Um Guia para o Seu Negócio 'Necessidades de Software
Quando se trata de sua pequena empresa, aplicativos de software - ou aplicativos - são seus parceiros silenciosos
Sem aplicativos - os programas que informam aos seus computadores o que fazer com todos os 1s e 0s que são a força vital da maioria das empresas modernas - seu hardware de alto preço é inútil. Para a maioria dos jóqueis de mesa corporativos, os aplicativos significam usar o software Microsoft Office, que geralmente inclui o Word, um aplicativo de processamento de texto, o Excel, um programa de planilha e seu software de apresentação da apresentação de slides do PowerPoint. Office é praticamente o padrão ouro em aplicações de produtividade de escritório. Por mais poderoso e universal que o Office possa ser, para pequenas empresas e startups, pode ser um caminho caro e ainda pode não ser capaz de lidar com todas as suas necessidades de tecnologia da informação. Aqui está uma visão ampla das várias categorias de software de aplicativos de negócios que devem estar em sua lista de compras e algumas das formas alternativas de satisfazer seus requisitos sem quebrar o banco. Controlando suas finanças: Software de contabilidade grandes ou pequenos, os negócios de hoje são todos sobre como fazer seus números. Isso é muito mais complicado do que simplesmente balancear seu talão de cheques, especialmente se você tiver vários clientes, transportar inventário e tiver diferentes tipos de ciclos de faturamento. Para obter uma imagem real da saúde financeira do seu negócio, você precisa de um software de contabilidade.
Um
software de contabilidade
permite registrar e processar transações contábeis básicas, como contas a pagar, contas a receber e folha de pagamento, como bem como uma série de tarefas financeiras mais complicadas. Como o software de contabilidade permite que você acompanhe as relações financeiras com seus clientes ao longo do tempo, ele também fornece informações sobre sua base de clientes.
Ele se torna um grande banco de dados sobre seus clientes, disse Ellen DePasquale, consultora de informática e instrutora 20 anos [Para uma revisão de todos os softwares de contabilidade de pequenas empresas, visite TopTenREVIEWS.com
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Ligando: E-mail Para muitas empresas de pequeno porte, o e- mail é o principal link para clientes e fornecedores. Empresas virtuais podem adicionar funcionários à lista. O lado funcional do email gira em torno do provedor de serviços de Internet
(ISP) que fornece sua conta de email eo aplicativo de software de cliente de email que você usa para enviar e receber seus emails. Você pode usar um serviço de e-mail pago ou uma variedade de
serviços de e-mail gratuitos . Há várias empresas de hospedagem, como a GoDaddy.com, que fornecerão seu próprio domínio e e-mail. conta de email. Outra forma de adquirir o seu próprio domínio é através do seu fornecedor de serviços por cabo ou companhia telefónica local. Se o dinheiro é um interesse crítico, você sempre pode seguir o caminho livre com uma conta de e-mail on-line com Gmail, Hotmail ou Yahoo. Quando se trata de clientes, o padrão ouro continua sendo o Microsoft Outlook, que é um e-mail rico. cliente de email, casado com funções de gerenciamento de contatos e calendário. Há também outros clientes com recursos completos disponíveis, como o Thunderbird da Mozilla, o Firefox do navegador
ou o Mail da Apple. Há também várias contas on-line, como o Gmail, que não exigem software de cliente separado, mas têm um nível mais baixo de sinos e assobios.
Colocando sua melhor face: Documentação Sua empresa precisa apresentar muitas faces para o mundo. É aí que entram os aplicativos de documentação. Sua documentação é algo que permite que as pessoas saibam sobre você, o que você faz e como você faz isso - documentos de texto, planos de negócios, apresentações. É tudo sobre palavras - palavreado. E onde há palavras, deve haver processamento de texto - uma aplicação de processamento de texto é um deve ter para correspondência, escrever texto para qualquer garantia comercial ou seu site. Aplicativos de apresentação, como o PowerPoint muitas vezes difamado da Microsoft, são bons de se ter, mas a menos que você gaste um pouco de tempo em feiras e convenções ou arrecade o dinheiro para obter fundos, isso é opcional. O que está lá fora?
