é frustrante para toda a equipe, especialmente se a situação impedir o progresso do grupo.
Mas demitir esse funcionário pode não ser a resposta ainda. Gerry David, CEO da empresa de bebidas Celsius Holdings, disse que é importante tentar entender por que o funcionário está tendo um mau desempenho - pode ser que não seja culpa dele ou dela, disse ele. boas razões para um funcionário não atender às expectativas, e somente através de uma boa comunicação com o empregado você terá a chance de corrigir o déficit ", disse David. "Você, como empregador, pode aprender sobre deficiências dentro de suas expectativas corporativas e sistema de gestão."
Se, após essa conversa, o funcionário ainda estiver perdendo a marca, talvez seja hora de uma abordagem mais impactante. Uma tática comumente usada é o plano de melhoria de desempenho (PIP), um acordo formal delineando as metas do funcionário e o que ele ou ela pode fazer para enfrentá-las com mais eficiência. Nem todas as organizações usam PIPs, mas aquelas que as usam frequentemente como uma chamada de despertar para o membro de equipe com desempenho insatisfatório: Falha contínua em corresponder às expectativas após o PIP pode resultar em rescisão.
É claro que uma PIP não é sua única. opção. Se a sua organização é excepcionalmente boa no feedback contínuo, talvez você não precise usar nenhuma. Lisa Sterling, vice-presidente executiva e diretora de pessoal da empresa de tecnologia de gerenciamento de capital humano Ceridian, disse que sua empresa favorece oportunidades constantes de treinamento e aprendizado sobre PIPs. "Nós descobrimos que os PIPs são usados como forma de comunicar feedback difícil". Sterling disse. "Se você treinar seus líderes para fornecer feedback contínuo e lidar com questões de desempenho à medida que surgirem, a necessidade de um PIP se foi."
No entanto, em alguns casos, um PIP é o melhor curso de ação para ajudar um funcionário de volta à pista. Se você decidir implementar um para um de seus funcionários, aqui está o que você precisa saber para torná-lo justo e benéfico para ambas as partes.
Desenvolvendo o plano
Um bom PIP deve incluir quatro elementos-chave, disse Clarissa Cyrus Sócio de RH sênior da empresa de software de recursos humanos SilkRoad:
As deficiências de desempenho.
Expectativas de melhoria mensuráveis.
- Um prazo razoável e apropriado para o funcionário melhorar seu desempenho.
- Consequências detalhadas É fundamental documentar absolutamente tudo, em todas as etapas do caminho, e fazer com que o funcionário assine o plano, caso o resultado final seja a rescisão. Como gerente, você deve entrar em contato com seu parceiro de negócios de RH para garantir que o plano atenda aos critérios da empresa e o idioma usado no plano é apropriado para a situação, disse Cyrus.
- Sterling lembrou aos empregadores que a documentação necessária, levando as etapas apropriadas e a contratação do indivíduo não necessariamente o protegem de uma ação judicial, mas ajudará a mitigar quaisquer reivindicações de rescisão injusta que o funcionário possa tentar fazer depois do fato.
- Pronto para começar? Aqui está um detalhamento de cada item PIP e como abordá-lo
Parte 1: Cite instâncias objetivas de problemas de desempenho
Se você chegou a um ponto em que acha que um PIP é necessário, é provável que você já tenha Recebemos muitos comentários informais ao seu funcionário sobre o que ele está fazendo de errado. Sterling observou que a documentação desse feedback é importante, bem como se o indivíduo recebeu ou não tempo suficiente para melhorar. Ela também enfatizou a necessidade de feedback objetivo e imparcial, que pode incluir a validação de outros gerentes, colegas ou pares.
Da mesma forma, Cyrus disse que seus sentimentos pessoais sobre o funcionário devem permanecer separados de qualquer coisa que entre no PIP. "É da natureza humana para os gerentes ficarem frustrados com um funcionário que está falhando em alcançar seu potencial de desempenho". Cyrus disse. "Por mais difícil que pareça, eles devem manter sentimentos pessoais ou frustrações de afetar sua avaliação do desempenho do funcionário."
Os gerentes devem entender que os PIPs nunca devem ser usados para tratar de questões comportamentais como baixa frequência ou comunicações inadequadas, disse Jennifer. Lasater, vice-presidente de serviços de empregador e carreira na Kaplan University. Em vez disso, os problemas documentados no PIP devem estar relacionados a habilidades ou conhecimentos que o funcionário está faltando, ou funções de trabalho específicas que ele ou ela não está concluindo adequadamente em uma base regular.
