6 E-mail Etiqueta Lições Seus colegas de trabalho irão apreciar

Se você acha que uma boa parte do seu dia é desperdiçada lendo e respondendo a e-mails inúteis, você não está sozinho. Executivos estimam que quase 20% das horas que gastam em e-mail de trabalho é um desperdício de tempo, de acordo com um estudo de Robert Half. O maior culpado é o spam, com quase 40% dos entrevistados dizendo que este é o principal time-waster for work email.

No entanto, spam não é tudo culpa. Outros distratores incluem ser copiados em e-mails irrelevantes, ler mensagens que poderiam ter sido entregues de maneira melhor e decifrar mensagens longas e desconexas.

Paul McDonald, diretor executivo sênior da Robert Half, disse que o spam pode ser resolvido usando filtros e tecnologia para evitar e-mails indesejados, os outros problemas geralmente se resumem ao bom julgamento dos que enviam mensagens. "Manter suas mensagens curtas, relevantes e acionáveis ​​aumentará as chances de seus e-mails serem lidos e respondidos rapidamente", disse McDonald. Em uma declaração.

Para tornar seus e-mails mais eficientes, Robert Half oferece seis dicas de etiqueta:

Assista seus CCs.

É importante copiar os colegas apenas nos e-mails que eles precisam ver. Se não for algo em que precisam agir, provavelmente não devem ser copiados em um email. Também é importante evitar acertar "responder a todos" ao responder. Fazer isso provavelmente é um desperdício de tempo para todos os destinatários que não precisaram da sua resposta.

• Seja breve. Quanto mais curto você puder fazer seus e-mails e ainda assim entender melhor, melhor. Quanto mais tempo o e-mail, mais tempo demora para digerir. E quanto mais demoramos para digerir, mais provável é que o leitor fique desinteressado. Quando possível, mantenha seus e-mails em menos de dois parágrafos.
• Defina seu argumento com antecedência. Em vez de fazer os colegas lerem todo o seu e-mail para descobrirem apenas o que você quer e por que eles estavam sendo copiados mensagem, resumir seus principais pontos no topo. Você pode fornecer os detalhes como plano de fundo, se necessário.
• Envie menos. Tente resistir à tentação de responder imediatamente a um e-mail, especialmente se for uma solicitação que pode se resolver sem a sua entrada. Além disso, considere ter dias sem e-mails internos, como "sextas-feiras livres de e-mails", para reduzir o número de mensagens que enchem as caixas de entrada de seus escritórios.
• Focar na linha de assunto. linha de assunto direto e direto ao ponto, de modo a dar aos leitores uma visão imediata do seu e-mail. Tente usar linhas de assunto com frases como "RSVP", "para sua resenha" ou "reunião remarcada", para que os leitores possam entender rapidamente o que é seu e-mail.
• Seja profissional. No mundo digital de hoje, os e-mails devem ser escrito com o mesmo profissionalismo que você usaria em um memorando formal de negócios. Certifique-se de verificar sua ortografia e gramática. Além disso, tente ler o e-mail em voz alta antes de enviá-lo. Seus beneficiários ficarão satisfeitos quando você precisar de alguns minutos para ajustar o conteúdo e o tom da mensagem.
• O estudo foi baseado em pesquisas com 2.200 diretores financeiros de empresas em mais de 20 das maiores áreas metropolitanas dos EUA. >

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