Limpe-o! Ser produtivo no trabalho começa com a organização
Qual é o seu maior obstáculo à produtividade no trabalho? Para algumas pessoas, é o zumbido constante de notificações e e-mails de smartphones; para outros, é uma distração de interrupções dos colegas de trabalho. Mas para muitos trabalhadores, a única coisa que fica no caminho da eficiência é simplesmente não ser capaz de encontrar rapidamente o que eles precisam para completar uma tarefa. "
" Ser desorganizado custa tempo e dinheiro ", disse Donna David, a fundador da empresa de consultoria de organização Donna David and Co. "[As pessoas] podem passar horas procurando coisas no escritório e no computador."
"Muito papel, tecnologia, e-mails, telefonemas, faxes, etc ... podem ser sobrecarregar e dificultar a produtividade, o que afeta outras áreas de sua vida, "acrescentou John Rowley, um empreendedor e autor de saúde e bem-estar. Embora uma escrivaninha confusa seja um sinal de desorganização, seu espaço de trabalho físico não é o único lugar desordenado. Jen Cohen-Crompton, perita em produtividade de pequenas empresas e editora-chefe do provedor de software e serviços corporativos The Neat Company, acredita que muitos profissionais hoje lutam contra o "entesouramento digital" arquivos, fotos, e-mails e outros ativos digitais Depois que eles cumpriram o seu propósito, "[os colecionadores digitais] costumam ter a mentalidade de que não querem se livrar de algo que possam precisar por uma razão ou outra", disse Cohen-Crompton ao Mobby Business. "Eles podem revisar seus documentos com a intenção de se separar, mas acabam não excluindo porque pensam: 'E se eu precisar disso um dia?' [ou] eles temem que um e-mail excluído possa levar a um problema no futuro quando precisarem recuperar informações específicas. Basicamente, eles retêm seus documentos digitais porque atribuem um significado maior ao documento do que realmente existe. "
Deixando de lado a sua desordem significa gastar menos tempo procurando o que você precisa e, portanto, você pode melhorar sua eficiência no trabalho. Se você quiser quebrar seus hábitos de acumulação - tanto físicos quanto digitais - e se tornar mais organizado e produtivo, aqui estão algumas dicas para ajudar a começar. Para desordem física Lide com os papéis rapidamente.
Rowley aconselhou seguindo uma regra de "papéis de toque uma vez": Assim que você revisar um documento impresso, arquive-o, jogue-o ou execute uma ação para diminuir a confusão da sua mesa. Você pode aplicar a mesma regra à sua caixa de entrada de e-mail, disse ele.
Para arquivos em papel, como faturas e recibos que precisam ser armazenados por algum tempo, David recomenda digitalizá-los e convertê-los em arquivos digitais para que você possa destruir e reciclar copie e salve o espaço da mesa.
Limpe sua mesa.
Certifique-se de que nada de estranho seja deixado de fora na sua mesa no final do dia de trabalho, disse David. Isso significa que seu espaço de trabalho estará limpo e pronto para um novo começo pela manhã. Faça uma lista.
Apesar dos inúmeros aplicativos de anotações e calendários digitais disponíveis, muitos profissionais atribuem suas habilidades de organização a um ambiente antiquado. , lista manuscrita de tarefas. Em vez de ter vários documentos espalhados em sua mesa, porque você precisará abordá-los durante o dia, anotá-los em uma lista significa que você pode colocar esses documentos de lado e retirá-los apenas quando estiver pronto para enfrentar essa tarefa.
"Há algo em colocar uma caneta no papel e escrever uma lista de tarefas que o ajude a se manter organizado", disse Samantha Lambert, diretora de recursos humanos da agência de web design Blue Fountain Media. "Por ter uma lista de tarefas manuscritas, com todas as tarefas priorizadas por número, minhas tarefas para o dia nunca se perdem entre todas as outras coisas que acontecem no meu computador ao longo de um dia. Configurando a lista escrita à mão no A manhã ajuda a delinear como será o dia e deixar mais claro no começo do dia o que precisa ser feito. " Para a desordem digital
Ditch programas e arquivos não utilizados. Assim como o seu desktop físico, você deve se esforçar para manter seu desktop virtual limpo e organizado, disse Cohen-Crompton. Desinstale ou elimine ícones para programas que você não usa e mantenha seus arquivos organizados com base no que é mais necessário.
Crie um sistema eficiente de arquivamento e nomeação de arquivos.
Com tantas empresas usando colaboração baseada em nuvem ferramentas e trabalhando com múltiplas versões do mesmo documento, vale a pena criar um sistema para nomear, armazenar e acessar esses arquivos digitais.
"Crie um esquema de nomenclatura para seus próprios arquivos, ou se você puder, para a sua organização ", disse Lambert. "Definir uma estrutura para a maneira como os arquivos são salvos economizará tempo a longo prazo quando você tentar acessar um documento salvo alguns meses atrás. Lambert também recomendou o namoro de cada versão de cada documento salvo, especialmente Quando as pessoas fazem atualizações e edições Evite confusões e mantenha arquivos organizados por data específica dentro do esquema de nomenclatura para seus arquivos, disse ela
Use a tecnologia para sua vantagem Existem inúmeros aplicativos e programas de software disponíveis para pessoas que querem para obter os arquivos e as listas de tarefas diárias em ordem. Não sabe por onde começar? Veja os aplicativos mais bem avaliados em seu dispositivo móvel ou pergunte ao redor de seu escritório e círculos sociais para descobrir quais aplicativos de organização eles recomendam. Se você estiver procurando por um sistema de gerenciamento de documentos de nível profissional, confira a lista de melhores escolhas do Mobby Business
Mantendo-se organizado
Independentemente de seus ativos serem físicos ou digitais, a chave para obtê-los organizado está aprendendo a iden O que é necessário para o seu trabalho diário e o que não é, disse Cohen-Crompton. Ela aconselhou a realização de uma auditoria de tudo em sua mesa e dispositivos e considerando a finalidade de cada item ou arquivo.
"Descubra o que é necessário manter - e certifique-se de que o necessário esteja claramente definido - e o que pode acontecer e depois realmente se livrar das coisas ", disse Cohen-Crompton. "Avalie cada documento. Imediatamente elimine duplicatas, livre-se de coisas que estão desatualizadas e exclua [arquivos] que não lhe servem mais." Para arquivos digitais, o arquivamento pode ser uma ótima solução para emails ou documentos que você não usa. precisa agora, mas precisará no futuro próximo. Cohen-Crompton aconselhou mover os arquivos para um arquivo para que eles fiquem "fora da vista", o que criará menos confusão na sua caixa de entrada ativa ou pasta de documentos. David concordou, observando que seu sistema de arquivamento digital deve espelhar seu sistema de arquivamento em papel, com pastas específicas codificadas por cores, se necessário, para ajudá-lo a encontrar documentos arquivados mais rapidamente quando você precisar deles.
Por fim, a melhor coisa que você pode fazer manter-se organizado é ter o hábito de lidar com tudo de imediato, à medida que surge.
"Leia e depois responda, exclua [ou] arquivo", disse Cohen-Crompton. "Enfrentar a desordem potencial a caminho elimina a necessidade de lidar com isso mais tarde e tentar forçá-lo a recuar."
Nem toda a escrita exige um toque criativo. Embora a maioria dos leitores goste de se divertir enquanto lê, às vezes é necessária apenas uma simples explicação direta. Quando essas situações são acionadas, seja para um manual do usuário ou uma descrição do produto, por exemplo, são usados escritores técnicos.
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