"Fique longe de [frases] como" você sempre ", acrescentou Lasater. "Em vez disso, indique [fatos como]," os relatórios devem ser entregues às 10h da segunda-feira e na data X, você não enviou um relatório. '"
Parte 2: Fornecer expectativas, ações e métricas claras para melhoria
Uma vez que você tenha declarado os problemas de desempenho do funcionário, você deve trabalhar com o funcionário para desenvolver um plano de ação que inclua treinamento (se necessário) e referências claras para atender. Decida quais tarefas devem ser realizadas e como melhor medi-las. Lasater observou que a criação deste plano em conjunto com o funcionário em questão irá garantir a compreensão e criar compromisso por parte do funcionário.
Cyrus disse que o PIP deve identificar quaisquer recursos internos disponíveis para ajudar o empregado a atingir suas metas de desempenho (programas de treinamento). , mentoring, etc.). Ela também disse que as expectativas estabelecidas no plano devem ser consistentes com as políticas e práticas anteriores da empresa.
"Os gerentes devem garantir que as expectativas e metas de desempenho sejam apropriadas, e seu método de medir melhorias seja justo e consistente com situações semelhantes". "Cyrus disse.
Parte 3: Determinar um prazo razoável para o plano
A maioria dos PIPs é medida em incrementos entre 30 e 90 dias. O prazo adequado para fazer as melhorias acordadas depende das obrigações do trabalho do funcionário e da natureza do seu negócio, disse David. É importante considerar as circunstâncias do entorno e quais melhorias você está pedindo que o funcionário faça ao decidir sobre um período razoável e razoável
"Se você está vendendo usinas de energia nuclear, 30 dias podem não ser tempo suficiente para ter uma significativa Se você é um funcionário da sala de correspondência, 30 dias podem ser mais do que tempo suficiente ", disse David ao Mobby Business. "Cada situação é diferente e deve ser estruturada de forma justa."
Você também deve estabelecer alguns pontos em todo o plano para verificar com o empregado sobre o seu progresso, disse Lasater. Se o funcionário não estiver cumprindo os critérios especificamente mencionados no plano, isso deve ser discutido com o funcionário durante as reuniões de check-in, disse ela.
"Forneça informações específicas sobre a frequência com que o gerente e o funcionário se reunirão para discutir o assunto." progresso do empregado, enquanto no plano de melhoria de desempenho ", disse ela. "É importante que o gerente cumpra o plano. O compromisso do gerente de se reunir com o funcionário regularmente enfatiza para o funcionário que o gerente está comprometido com a melhoria [dele ou dela]."
Parte 4: Esboço As conseqüências
Seu PIP deve ser claro sobre o que acontece se as expectativas definidas não forem atendidas. Isso pode ser uma perda de certos privilégios, suspensão temporária de emprego ou, como é mais comum, rescisão de contrato de trabalho.
Embora o funcionário precise entender a gravidade da situação, concentrar-se demais nas consequências negativas só desestimulará ainda mais e desmotivá-lo. Em vez disso, David disse que seu funcionário deve entender que você está implementando o plano porque está genuinamente investido em seu sucesso na empresa.
"Deixe claro que sua intenção é que, através desse processo, eles possam ser uma parte da equipe daqui para frente ", disse ele ao Mobby Business. "O PIP tem que ser específico e permitir uma chance razoável de sucesso."
Próximas etapas: O funcionário deve ser dispensado?
Se, no final do período do PIP, o funcionário tiver atendido com sucesso às expectativas do plano, siga em frente e continue a fazê-lo se sentir um membro valioso da equipe. David lembrou aos gerentes que mantivessem as linhas de comunicação abertas e recomendou que agendassem uma reunião de acompanhamento para garantir que o funcionário ainda estivesse se saindo em níveis satisfatórios.
No entanto, se o funcionário ainda não fez nenhuma melhoria significativa (ou só piorou), você pode se deparar com a difícil decisão de deixá-lo ir. Antes de qualquer demissão, você deve discutir o progresso que foi feito ou não pelo funcionário com o RH, e revisar a documentação do plano para garantir que ele apóie uma rescisão "por justa causa", disse Cyrus.
"A decisão ficará mais clara para o gerente e não deve ser uma surpresa para o funcionário ", acrescentou Lasater.
Se for determinado que a rescisão é a resposta certa, David observou que sua decisão deve ser final e acordada pela gerência e RH.
"Se você fez o seu trabalho corretamente como gerente no desenvolvimento do PIP, você deve estar preparado para cumprir as consequências que foram definidas no PIP para o fracasso", disse ele.
Nunca é fácil demitir alguém, especialmente se Você tem um bom relacionamento pessoal com essa pessoa. No entanto, ao concluir um PIP, você ofereceu ajuda ao funcionário para melhorar e deu a ele a oportunidade de corrigir o curso. Para o bem da organização, você deve deixar o funcionário ir e, espera-se, obter alguns insights sobre como evitar problemas semelhantes com funcionários existentes e futuros.
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