Dokmee Cloud Review: O melhor software de gerenciamento de documentos de baixo custo

Nossa pesquisa e análise de sistemas de gerenciamento de documentos de 2018 nos leva a recomendar novamente o Dokmee Cloud como o melhor sistema de gerenciamento de documentos para empresas com orçamento. Escolhemos o Dokmee Cloud das dezenas dos sistemas de gerenciamento de documentos que consideramos. Para ler nossa metodologia completa e obter uma lista mais abrangente de sistemas de gerenciamento de documentos, visite nossa página de coleta de melhores escolhas.

Por que o Dokmee?

O Dokmee Cloud é um sistema de baixo custo do Office Gemini que pode ser executado em qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à internet. O sistema baseado em nuvem tem cinco planos de preços, incluindo um gratuito.

Custo

As empresas com orçamento mais atraído pelo baixo custo do Dokmee Cloud. Como não há software para comprar, você paga uma taxa mensal pelo serviço, em vez de grandes custos iniciais.

Nota do editor: Procurando um sistema de gerenciamento de documentos para sua empresa? Se você está procurando informações para ajudá-lo a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para ter o nosso site irmão BuyerZone fornecer informações de uma variedade de fornecedores de graça:

Aqui está um detalhamento dos preços da Dokmee Cloud planos:

2GB Plano

• Grátis
• Primeiro usuário incluído
• Usuário único
• Somente suporte por e-mail
• Aplicativo móvel grátis

10 GB Plano

• $ 29 por mês
• Primeiro usuário incluído
• $ 15 para cada usuário adicional
• Suporte por email
• Aplicativo móvel gratuito

25GB Plano

• $ 39 por mês
• Primeiro usuário incluído
• $ 15 para cada usuário adicional
• Suporte por email
• Aplicativo móvel grátis

Plano de 50 GB

• US $ 59 por mês
• Primeiro usuário incluído
• US $ 15 para cada usuário adicional
• Suporte por email
• Aplicativo móvel gratuito

Plano de 100 GB

• US $ 99 por mês
• Primeiro usuário incluído
• US $ 15 para cada usuário adicional
• Suporte por email
• Aplicativo móvel gratuito

Cada plano inclui todos os recursos oferecidos pelo Dokmee Cloud. Até mesmo o plano gratuito de 2 GB oferece a mesma funcionalidade que as opções mais caras. Esse não é o caso com a maioria dos outros sistemas que consideramos

Nós gostamos que você tenha vários planos para escolher com base em quanto você está disposto a pagar. Embora alguns dos outros provedores ofereçam uma variedade de planos, muito poucos têm essa variedade:

Fácil de usar

As pequenas empresas ficarão impressionadas com a facilidade de uso desse sistema. Por ser baseado em nuvem, pode ser instalado e executado em apenas alguns minutos. Não há software para instalar, manter ou atualizar, o que pode ser valioso para pequenas empresas que não possuem equipes de TI.

Para garantir que seus dados estejam protegidos na nuvem, o Dokmee hospeda seu sistema em um data center seguro com restrições acesso a cartões-chave e monitoramento de vídeo. Além disso, para evitar que o sistema baixe, há um caminho elétrico de distribuição dupla no data center, um sistema de alimentação ininterrupta com 24 horas de backup de energia da bateria, um gerador de reserva no local com chave de transferência automática e armazenamento de combustível no local. Todas essas falhas de segurança podem dar a você um pouco mais de confiança de que seus dados serão armazenados não apenas com segurança, mas também acessíveis quando você precisar.

A interface do sistema é especialmente atraente. A página inicial é preenchida com blocos de cores vivas para cada seção, como Pastas / Arquivos, Pesquisar, Digitalizar, Carregar Arquivos, Caixa de Entrada do Fluxo de Trabalho e Relatório de Auditoria. Essa configuração está entre as mais fáceis de navegar de todos os sistemas de gerenciamento de documentos que analisamos.

Para armazenar documentos, o Dokmee Cloud usa uma abordagem tradicional de gabinete e pasta. Você pode criar quantos gabinetes e pastas dentro deles quiser. Você pode armazenar documentos fazendo o upload ou arrastando e soltando arquivos do seu computador e digitalizando-os diretamente no sistema.

Para facilitar a adição de arquivos, o Dokmee Cloud se integra ao Microsoft Office. Com essa integração, você pode salvar os arquivos em que está trabalhando no Word, Excel ou Outlook em seus gabinetes e pastas com o clique de um botão.

