Os benefícios da folha de pagamento sem papel

Exigir que você imprima e mantenha montanhas de papelada. Os sistemas de folha de pagamento on-line de hoje ajudam as pequenas empresas a tornar o processo completamente sem papel

Em vez de imprimir relatórios de folha de pagamento, pagar funcionários com cheques em papel e registrar tempo e comparecimento por meio de uma planilha de horas, os programas de folha de pagamento permitem que você cuide de tudo Essas tarefas eletronicamente.

"Folha de pagamento sem papel é um termo que descreve como uma folha de pagamento inteira pode ser processada sem gerar papel", disse Eric Wade, especialista em folha de pagamento sem papel pelo provedor Paychex, ao Mobby Business.

" Há vários componentes de uma folha de pagamento sem papel, incluindo registrar o tempo dos funcionários eletronicamente, pagar por meio de meios eletrônicos de pagamento (entrega de cheques negociáveis), enviar eletronicamente recibos de pagamento aos funcionários, gerar relatórios de folha de pagamento eletronicamente e entregar W-2s aos funcionários eletronicamente ", disse ele.

Nota do Editor: Procurando informações sobre sistemas de folha de pagamento? Preencha o questionário abaixo, e você será contatado por provedores de folha de pagamento prontos para discutir suas necessidades de folha de pagamento.

Embora ter todas essas tarefas concluídas on-line possa deixar alguns proprietários de pequenos negócios nervosos, há uma variedade de benefícios folha de pagamento. Mais notavelmente, trata-se de uma prática extremamente verde, disse Wade. “Mudar para folha de pagamento sem papel é ambientalmente correto, exigindo menos papel e recursos de impressão”, disse ele. Os benefícios, no entanto, estão longe de se limitarem ao meio ambiente. vantagens. Há também uma enorme economia de custos. Wade disse que pesquisas da Associação de Pagamentos Eletrônicos e da Associação Americana de Folha de Pagamento (APA) descobriram que as empresas economizam entre US $ 2,87 e US $ 3,15 por pagamento, pagando funcionários eletronicamente, como por meio de depósito direto, em vez de cheques em papel. As empresas economizam mais US $ 1,20 fornecendo on-line, disse a pesquisa.

"Além disso, a APA indica que se um cheque for perdido e precisar ser substituído, pode haver uma economia adicional de US $ 8 a US $ 10 por cheque de substituição "Os sistemas de folha de pagamento sem papel também ajudam a garantir que os pequenos empresários paguem e paguem seus impostos dentro do prazo", disse Tomer London, co-fundador e diretor de produto do fornecedor de sistema de folha de pagamento Gusto. Os programas de folha de pagamento sem papel arquivam automaticamente todos os impostos locais, estaduais e federais, portanto os donos de empresas não precisam mais se lembrar de enviar formulários ou fazer pagamentos, disse.

"Executar a folha de pagamento manualmente é uma tarefa demorada, complicada e propensa a erros. processo ", disse London. "Como resultado, um terço dos donos de pequenas empresas é multado todos os anos por arquivar ou pagar seus impostos de folha de pagamento incorretamente."

Wade apontou vários outros benefícios da folha de pagamento sem papel:

Economiza tempo

- Empregadores economizar o tempo que gastariam preparando cheques, entregando cheques aos funcionários, resolvendo cheques perdidos e não entregues, corrigindo problemas de desconto de cheques e lidando com problemas de fraude. As empresas também economizam o tempo que teriam gasto respondendo às perguntas dos funcionários que os funcionários poderiam resolver consultando suas informações on-line

Confiabilidade

• - Os empregadores podem pagar os funcionários em dia, independentemente de feriados ou eventos inesperados, como mau tempo. ou desastres naturais. Os funcionários sabem que serão pagos a tempo e não precisarão entrar no trabalho para retirar seus cheques ou aguardar a entrega dos cheques. Acessibilidade
• - Os empregadores têm acesso conveniente aos dados da folha de pagamento on-line ou por meio de um cheque. dispositivo móvel. Os funcionários também têm acesso conveniente aos seus dados de folha de pagamento, que geralmente incluem informações pessoais, informações sobre depósitos diretos, pagamentos e salários. Londres disse que a folha de pagamento baseada em papel também é inerentemente manual e compartimentada enquanto os sistemas sem papel permitem várias integrações com software de contabilidade popular, como QuickBooks e Xero.
• "As pessoas não precisam mais registrar manualmente as entradas na folha de pagamento", disse London. Antes de ficar completamente sem papel, no entanto, as empresas devem primeiro garantir que seus estados o permitam. Wade disse que certos estados exigem que os empregadores ofereçam cheques em papel como uma opção de pagamento, enquanto outros estados determinam que os funcionários possam recusar a entrega online.

Além disso, o Internal Revenue Service exige que todos os funcionários concordem em receber seus W -2 formulários online. Os funcionários que não consentirem devem receber uma cópia em papel

Se você estiver interessado em aprender mais sobre o que procurar em um sistema de folha de pagamento, consulte nosso guia do comprador do sistema de folha de pagamento. Se você sabe o que quer, gostaríamos de incentivá-lo a ler sobre o que recomendamos como os melhores sistemas de folha de pagamento para uma variedade de tipos de negócios

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