Escolhendo um serviço de videoconferência: um guia do comprador

A videoconferência tornou-se uma ferramenta indispensável para empresas, conectando funcionários remotos e parceiros de uma maneira que as ligações telefônicas e os e-mails não conseguem. A sutileza da comunicação não verbal e o tom de voz dos participantes melhoram a clareza e o sentido da conversa. Nos negócios, isso pode ser a diferença entre um negócio feito e uma oportunidade perdida.

Escolher o serviço de videoconferência certo para o seu negócio é importante. Quantos participantes irão participar regularmente das suas chamadas? Você precisa integrar outros aplicativos, como o Google Docs, para compartilhar com outros usuários? Com que frequência você pretende utilizar videoconferências? Você precisa considerar todos esses fatores antes de tomar uma decisão. Comprar todos os sinos e assobios pode acabar sendo um desperdício de dinheiro, mas manter um serviço gratuito pode não fornecer todos os recursos que você precisa.

Para ajudá-lo a restringir suas escolhas, o Mobby Business compilou o seguinte guia para selecionar um serviço de videoconferência adequado às suas necessidades

Já preparado para escolher um serviço de videoconferência? Aqui está um resumo de nossa cobertura completa:

• Melhor serviço de videoconferência 2018
• Melhor serviço de videoconferência geral para empresas
• Melhor serviço de videoconferência barato
• Melhor serviço de videoconferência para muitos participantes
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Como escolher o serviço de videoconferência correto

Como em qualquer outra compra, é importante saber o que você precisa para sair do serviço de videoconferência antes de escolher o que é ideal para você. Empresas diferentes têm necessidades diferentes; por exemplo, uma grande empresa pode precisar reunir dúzias de participantes de uma só vez, enquanto uma empresa menor pode precisar apenas de conferências de um-para-um. Aqui está o que você deve ter em mente, além do seu orçamento.

• Número de participantes: Considere quantos participantes provavelmente participarão dessas conferências regularmente. Alguns serviços permitem que você conecte um punhado de participantes gratuitamente, por isso, se você não precisar conectar muitas pessoas, talvez não precise pagar muito, ou nada. Outros serviços especializados em conectar um grande número de usuários; alguns até permitem que usuários ilimitados participem da conferência. O alcance é amplo, portanto, saber o que você precisa antes de começar a procurar pode economizar muito tempo e ajudar a determinar quanto dinheiro você deve gastar.
• Facilidade de uso: Não importa quantos participantes você hospeda se eles não conseguem descobrir como usar o software. Certifique-se de selecionar um serviço de videoconferência que seja intuitivo e fácil de navegar. Caso contrário, você pode iniciar apresentações sem participantes essenciais assistindo ou perder uma oportunidade de se conectar completamente. Não permita que uma interface de usuário hostil seja a única coisa que mantém o seu negócio de volta.
• Tipos de reuniões: Alguns dos serviços de ponta permitem que você inicie diferentes salas, dependendo do tipo de reunião. Você gosta de hospedar perguntas e respostas em fóruns abertos onde todos podem dar feedback? Você está dando uma apresentação ou palestra e prefere que os outros participantes sejam silenciados? Saiba quais tipos de reuniões você normalmente hospeda, ou se você hospeda uma variedade de reuniões, procure um serviço que possa acomodar todas as suas necessidades
• Experiência móvel: O objetivo da videoconferência é poder conectar para as pessoas remotamente e, às vezes, isso significa conectar-se a partir de um dispositivo móvel. Assim como na interface do usuário em geral, você vai querer experimentar um serviço de videoconferência em seus dispositivos móveis, tablets e smartphones, para garantir que todos os participantes conectados por dispositivos móveis tenham uma experiência igualmente positiva como aqueles conectados por meio de desktops.
• Gravação de vídeo / áudio: Às vezes, é útil salvar os destaques de uma reunião para mais tarde. Garantir que o serviço de videoconferência possua recursos de gravação de vídeo e áudio é essencial se você quiser voltar e reproduzir reuniões ou conferências. Se os seus participantes não são ótimos em tomar notas, talvez um arquivo online de reuniões passadas lhes faria algum bem. Você também pode salvar trechos de reuniões para materiais introdutórios ou de treinamento para novos funcionários
• Compartilhamento de tela: Você pode aprimorar reuniões e apresentações, tornando-as mais interativas, e o compartilhamento de tela é um componente central para manter os participantes envolvidos. Se você precisar explicar os melhores pontos de uma apresentação ou mostrar a um funcionário remoto como acessar determinados documentos, o compartilhamento de tela poderá ajudá-lo a fazê-lo mais rapidamente.
• Integração de aplicativos: Muitas plataformas de videoconferência permitem a integração de terceiros aplicativos de terceiros, como o Microsoft PowerPoint. O compartilhamento de software que você já possui em um sistema de videoconferência pode ajudá-lo a importar apresentações e documentos. Além disso, muitos serviços possuem recursos de anotações, e alguns permitem que os participantes entrem em ação com suas próprias anotações. Considere quais aplicativos você precisa trabalhar em seu sistema de conferência e determine quanta influência deseja que os participantes tenham em uma reunião.
• Suporte ao cliente: Por último, mas longe de menos, está a qualidade do atendimento ao cliente de uma empresa. Provavelmente vale a pena dar uma ligação à linha de atendimento ao cliente antes de decidir fazer parceria com uma empresa para que você possa ter uma ideia de como ela vai lhe tratar. Quando algo dá errado, você precisa de uma linha de suporte técnico que responda com rapidez e precisão, e o trata com a seriedade e o respeito que sua empresa merece.

