Lista de verificação de tecnologia de ano novo de SMB

Você fechou com sucesso 2017. Resoluções foram feitas, e você pode ter levantado um brinde esperançoso para um novo começo no ano novo. Agora que o estresse do feriado acabou e o confete comemorativo foi varrido, é hora de lidar com algumas tarefas relacionadas à tecnologia para que você tenha um caminho claro para o sucesso de 2018.

Atender às questões de tecnologia agora significa que você começará o ano novo melhor preparado para alcançar seus objetivos, incluindo aqueles relacionados a maior eficiência, produtividade e custos reduzidos. Além disso, as medidas que você adotar agora podem proteger contra despesas inesperadas de tecnologia.

Para reduzir qualquer bagagem que possa prejudicar seu negócio, criamos uma lista de verificação básica projetada para gerenciar a transição relacionada à tecnologia de 2017 a 2018.

1. Altere suas senhas. Faça agora mesmo. E nunca use a mesma senha duas vezes. Alterar suas senhas é a etapa de segurança mais importante que você pode seguir para sua empresa. Instrua seus funcionários a alterarem suas senhas agora também. Melhor ainda, use um aplicativo gerenciador de senhas para criar e armazenar senhas fortes.

2. Limpe seu hardware Nada amortece a alegria de um novo começo mais do que trabalhar com hardware sujo. Limpe o teclado com ar comprimido e limpe a tela e monitore com um pano livre de estática. Substitua a bateria do mouse e troque o antigo mousepad por um limpo. Considere a substituição de cabos e fios que começaram a mostrar desgaste e arrume tudo atrás da mesa ou mesa com gravatas ou envoltórios. Agora, isso não parece melhor?

3. Dê um pouco de amor à sua impressora Remova, esvazie e limpe as bandejas de papel para remover fiapos, pedaços de papel e sujeira que possam ter se acumulado. Fique on-line e verifique as atualizações de software emitidas pelo fabricante da impressora e baixe-as. Remova cuidadosamente os componentes externos e internos da impressora. Se durante suas tarefas de manutenção você descobrir componentes que precisam de reparo, agora é a hora de fazer o pedido e instalar peças de reposição. Certifique-se de ter cartuchos de impressora e papel em estoque, porque sua impressora estará trabalhando mais do que nunca este ano.

4. Atualize e atualize seus aplicativos de software. Muitos proprietários de empresas adiam essas tarefas, e a produtividade muitas vezes sofre como resultado. Tire isso do caminho em janeiro - você será mais eficiente e produtivo durante todo o ano. Execute uma verificação de segurança manualmente agora e, enquanto estiver fazendo isso, verifique se os computadores estão configurados para fazer download de atualizações de segurança automaticamente. Se suas necessidades aumentaram desde a compra de seus programas atuais de segurança e proteção, atualize para uma solução mais robusta.

5. Saia com o antigo, com o novo Reserve agora algum tempo para organizar seus arquivos digitais para 2018. Armazene esses arquivos e documentos digitais antigos em um arquivo no disco rígido do computador, um backup portátil e na nuvem.

6. Não gaste mais um ano se preocupando com backups. Quando foi a última vez que você revisou seu sistema de backup? (Você tem sistema de backup?) Corrija qualquer déficit agora para proteger sua empresa e reduzir a preocupação em caso de violação de dados, roubo, desastre natural ou outra perda. A paz de espírito que os sistemas de backup fornecem é inestimável, e os drives portáteis e o armazenamento em nuvem são baratos.

7. Atualize (ou crie) o inventário de tecnologia da sua empresa. Um inventário evitará compras desnecessárias ou duplicadas e poderá ajudar no orçamento futuro e no planejamento de despesas de capital. Além disso, você terá uma lista atualizada de todos os seus ativos de tecnologia em um único local em caso de perda. Registre os desktops e laptops de propriedade e alugados da sua empresa, hardware de rede, impressoras e dispositivos móveis, incluindo telefones e tablets. Você também desejará identificar números de série e modelos, quem possui esses ativos, onde os ativos estão localizados e as datas de atualização do aluguel, se aplicável.

8. Limpe o cemitério digital. Agora é um ótimo momento para descarregar toda a tecnologia antiga que você não usa mais. Livre-se de hardware e periféricos antigos ou danificados, vendendo-os para um reciclador de tecnologia ou simplesmente levando-os para o depósito. (Remova e destrua os discos rígidos primeiro e siga os regulamentos locais para descarte adequado.) Se você tiver hardware ou periféricos que ainda operam, mas que não são usados ​​há anos, doe-os a uma instituição de caridade que possa colocá-los em bom uso.

9 Avalie seu suporte de TI atual Se sua equipe de TI reside internamente ou é terceirizada, dê uma olhada no último ano juntos. Analise o que funcionou bem e o que não funcionou e determine quais são suas necessidades em 2018. Aborde todos os déficits e faça alterações para terceirizar contratos ou explorar novas opções de terceirização conforme necessário.

10. Crie uma lista de verificação de tecnologia de ano novo para funcionários que não são de TI. Todos têm interesse em ferramentas tecnológicas que funcionem bem. Comunique claramente o que se espera dos funcionários quando se trata de preparar tecnologia para o novo ano e manter as ferramentas de tecnologia fornecidas a eles. Agora é um bom momento para discutir a segurança dos dispositivos pessoais que os funcionários levam para o trabalho e o uso enquanto estão no local. Revise as políticas da sua empresa, especialmente se os funcionários tiverem dados da empresa armazenados em seus smartphones ou outros dispositivos pessoais.

11. Marque uma consulta com seu agente de seguros de negócios. Se você não tem um seguro comercial, deve reconsiderar. Fale com um agente sobre as políticas que você deve ter. Se você tem um negócio baseado em casa, você deve saber que o seguro de proprietário geralmente não cobre perdas de equipamentos de propriedade da empresa. Se você tem um seguro empresarial e comprou novos equipamentos de computador ou outros dispositivos tecnológicos em 2017, verifique se esses itens estão incluídos na sua política. Além disso, revise sua cobertura atual para garantir que você esteja coberto adequadamente.

12. Reúna-se com um profissional de impostos no início de janeiro, se possível Atualmente, há o potencial para mudanças significativas e abrangentes no código tributário para o ano fiscal de 2018. É crucial que você obtenha as informações imediatas sobre novas implicações fiscais de negócios de um profissional experiente o mais cedo possível. Embora não haja maneira de saber com certeza quais são essas mudanças ou o que pode ser necessário do ponto de vista da conformidade, é possível que novas leis tributárias possam influenciar o cronograma de investimentos planejados em tecnologia.

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