Como construir uma prática de folha de pagamento próspera: A perspectiva do profissional

Como um provedor de folha de pagamento independente, proteger e manter seus clientes é o seu maior desafio quando sua concorrência é como Paychex e ADP. Por que os pequenos empresários trabalham com um provedor ou contador de folha de pagamento independente como você?

Esses foram os pensamentos exatos que passaram pela minha cabeça quando comecei minha prática de folha de pagamento há quase seis anos. Hoje, minha pequena equipe e eu atendemos quase 200 clientes, e a Cirrus Payroll está crescendo mais rápido do que nunca.

Se você quiser expandir sua prática existente ou começar do zero, precisará implementar essas estratégias principais:

Defina o estilo de trabalho da sua empresa

Decida de antemão que tipo de empresa você será. Aqui estão as prioridades com as quais começamos:

• Operar como uma empresa on-line, onde os funcionários podem trabalhar remotamente, em vez de se reunirem todos os dias em um escritório.
• Nosso software precisa ser baseado em nuvem e nos permitir , nossos clientes e parceiros de referência de contabilistas para acessar o sistema 24/7.
• Seja completamente sem papel. Isso significa que os clientes precisam ser capazes de imprimi-los internamente.

Nós desembarcamos na Folha de Pagamento como o software que atende às nossas necessidades há quase seis anos e nos serviu muito bem na manutenção dessas prioridades.

Definir seus processos

Eu li o livro "The E-Myth" (Ballinger Publishing, 1988) bem na época em que meu negócio começou. Isso perfurou na minha cabeça a importância de criar os processos certos e escrevê-los. Isso significa que a integração, o processamento da folha de pagamento, o preenchimento trimestral, as tarefas de final de ano e até mesmo as terminações do cliente são documentados passo a passo, portanto, nunca há uma questão de como realizar o trabalho.

Seus funcionários entenderão claramente seu trabalho responsabilidades e poder trabalhar de forma eficiente e eficaz. Não há nada como uma empresa onde os funcionários são apaixonados pelo que fazem e todos sabem o seu papel e exatamente como fazê-lo.

Sabendo que o seu negócio está funcionando conforme o dia-a-dia, baseado em processos documentados, dará a você, o proprietário da empresa, a tranquilidade de trabalhar (não em) sua empresa todos os dias: concentrando-se em estratégia, vendas, marketing e suporte à sua equipe.

Não apenas os processos ajudam no alinhamento interno, mas nossos clientes também sabem exatamente o que esperar de nós. Consistência é a chave, e nossos clientes rapidamente aprendem a confiar em nós e confiam no processo

Defina seus clientes ideais

Depois de ter processos claros, é importante que você não permita que os clientes ditem seu fluxo de trabalho. Naturalmente, cada cliente é diferente, portanto pequenas variações são aceitáveis. Mas se você se afastar muito de seus procedimentos padrão, você só criará caos e confusão para todos os envolvidos. É melhor crescer saudável, com os clientes certos, e não ceder a cada capricho do cliente.

Eu recusei clientes bem pagos porque eu sabia que eles não eram adequados para nós. Pare de tentar ser tudo para todas as pessoas. O mercado de serviços de folha de pagamento em enormes. Se um cliente não der certo, passe para o próximo cliente

Mercado como se fosse seu emprego em tempo integral

A maioria dos contadores e empresas de folha de pagamento é péssima em marketing - sites ruins, presença em mídias sociais e zero diferenciação dos concorrentes. Existem algumas áreas-chave nas quais você deve se concentrar:

1. Corrija seu site Se parecer com qualquer outro site da sua indústria, algo está errado. Você precisa mostrar como você é diferente e como se aproxima de seus clientes e os ajuda a ter sucesso. Ninguém está lendo essa longa página de histórico da empresa, seu currículo ou lista de qualificações, ou os parágrafos detalhando cada serviço que você fornece. Limite o seu site e mantenha-o relevante para o que um cliente em potencial deve saber.
   
2. Obtenha boas críticas Comece por pedir aos seus melhores clientes que escrevam um comentário para você no Google e no Facebook. Depois de obter algumas boas críticas, solicite comentários como parte de seu novo processo de integração de clientes. E não tenha medo de pedir repetidamente por avaliações. As pessoas estão ocupadas e precisam de estímulos amigáveis.
   
3. Pare de ser chato. Pare de enviar boletins informativos mundanos e postar atualizações técnicas em suas mídias sociais. Deixe-me ser muito claro: ninguém está lendo. Em vez disso, publique conteúdo que seja interessante e agregue valor para o leitor.

Sobre o autor: Tyler Winn é um CPA em Tulsa, Oklahoma, que desistiu de sua prática contábil para se concentrar exclusivamente no desenvolvimento de uma prática de folha de pagamento.

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