Depois de determinar suas necessidades, é valioso procurar avaliações gratuitas disponíveis e brincar com os sistemas. Muitos serviços de videoconferência oferecem testes gratuitos que duram de uma semana a um mês; alguns até oferecem testes gratuitos até que uma certa quantidade de dados seja usada. Não há necessidade de ficar cego quando as empresas oferecem tantos testes. Aproveite as avaliações gratuitas e certifique-se de que um serviço realmente atenda às suas necessidades e atenda às suas prioridades de forma satisfatória antes de comprar.

Aviso dos especialistas

Antes de prosseguir na busca pelo serviço de videoconferência certo, aqui está alguns conselhos de especialistas do setor sobre o que ter em mente e quais perguntas fazer. Seguir estas dicas ajudará você a evitar algumas das armadilhas mais comuns que as empresas enfrentam com a videoconferência.

Verifique a compatibilidade com outros serviços.
"Se você for usar mais de uma ferramenta, certifique-se de interoperar. Há muitas coisas proprietárias por aí, não compre serviços ou produtos que restrinjam você, porque é especialmente um problema quando alguém fora de sua organização usa um serviço diferente. " - Michael Helmbrecht, diretor de produtos e operações da Lifesize

Avalie o nível de suporte.

"Quando você considera fornecedores de software de conferência, verifique se eles oferecem o nível de atendimento ao cliente e suporte técnico O que acontece se você tiver algum problema? Alguém está disponível 24 horas por dia, sete dias por semana, para orientá-lo na solução de problemas? O treinamento é oferecido antes da sua primeira reunião na Web? " - Dennis Collins, diretor sênior de marketing da West Unified Communication Services

O que o futuro reserva?

A videoconferência expandiu as comunicações humanas de uma forma que o telefone fez mais de um século e meio antes . Da mesma maneira, as tecnologias emergentes hoje já prometem melhorar e revolucionar a videoconferência como a entendemos. Particularmente, a incorporação de realidade aumentada (AR) ou realidade virtual (RV) à videoconferência pode proporcionar uma experiência mais imersiva e impactante.

"Acho que AR e VR têm muita promessa", disse Helmbrecht. "Hoje eles estão em aplicações muito específicas, mas eu acho que a tecnologia, especialmente no lado vestível, irá se desenvolver. A próxima ponte para AR e VR é um conteúdo muito mais rico ... e sendo mais interativa enquanto ainda está imersiva e envolvente experiência de vídeo. "

Imagine estar em um espaço virtual com seus associados de negócios, discutindo operações em meio a um mar de gráficos interativos, esquemas e protótipos. AR e VR abrem o mundo da videoconferência para a possibilidade de colaborar em grandes distâncias geográficas, como se os participantes estivessem fisicamente na mesma sala. Esse futuro está se aproximando rapidamente à medida que a tecnologia se desenvolve; videoconferência só vai se tornar uma parte mais integral de fazer negócios na era digital.

Algumas entrevistas de fontes foram conduzidas para uma versão anterior deste artigo.

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