5 Relatórios POS Todos os proprietários de empresas devem executar

Enquanto muitas SMBs trocam suas antigas caixas registradoras por sistemas de PDV de ponta, principalmente para facilidade de uso durante o serviço, há um tremendo valor nos recursos de análise e relatório que o software de PDV traz para a mesa. Diferentes produtos de PDV (alguns dos quais direcionados a indústrias específicas) têm suas próprias seleções de relatórios, mas algumas categorias de relatórios e análises estão disponíveis em quase todos os sistemas de PDV disponíveis.

Se você é novato em usar um PDV ou não familiarizados com as análises em geral, esses cinco tipos de relatórios são um bom ponto de partida. Usar os dados que seu PDV já está coletando pode ajudá-lo a melhorar as operações diárias, eliminar o tempo gasto fazendo o trabalho administrativo, minimizar o desperdício e aumentar a receita.

Nota do editor: Procurando informações sobre os sistemas de PDV? Use o questionário abaixo e nossos parceiros de fornecedor entrarão em contato para fornecer as informações necessárias:

Análises gerais

A maneira mais fácil de aproveitar os dados coletados pelo sistema de PDV é revendo o painel de analítica ( se houver um) ou puxando um relatório de resumo geral (que está disponível em praticamente qualquer sistema). Painéis de PDV oferecem uma vantagem óbvia sobre os relatórios de resumo, pois eles estão ativos e refletem o estado atual dos negócios, mas painéis e relatórios de resumo mostram informações semelhantes.

Um relatório de resumo geral ou um painel de análise exibirá fatos rápidos como vendas líquidas durante um certo período de tempo (bem como a variação percentual de períodos anteriores), número de transações, totais de transações, totais de faturas, depósitos e custos de saída. Uma visão panorâmica de todos os dados em diferentes esferas de seu negócio é valiosa, mesmo se você também extrair relatórios mais detalhados. Resumos gerais podem ajudá-lo a identificar áreas problemáticas e aprofundá-las para resolver o problema. Visões gerais como essas também podem ser úteis para compartilhar informações com parceiros de negócios ou colaboradores que exigem apenas um instantâneo do que está acontecendo, não uma análise aprofundada.

Se o sistema POS não tiver um painel, verifique na seção de relatórios para resumos automatizados. Muitos softwares de PDV incluem relatórios resumidos gerais que podem ser enviados por email para você em uma base específica (diária, semanal, mensal ou trimestral), mas se isso não for uma opção, você terá que puxar o relatório manualmente, o que ainda leva apenas alguns minutos

Contabilidade

Os relatórios contábeis são uma das melhores características dos sistemas de PDV para os proprietários de empresas. Quase todos os sistemas POS têm relatórios de contabilidade, que fornecem uma conta detalhada de ativos, passivos, depósitos de clientes, contas a pagar e muito mais.

Você deve ser capaz de personalizar seus próprios relatórios contábeis em seu PDV inserindo códigos e descrições gerais e mapear suas contas com base nas categorias determinadas, como reembolsos, receita ou ajuste de caixa. Em um bom sistema de PDV, depois de executar o razão ou outro relatório contábil, você pode exportar as informações para o Excel. Como o Excel é compatível com o QuickBooks, sem dúvida o software de contabilidade mais popular entre as SMBs, isso economiza muito tempo. Contadores individuais também podem gostar de ter as informações necessárias no Excel. Se você já possui um PDV e não está usando os relatórios contábeis integrados, está perdendo um dos melhores recursos de economia de tempo que esses sistemas oferecem.

Inventário

Rastreando o inventário por meio de um PDV não apenas instantaneamente torna mais difícil para os funcionários roubar, também simplifica o processo de pedidos e facilita o diagnóstico e a minimização de desperdícios.

Resumos de estoque, um dos relatórios mais comuns, geralmente fornecem uma visão geral do estoque atual em estoque, que pode ser útil para o pessoal, bem como para os proprietários - não há necessidade de correr para o almoxarifado para verificar o estoque, se houver um painel ao vivo ou um relatório disponível. Os relatórios de avaliação de estoque também são uma escolha popular entre as SMBs; eles oferecem uma visão do valor monetário total do seu inventário atual. Por fim, há relatórios de reordenamento de estoque, que capturam automaticamente todos os itens em seu inventário que caíram abaixo da quantidade necessária que você determinou. Portanto, se você decidir que precisa sempre de um mínimo de 35 widgets verdes, no momento em que seu inventário de widget verde atingir 34, ele aparecerá no relatório de reabastecimento de estoque.

