Melhores práticas de faturamento para pequenas empresas B2B

O faturamento é uma das atividades mais importantes para empresas B2B. Você não pode ser pago se não enviar uma fatura aos seus clientes resumindo os serviços prestados e o que eles devem a você.
Embora existam várias maneiras diferentes de enviar uma fatura - por meio de correio tradicional, e-mail ou terceiros Portal on-line - você precisa encontrar os métodos e práticas de cobrança que funcionam melhor para seus clientes e suas operações comerciais. O Mobby Business pediu a especialistas do setor que aconselhassem a criação de uma estratégia de cobrança inteligente.

Automatizar e digitalizar sempre que possível

Raj Narayanaswamy, co-fundador e co-CEO da solução de controle de tempo dos funcionários Replicon observou que você deve automatizar o faturamento sempre que possível

"O faturamento mais rápido e fácil é feito on-line", disse Narayanaswamy. "Invista em um mecanismo de faturamento / geração de faturamento para automatizar o processo e remover erros humanos. O faturamento manual que depende do rastreamento e do agrupamento de planilhas de papel, inserção de informações no Excel e verificação manual da precisão desperdiça valioso tempo administrativo."

também deixa espaço para erros e atrasos. Automatizar o faturamento significa livrar-se da grande maioria do potencial de erro e também economizar dinheiro, eliminando custos administrativos extras.

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Mitch Rose, vice-presidente sênior e gerente geral da empresa de soluções de pagamento Billtrust, acrescenta que incorporar métodos eletrônicos que ajudem a automatizar a fatura. O processo de caixa pode ser benéfico no longo prazo para as contas a receber e a pagar. A mudança para a digitalização permite que os clientes paguem quando e onde estiverem, o que incentiva pagamentos mais rápidos e aumenta a eficiência para seus clientes e seus clientes. equipe, "Rose disse ao Mobby Business.

Ele acrescentou que a digitalização de pagamentos e faturamento economiza custos. A entrega de papel custa o dobro da quantidade de entrega eletrônica e desacelera todo o processo. Mover esses processos on-line economiza custos de postagem, papel e impressão, sem mencionar o tempo.

Mantenha-se organizado

É importante encontrar uma solução contábil que permita a você e à sua equipe manter a organização e ficar de olho todas as suas faturas pendentes.

"Sem acesso a uma visão centralizada de faturas e contas, as empresas não têm a capacidade de determinar rapidamente o tempo médio de pagamento, quanto dinheiro está pendente, quantas faturas e acompanhamentos foram enviados, quais empresas estão frequentemente inadimplentes, e assim por diante, "Narayanaswamy disse ao Mobby Business.

Certifique-se de estar em conformidade com PCI

Se você aceitar pagamentos eletrônicos de seus clientes, é fundamental certificar-se de que seu processador de pagamento é compatível com Padrões de segurança de dados do PCI (Payment Card Industry). Esses padrões reconhecidos globalmente foram criados para proteger os consumidores e manter seus dados de pagamento seguros. Rose observou que a conformidade com esses padrões é obrigatória para qualquer empresa que aceite pagamentos com cartão de crédito.

"A conformidade com a PCI não é apenas crucial por motivos legais, mas também gera confiança em seus clientes", disse ele. "As empresas que foram violadas veem uma perda de clientes, prejudicam a reputação e diminuem o preço das ações - sem mencionar os custos exorbitantes para remediar a violação e, em seguida, lidar com reclamações de fraude pós-violação e perda de receita do cliente". Rose acrescentou que estar em conformidade é mais importante, já que as empresas enfrentam o uso crescente de cartões de crédito em B2B. A maioria das empresas recorre a terceiros que fornecem os portais e processos de pagamento que lhes permitem aceitar pagamentos eletrônicos e ser compatíveis com PCI.

Comunicar

Comunicação clara durante cada fase de um projeto mantém clientes e empresas na mesma página em termos de expectativas de pagamento.

"Entendendo o nível de detalhes de fatura que um cliente precisa desde o início, criando planos proativos em caso de escopo e manter os clientes atualizados em cada etapa pode economizar tempo e esforço consideráveis ​​durante o processo de faturamento real após a conclusão do projeto ", disse Narayanaswamy.

Para obter mais informações sobre como encontrar a solução de processamento de pagamento certa para você, visite Business News Guia do diario

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