A solução de documentação padrão para praticamente todos os usuários de computador é o pacote de aplicativos Office da Microsoft, que inclui o Word para processamento de texto e o PowerPoint para apresentações. Ambos têm tantos recursos e capacidades que você pode facilmente aprender como usá-los em um emprego em tempo integral. Uma alternativa é o OpenOffice, um software de escritório gratuito que você pode baixar e que inclui aplicativos de processamento de texto, planilhas, apresentações, gráficos e banco de dados. E há suítes on-line, como Google Docs e Zoho, entre outras. A vantagem de usar um aplicativo on-line como o Google ou o Zoho é que seu trabalho é automaticamente armazenado em backup em seus servidores.
O que isso custará?
O Microsoft Office não é barato. Se você quer apenas o Word ou o PowerPoint, eles vão por US $ 139,99 cada. Mas você pode obter o pacote completo, que inclui os dois aplicativos, bem como o Outlook e o Excel, por apenas US $ 199,99, se você baixar os aplicativos, ou US $ 279,99, se quiser ter os discos reais. O OpenOffice é gratuito, assim como o Google e o Zoho para usuários individuais.
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Mantenha guias na base de clientes: CRM Se você tem apenas alguns clientes, geralmente não é difícil manter o controle sobre seu relacionamento com eles, inclusive quando você os contatou, o que você fez por eles e seus planos para o futuro. Quando esse número aumenta (como você espera), a tarefa pode ser mais complicada e demorada. É aí que o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente
(CRM) pode vir em seu socorro. Como o nome sugere, ele ajuda você a acompanhar seus clientes e seus relacionamentos com eles.
O CRM ajuda você a organizar seus relacionamentos com clientes em todos os momentos, desde quando você começa a trabalhar com um novo cliente até o final esse relacionamento. E mesmo quando o relacionamento profissional acabou, ele pode lembrá-lo de fazer um acompanhamento com ex-clientes para ver se eles estão interessados em renovar o relacionamento. O que há por aí? Se você quer algo que possa instalar em seu próprio computador, o principal jogo na cidade para ajudar pequenas empresas a gerenciar seus clientes é o ato! Programas. Mas o CRM on-line da Salesforce.com é um concorrente formidável.
E se você se sentir à vontade usando o CRM on-line, você definitivamente deve dar uma olhada nos recursos de CRM da Zoho.
Qual será o custo? ! O software começa em US $ 171,99. A salesforce.com oferece CRM a partir de US $ 5 por mês. Uma versão do software on-line CRM da Zoho com funcionalidade reduzida é gratuita para até três usuários.
Classificando: Planilhas
Planilhas
são a matéria-prima de aplicativos de contabilidade e muito mais. Eles exibem várias células contendo texto, números ou fórmulas alfanuméricos em uma grade composta de linhas e colunas. Eles são bons para acompanhar as coisas, classificar as coisas (fatiar e cortar em linguagem comercial) testando os efeitos das mudanças em coisas como precificação e cálculo. Eles são rudes, mas são necessários.
O que está por aí?
O Microsoft Excel é de longe o mais usado, mas o venerável Lotus 1-2-3 da IBM tem muitos defensores fervorosos. O OpenOffice oferece aplicativos de planilhas para download on-line, e o Google e o Zoho têm ofertas de planilhas.
O que custará? Você pode comprar o Excel por US $ 139,99, mas seria um grande adiantamento para obtê-lo como parte do todo o conjunto do Office, porque você também precisará de um aplicativo de processamento de texto. O Lotus 1-2-3 pesa US $ 322. O OpenOffice é gratuito. E on-line, o Google e o Zoho oferecem aplicativos de planilha gratuitos.
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