Procurar por arquivos também é simples. Além de navegar pelos gabinetes e pastas para localizar documentos, você pode realizar uma pesquisa avançada que permite encontrar arquivos com base em vários fatores, como tipo de arquivo, data em que foi colocado no sistema e palavras-chave específicas no conteúdo.

Recursos

Embora seja um sistema de baixo custo, ele oferece muitos recursos úteis. Embora a solução baseada em nuvem não tenha todas as ferramentas que o sistema auto-hospedado da Dokmee inclui, ela possui as mais valiosas.

Um dos maiores benefícios desse sistema é que, por ser baseado em nuvem, é acessível a partir de qualquer computador com ligação à internet. Independentemente de onde você esteja, você terá acesso total ao sistema.

Você também pode acessar o sistema a partir do aplicativo móvel Dokmee, que está disponível em dispositivos Android, iOS e Windows. Ele fornece acesso a todos os arquivos e permite adicionar notas a documentos, visualizar versões anteriores e enviá-las por e-mail. O aplicativo Dokmee está entre os mais impressionantes que encontramos ao pesquisar sistemas de gerenciamento de documentos.

As restrições de segurança e o registro de auditoria fornecem controles rígidos sobre quem tem acesso aos seus arquivos. Para garantir que os funcionários vejam apenas os documentos que devem, você pode definir restrições nos gabinetes que eles podem acessar. Além disso, o log de auditoria mantém registros detalhados de quando os arquivos são visualizados e por quem, bem como as edições que eles fizeram.

Você também pode editar documentos no sistema. Você pode fazer alterações nos arquivos, visualizar versões anteriores, mesclar arquivos e recortar, copiar e colar arquivos e pastas. Essas ferramentas eliminam a necessidade de abrir os documentos em um programa separado quando você precisa fazer alterações.

Outros recursos incluem a capacidade de digitalizar documentos no sistema em formatos PDF, TIFF ou JPG; a opção de configurar fluxos de trabalho para manter projetos e atribuições em andamento e avançar; e a capacidade de criar uma pasta de favoritos para os documentos que você usa regularmente

Atendimento ao cliente

Nossa experiência com o atendimento ao cliente da Dokmee foi positiva. Para cada questão, o representante deu respostas detalhadas que nos deixaram com uma compreensão clara de como o sistema opera. Ficamos satisfeitos com o tempo que o representante levou para responder às nossas perguntas. Ao contrário de outros provedores que tentaram nos apressar, ficou claro que o representante da Dokmee queria ter certeza de que entenderíamos o que o sistema oferece.

O Dokmee também oferece ajuda sobre chat ao vivo, um recurso que nem todos os concorrentes oferta. Nós testamos isso fazendo várias perguntas em diferentes momentos durante o dia e, a cada vez, nossas perguntas foram respondidas imediatamente. Em nossa experiência com outros provedores que oferecem chat ao vivo, nossas perguntas às vezes ficaram sem resposta, ou nos disseram que ninguém estava disponível e para enviar nossa consulta por e-mail.

O suporte ao cliente está disponível por telefone, e-mail ou chat entre 8h e 23:00 CT de segunda a quinta-feira e das 8:00 às 19:00 na sexta. Pouquíssimos provedores que atendemos oferecem suporte até tarde da noite.

Um guia completo do usuário também é incorporado ao sistema. Ele responde a perguntas sobre coisas como fazer login e criar gabinetes de arquivos e como fazer upload de arquivos e criar fluxos de trabalho.

Limitações

A maior limitação do Dokmee Cloud é que ele não tem todos os recursos e assobios oferecido não apenas por seus concorrentes, mas também pelo próprio sistema local da empresa. Alguns dos recursos que faltam são a capacidade de definir restrições de acesso por pasta e arquivo e usar uma ferramenta de OCR. Além disso, ele não se integra a programas que não sejam do Microsoft Office.

Outra desvantagem é que, dependendo do plano escolhido, talvez você não tenha suporte por telefone disponível. No entanto, a falta de certos recursos e suporte é o trade-off por um custo tão baixo. Se esses recursos extras forem importantes para você, incentivamos você a considerar outro sistema de gerenciamento de documentos. Entretanto, se você fizer isso, esteja preparado para gastar muito mais por isso.

Pronto para escolher um sistema de gerenciamento de documentos? Aqui está um resumo da nossa cobertura completa:

• Sistemas de Gerenciamento de Documentos: Um Guia do Comprador
• Melhor Software e Sistemas de Gerenciamento de Documentos 2018
• Melhor Sistema de Gerenciamento de Documentos Geral
• Melhor Gerenciamento de Documentos para Pequenas Empresas
• Melhor Gerenciamento Móvel de Documentos

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