Relatórios de inventário especializados também estão disponíveis em alguns sistemas, como relatórios de ingredientes brutos (usados ​​principalmente em restaurantes ou instalações de produção de alimentos) ou relatórios de peças especificamente para empresas de manufatura. Muitos produtos de ponto de venda também permitem que você integre sua análise de estoque com software de contabilidade de terceiros para simplificar completamente o processo. O software POS com painéis ativos (em vez de relatórios definidos) pode até exibir fluxos de trabalho de pedidos, informar quando o estoque está programado para chegar e permitir rastreamento minuto afora em pagamentos e entregas.

Acompanhamento de vendas, controle de pagamento e cliente informações

As informações de vendas de POS são inestimáveis ​​para as SMBs que desejam identificar a demanda e eliminar produtos ou serviços de baixo desempenho. Existem muitos tipos de relatórios de vendas, e eles variam em layout e função, dependendo do tipo de negócio para o qual são direcionados. Por exemplo, uma loja de varejo terá um relatório de aparência diferente de uma empresa de paisagismo, porque a natureza dos produtos e serviços é muito diferente.

Em geral, os relatórios de vendas permitem visualizar todos os itens vendidos, bem como um resumo dos funcionários de melhor desempenho e baixo desempenho, receita total, valor médio do pedido, pedidos por hora do dia, detalhamentos de impostos sobre vendas, histórico de depósitos, tendências de vendas, métodos de pagamento mais e menos comuns e muito mais. Muitos relatórios e painéis de vendas também incluem informações de clientes e funcionários, de modo que cada transação possa ser facilmente revisada na íntegra quando houver uma disputa ou atividade questionável. As informações do cliente também podem ser usadas para identificar quantos clientes retornam em relação aos novos clientes que você possui e com que frequência os clientes repetem suas compras.

Os relatórios de vendas também podem informar futuras decisões de negócios e até mesmo aumentar a receita. Por exemplo, se uma forma de crédito cara não for amplamente usada entre as principais clientes de compras, uma pequena empresa pode decidir não mais aceitá-la e salvar a diferença. Esses relatórios também facilitam a ordem estratégica de estoque, evitando o excesso de estoque durante períodos lentos ou a falta de estoque durante períodos de alto volume. É claro que a análise de vendas se torna mais valiosa quanto mais tempo o sistema é usado, então pode não haver nenhuma revelação massiva nos primeiros meses. Mas, uma vez rastreado um ano ou dois, esse recurso tornará mais fácil diagnosticar os padrões de compra e pagamento do cliente e ajustar adequadamente.

Gerenciamento de funcionários

Relatórios de mão de obra POS não se aplicam a todas as empresas, mas trabalham o suficiente SMBs que eles são dignos de inclusão nesta lista. A maioria dos sistemas POS permite que você crie perfis de funcionários individuais, o que significa que você pode visualizar relatórios de trabalho de cada funcionário para ver informações como a média de horas trabalhadas, valores médios de vendas, número médio de transações e porcentagem dos custos totais de mão de obra. title:

Os relatórios de entrada de horas também são populares, especialmente entre as SMBs que dependem de funcionários horistas que não estão necessariamente em um horário de 9 a 5. Você encontrará informações como cargos e escalas salariais correspondentes (incluindo as horas extras), horas pagas totalizadas, horas extras totalizadas e, em alguns casos, registros de horário das horas em que cada funcionário trabalhou. Esse tipo de informação não é apenas muito mais rápido de coletar por meio de um PDV, mas também fornece insights para gerenciar custos de mão de obra e otimizar seu método de planejamento.

Os proprietários de SMB que extraem relatórios de trabalho podem encontrar, por exemplo , que eles têm muitos funcionários trabalhando em tempos lentos ou certos membros que não estão ganhando peso. A capacidade de rastrear empiricamente o desempenho aumenta a responsabilidade e facilita a criação de uma força de trabalho excepcional.

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