Como Escolher um Serviço de E-mail Comercial

E-mail é uma parte indispensável da execução de pequenas empresas . Geralmente é a melhor maneira - e menos intrusiva - de se comunicar com funcionários, colegas e colaboradores. Mas, se o e-mail for tão importante, é melhor pensar antes de escolher um serviço de e-mail para sua empresa. Nem todas as plataformas de e-mail são iguais, por isso é importante escolher uma com os recursos de que você precisa. Ao mesmo tempo, você vai querer evitar pagar demais por recursos que você não precisa. Aqui estão cinco fatores a serem considerados antes de se estabelecer em uma plataforma de e-mail para sua empresa.

1. Grátis ou paga?

A única coisa que você não pode obter com um serviço gratuito de Webmail é a capacidade de usar o nome da sua marca como parte do seu endereço de e-mail. Por exemplo, o registro em uma conta gratuita do Gmail fornece um endereço de e-mail como [nome de usuário] @ gmail.com; mas, ao se inscrever no Google Apps for Business, você pode proteger um endereço de e-mail com o nome [username] @ [yourbusiness] .com. Na maioria dos casos, você precisará ter seu próprio domínio da Web para usá-lo como parte do seu endereço de e-mail, mas registrar um domínio pode custar apenas US $ 10 por ano. Outros serviços, como o Microsoft Office 365, fornecem o seu próprio nome de domínio sem a necessidade de pagar taxas adicionais de hospedagem.

Se você tem um endereço de e-mail de marca importante para você (ou qualquer funcionário) . Um endereço de e-mail que inclua seu próprio nome de domínio pode aumentar potencialmente a credibilidade percebida de sua empresa. Por outro lado, um endereço de e-mail genérico pode ser bom para os menores negócios, especialmente se você for um único proprietário.

2. Espaço de armazenamento

É claro que um endereço de e-mail de marca não é a única vantagem de um serviço de e-mail pago. As plataformas pagas oferecem muitas outras vantagens, como armazenamento em nuvem expandido para e-mails e outros arquivos. Muitos serviços de e-mail gratuitos oferecem espaço de armazenamento limitado, forçando a exclusão de mensagens quando a caixa de entrada fica cheia. Se você administra uma pequena empresa que depende muito de e-mail e prefere arquivar as mensagens em vez de excluí-las, sua caixa de entrada pode ser preenchida rapidamente. Assinando um serviço pago, você pode ter acesso a uma caixa de entrada muito maior.

Há algumas outras preocupações relacionadas a serem consideradas. Por exemplo, o tamanho máximo de um anexo de email varia amplamente entre serviços diferentes, com alguns serviços com limite de anexos de 10 GB e outros permitindo que você envie arquivos enormes de até 300 GB ou mais, desde que o arquivo já esteja carregado na nuvem. > 3. Segurança

Quer você pague por e-mail ou use um serviço gratuito, você precisará de segurança rígida para a caixa de entrada de sua empresa - especialmente se a execução de sua empresa envolver a troca de dados de clientes particulares. E outros dados confidenciais podem ser anexados à sua conta de e-mail, como números de contas bancárias e declarações de impostos. Ainda mais do que com seu e-mail pessoal, é importante manter os cibercriminosos fora de sua conta comercial.

Antes de escolher um serviço de e-mail, verifique as medidas de segurança de bom senso, como spam e filtros de phishing. O suporte para autenticação de dois fatores também é importante; Esse recurso ajuda a impedir que pessoas de fora saiam da sua caixa de entrada, exigindo que os usuários tenham duas informações para entrar. A primeira é sua senha comum e a segunda é um código recém-gerado enviado para o seu celular ou um segundo endereço de e-mail. Outros recursos de segurança para verificar incluem medidas antivírus internas para manter o malware fora de seu computador, o que é especialmente importante se você fizer o download de vários anexos.

4. Ferramentas de colaboração

Uma boa plataforma de email comercial facilita o trabalho em conjunto com seus funcionários ou colegas. As melhores plataformas incluem ferramentas para ajudar você a colaborar. Por exemplo, serviços como o Gmail e o Outlook incluem um calendário integrado como parte da sua caixa de entrada de email. E em algumas etapas simples, você pode compartilhar sua agenda com outras pessoas para que elas possam visualizá-las e editá-las rapidamente. Isso pode realmente ajudar no planejamento e colaboração.

A segmentação por email é outro recurso que pode ajudá-lo a trabalhar em conjunto com colegas. Os e-mails encadeados facilitam o acompanhamento de trocas longas, pois as respostas aparecem uma após a outra em um único encadeamento, em vez de se espalharem pela sua caixa de entrada na ordem em que foram recebidas.

5. Recursos de bônus

Depois de encontrar um serviço de e-mail que cubra todos os aspectos básicos, verifique os recursos adicionais que podem aumentar sua produtividade. Por exemplo, algumas plataformas, como o Gmail e o Outlook, incluem o bate-papo por vídeo integrado. Isso significa que você pode usar um único serviço para trocar mensagens e reuniões remotas, tornando suas operações diárias mais simples e eficientes.

Algumas plataformas de email também incluem a funcionalidade de mensagens instantâneas. Mensagens instantâneas são melhores do que e-mail para discussões em tempo real, já que você pode trocar várias mensagens curtas em rápida sucessão. E o envio de uma mensagem instantânea pode ser preferível ao envio de um email se o conteúdo da sua mensagem não for tão importante.

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