O que as pessoas estão realmente fazendo nas reuniões?

As reuniões são uma parte fundamental de qualquer negócio. Eles informam os empregadores e funcionários de quaisquer mudanças, novos produtos ou serviços, e informações adicionais que irão beneficiar os negócios

Cerca de metade dos americanos dizem que agora eles devem participar de reuniões mais longas e frequentes do que no ano anterior , de acordo com pesquisa realizada pela Klaxoon. Mas eles estão realmente ficando mais realizados? Os funcionários não pensam assim: a pesquisa descobriu que 22% dos entrevistados acham que a maioria das reuniões é perda de tempo.

A Klaxoon também descobriu que as coisas mais comuns que os americanos estão fazendo nas reuniões são sonhar acordados, trabalhar em outros projetos “Os resultados desta pesquisa ressaltam que as pessoas aprendem melhor quando estão realmente colaborando e interagindo”, disse Matthieu Beucher, CEO da Klaxoon, em um comunicado. "Quando não estão, suas mentes vagueiam e as reuniões falham."

Com base na pesquisa, aqui estão algumas maneiras de tornar as reuniões mais bem-sucedidas.

1. Forneça a agenda com antecedência, com tópicos relevantes

O envio antecipado da agenda a todos os participantes permite que eles a leiam e se preparem para o que será discutido. Isso fornece uma estrutura para a reunião a seguir. Ele também permite que os participantes preparem qualquer informação ou dúvida que possam ter sobre os tópicos.

Segundo a pesquisa, quase metade dos americanos disse que uma reunião foi bem sucedida porque tinha uma agenda para trabalhar e um pouco mais da metade disse: os tópicos discutidos foram relevantes. Os tópicos que incluem todos na reunião permitem mais participação e, por sua vez, oferecem oportunidades de colaboração.

2. Deixe claro os objetivos da sua reunião.

Se a reunião pretende informar sobre um novo produto ou serviço, tomar uma decisão sobre um projeto ou alterar uma política, as metas precisam ser claras desde o início. Isso ajuda a manter a conversa focada. A agenda deve delinear os objetivos e a reunião deve concluir com todos os objetivos alcançados.

3. Estabelecer um facilitador envolvente

Pouco menos da metade dos entrevistados disseram preferir uma reunião em que todos tenham uma oportunidade de falar. Além disso, "os introvertidos têm 35% menos chances de falar em uma reunião sem serem chamados". Facilitadores chamando os funcionários para pesar permite a conversa fluir mais facilmente e incentiva mais pessoas a participar

O facilitador será responsável por manter a conversa no caminho certo, garantindo que todas as metas sejam cumpridas antes do final da reunião. Eles também envolverão os funcionários com perguntas, projetos práticos, recursos visuais e oportunidades de colaboração em grupo.

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