Como usar o Google Apps for Business

O Google Apps for Business é uma alternativa sólida ao pacote Office 365 da Microsoft, e uma boa solução completa para pequenas empresas que não têm muito orçamento de TI. Uma assinatura inclui software para criar, editar e colaborar em documentos; um bom aplicativo de videoconferência; armazenamento em nuvem com espaço ilimitado; e um calendário que facilita agendar compromissos. Leia sobre cinco maneiras de aproveitar ao máximo o Google Apps for Business.

1. Ver e editar documentos

O Google Docs é um processador de texto completo que permite escrever, editar e anotar documentos. Enquanto isso, o Planilhas Google é um poderoso editor de planilhas, e o Apresentações permite criar apresentações de negócios. Como todos os três aplicativos são executados em seu navegador da Internet, você pode fazer toda a sua gravação e edição sem instalar softwares dedicados em seu computador, oferecendo maior flexibilidade para trabalhar na máquina que você escolher. E, desde que você tenha uma conexão ativa com a Internet, o Google Docs sincronizará automaticamente seus arquivos com a nuvem para que eles sejam armazenados em backup e estejam sempre acessíveis. Também funciona offline; todas as edições ou alterações feitas em um documento serão sincronizadas na próxima vez que você estiver on-line.

O Google Docs, o Planilhas e o Apresentações também permitem a edição colaborativa. Você pode trabalhar em um único documento simultaneamente com colegas de equipe ou outros colegas, ver as alterações feitas em tempo real e se comunicar por meio do bate-papo integrado. As configurações avançadas do documento permitem ajustar o acesso à edição, visualização e comentários de cada documento.

2. Calendário

O Calendário Google é uma ferramenta confiável para ajudar sua equipe a planejar projetos, coordenar compromissos e agendar reuniões. E a inscrição no Google Apps for Business adiciona novos recursos para tornar sua equipe mais produtiva. Para começar, ele permite usar uma agenda compartilhada para navegar e reservar salas de conferência e equipamentos compartilhados, como projetores, apenas adicionando-os a um evento do Google Agenda. O Google Agenda também facilita o agendamento de reuniões, já que você pode facilmente deixar outras saiba quando você está disponível. Você também pode verificar rapidamente a disponibilidade de colegas de trabalho e até mesmo colocar vários calendários em uma única visualização para ver como seus cronogramas se sobrepõem. Além disso, o Google facilita a migração de outros calendários comerciais, com ferramentas para importar seus compromissos e eventos do Exchange, Outlook e iCal.

3. Armazenamento em nuvem

O Google Drive é uma plataforma de armazenamento em nuvem sólida que permite fazer backup de arquivos e documentos e acessá-los mais tarde em praticamente qualquer dispositivo conectado à Web. A inscrição em uma conta individual do Google Drive oferece 15 GB de armazenamento por usuário, mas você pode pagar um pouco mais para adicionar mais armazenamento e funcionalidade.

Uma assinatura básica fornece 30 GB de armazenamento para cada usuário, por US $ 5 por usuário por mês . Mas, por um extra de US $ 5 por usuário por mês, você pode acessar o Google Vault, uma ferramenta de arquivamento e descoberta de documentos. Você também terá armazenamento ilimitado para todos os seus funcionários como bônus. Somando apenas US $ 10 por usuário por mês, é cerca de metade do preço da maior opção de armazenamento oferecida anteriormente pelo Google, que oferece apenas 1 TB de armazenamento para cada usuário. Há uma ressalva para os menores negócios: as empresas com menos de cinco funcionários ainda terão um limite de 1 TB por usuário. O

Google Apps for Business também adiciona novas funcionalidades ao Google Drive. Por exemplo, ele oferece mais opções para conceder permissões para download, visualização, edição ou comentários em documentos. Além disso, você tem acesso a aplicativos integrados do Google Drive, como o DocuSign para assinatura de documentos digitais, e o Smartsheets para gerenciamento de projetos.

4. E-mail

O Gmail já é um dos melhores serviços de e-mail da Web. No entanto, inscrever-se no Google Apps for Business abre muitos novos recursos para profissionais. Para começar, permite que você crie endereços de e-mail profissionais para todos os seus funcionários, no formato . Isso é uma enorme vantagem para as pequenas empresas que querem parecer mais profissionais online.

Outras vantagens para usuários corporativos incluem o dobro do armazenamento de contas pessoais do Gmail: 30 GB por usuário em vez de 15 GB. Isso significa que você nunca precisa se preocupar em excluir uma mensagem importante. O Google Apps for Business também elimina anúncios no Gmail e fornece uma ferramenta para sincronizar seus e-mails, eventos e contatos entre o Microsoft Outlook e sua conta do Google. Se você preferir usar um cliente de e-mail de área de trabalho em vez de um portal da Web, o Gmail é compatível com o Microsoft Outlook, o Apple Mail e o Mozilla Thunderbird.

5. Videoconferência

A versão gratuita do Google Hangouts é uma solução decente para videoconferência um-a-um. Mas uma assinatura do Google Apps for Business abre novas opções. Com ele, você pode adicionar um Hangout a qualquer reunião em uma agenda compartilhada para que os funcionários, colegas de trabalho e colegas possam participar da sua sessão de videoconferência com um único clique.

E o Hangouts do Google possui recursos para facilitar as reuniões por vídeo. Por exemplo, a tela se concentra automaticamente em quem está falando no momento e o muting dinâmico ajuda a eliminar ruídos de fundo que causam distração. O aplicativo também permite que você compartilhe sua tela para analisar slides ou dar um tutorial remoto de qualquer lugar. Enquanto isso, o bate-papo integrado permite compartilhar links facilmente. O Hangouts é uma boa solução para pequenas empresas, mas o limite máximo de 15 pessoas para videoconferências pode prejudicar empresas maiores.

Escolhendo um contador: Conselhos de Proprietários de Pequenos Negócios

Está chegando - por isso, se você ainda não tiver um contador, agora pode ser a hora de considerar a contratação de um. Mas quais são as qualidades mais importantes a considerar ao contratar um contador? Como regra geral, localização, personalidade e reputação são importantes. A MobbyBusiness pediu aos pequenos empresários que compartilhassem suas experiências ao contratar um contador.

(O negócio)

Por que nossa empresa investiu em um incrível espaço de escritório

Na Updater, nosso escritório é mais do que apenas um espaço para fazer as coisas. É um espaço para inspirar criatividade e maximizar a produtividade. Eu acredito que um ótimo escritório é um componente chave para atrair os melhores talentos e manter sua equipe engajada, colaborativa e feliz. Você não precisa ser o Google para criar um escritório que inspire e excite, no entanto.

(O negócio)